Dicas da Asana: como estruturar o seu trabalho na Asana

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Quer você seja um membro novo da Asana ou um usuário avançado, saber como estruturar o seu trabalho é o primeiro passo para conectar trabalhos individuais a iniciativas ou metas maiores. De fato, segundo o índice Anatomia do trabalho, os funcionários que entendem com clareza como o trabalho de cada um agrega valor à organização têm duas vezes mais chances de se sentirem motivados no trabalho.

Ao tirar o máximo proveito dos elementos que facilitam a estruturação do trabalho, a Asana se torna muito mais do que uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, passa a ser uma plataforma projetada para ajudar a sua equipe a coordenar o trabalho, colaborar com eficiência e alcançar metas. Para que você e a sua equipe obtenham o melhor da Asana, veja a seguir dicas essenciais para coordenar eficazmente os trabalhos em todos os níveis.

Como estruturar o seu trabalho na Asana

A Asana foi desenvolvida para conectar os trabalhos individuais à missão ou ao objetivo mais amplos da empresa. Podemos considerá-la uma pirâmide, na qual as tarefas são os elementos que compõem os projetos, os projetos compõem as equipes, e assim por diante. Saber como as suas tarefas conduzem às iniciativas fundamentais da empresa fornece a você o contexto e a clareza de que precisa para fazer o seu trabalho da melhor forma. 

Digamos que você seja um diretor de marketing em um organização fictícia, a Yeti Inc. Vamos ver como seria o seu trabalho em cada nível da Asana.

Organização

A sua organização, Yeti Inc, encontra-se no nível hierárquico mais elevado da Asana. Os membros da equipe são adicionados à sua organização em função do endereço de domínio do e-mail corporativo. No nosso exemplo, todos os usuários com um endereço de e-mail @yeti.com farão parte da mesma organização.

Equipes

As equipes consistem nos grupos de pessoas que trabalham na sua organização. Elas podem ser departamentos tradicionais das empresa, como engenharia ou marketing, ou um conjunto de pessoas que compartilha os mesmos interesses. Pense em uma equipe como qualquer grupo de pessoas que precisam trabalhar juntas numa série de projetos. 

Por ser o diretor de marketing da Yeti Inc, você faz parte da equipe de marketing. No entanto, você pode participar de diversas equipes na Asana. Se a sua função como diretor de marketing envolver colaborações frequentes com a equipe de design, por exemplo, seria boa ideia participar também dessa equipe para ficar a par de suas iniciativas mais importantes. 

Outra alternativa é participar de uma das equipes não departamentais da Yeti Inc, como a equipe de São Francisco para os residentes da Bay Area, a equipe de culinária, dedicada aos concursos gastronômicos e às novas receitas, ou a equipe responsável pela celebração de novas contratações, que ajuda a dar as boas-vindas aos novos funcionários da Yeti Inc.

Na janela de exibição da equipe, é possível ver todos os projetos que foram criados nela. Você também pode compartilhar com toda a equipe uma conversa que não precisa estar vinculada a um projeto específico. 

💡 Dica: crie uma série de equipes abrangentes e específicas. Além da equipe de marketing, que corresponde a todo o departamento de marketing, você também pode criar equipes menores e distintas, como marketing corporativo, marketing de eventos e marketing de produtos. Faça uso das conversas que ocorrem na equipe geral (neste caso, a equipe de marketing) para manter todo o departamento alinhado e conectado às diversas iniciativas.

Projetos

Os projetos são onde se organiza o trabalho da equipe. Na Yeti Inc, é possível criar projetos para as iniciativas da equipe, metas, debates de ideias, pautas de reunião, ou qualquer outro tipo de trabalho. Os projetos criados podem ser públicos para a sua equipe ou privados para um determinado grupo de pessoas, embora você possa adicionar ou remover membros dos projetos quando quiser. Além disso, você pode ver os projetos de inúmeras maneiras, que incluem as visualizações de lista, quadro, calendário e cronograma. 

💡 Dica: crie projetos de forma rápida com o Importador de CSV da Asana. Ou, se houver um processo que se repete com frequência, converta-o em um modelo que pode ser usado por qualquer pessoa na sua organização. 

Tarefas

As tarefas dividem os projetos em etapas realizáveis. Afazeres, solicitações, lembretes e ideias são exemplos de tarefas. Toda boa tarefa inclui a resposta para esta pergunta: quem é o encarregado e quais são os prazos? Portanto, não se esqueça de adicionar o responsável, a descrição da tarefa e a data de conclusão. 

💡 Dica: há alguma tarefa que seja relevante para mais de um projeto da Yeti Inc.? Se houver, você pode adicionar facilmente a mesma tarefa a múltiplos projetos para manter o trabalho visível e os colaboradores bem informados nos diversos projetos.

Subtarefas

As subtarefas dividem as tarefas em partes menores. Elas ajudam a distribui-las em várias etapas, e cada uma delas pode ser atribuída a uma pessoa diferente.

💡 Dica: pressione Tab + S para criar uma nova subtarefa.

Conecte trabalhos individuais às iniciativas mais abrangentes com a ajuda da Asana

Agora e mais do que nunca, à medida que as equipes trabalham à distância, é fundamental ter uma visão clara de como o trabalho da equipe se relaciona com os projetos, iniciativas e metas mais amplas. Ao criar meios para que ela compreenda como o seu trabalho conduz a iniciativas maiores, você a capacita a realizar o melhor trabalho possível, onde quer que esteja. 

Para obter mais informações sobre como as equipes usam a Asana para colaborar à distância, leia o artigo do guia. Ou, se já estiver pronto para começar, experimente a Asana sem custo agora mesmo.