Tipps für die Einführung neuer ortsunabhängiger Mitarbeiter – von Anna Binder, Head of People bei Asana
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Teams, die auch jetzt neue Stellen besetzen, wissen oft nicht genau, wie sie neue Mitarbeiter ohne persönliche Interaktion an Bord holen sollen. Trotz der Verwendung von Videoanrufen und gängigen Kommunikationskanälen, werden bestimmte Abläufe Ihres Einführungsprogramms im Rahmen des ortsunabhängigen Arbeitens anders aussehen.
Wie kann man neue Mitarbeiter motivieren und Manager dabei unterstützen, die ortsungebundene Einführung mit derselben Sorgfalt und Authentizität durchzuführen, wie sie auch unter normalen Bedingungen stattfinden würde? Wir haben diese Frage an Anna Binder, Head of People bei Asana, gerichtet. Und hier sind ihre Tipps.
Tipps für Manager zur virtuellen Einführung neuer Mitarbeiter
1. Kontaktieren Sie neue Teamkollegen schon vor ihrem eigentlichen Arbeitsbeginn
Um sicherzugehen, dass sich neue Mitarbeiter in ihr Team eingebunden fühlen, empfehlen wir Managern, sich schon vor deren Arbeitsbeginn mit ihnen in Kontakt zu setzen. Bei Asana motivieren wir neue Mitarbeiter, indem wir ihnen schon vor ihrem ersten Tag wichtige Informationen zukommen lassen. Wir beschreiben, wie ihr erster Tag aussehen wird, und heißen sie als Team herzlich bei uns willkommen.
Stellen Sie sicher, dass Sie an allen Mitteilungen vor der Einführung beteiligt sind, damit Sie jederzeit Ihre Unterstützung anbieten können. Neue Mitarbeiter haben vor dem Antritt einer neuen Stelle oft viele Fragen, besonders zu einer Zeit wie jetzt, in der wir mit so vielen Veränderungen konfrontiert sind. Indem Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich direkt mit ihren Managern und Teamkollegen auszutauschen, erhalten sie Antworten auf ihre Fragen. Dadurch werden Unsicherheiten abgebaut, von denen oft bereits vor dem ersten Tag reichlich vorhanden sind.
Zusätzlich dazu legen wir Ihnen den Aufbau eines Mentorship-Programms ans Herz, bei dem neue Mitarbeiter durch Mitglieder Ihres oder eines ähnlichen Teams unterstützt werden. Bei Asana stellen wir neuen Mitarbeitern einen Mentor zur Seite, der nicht ihr Manager ist – niemand will seinem Manager in der ersten Woche Löcher in den Bauch fragen. Daher bestimmen wir einen Teamkollegen, an den er sich jederzeit wenden kann. Aus einer Gruppe freiwilliger Mentoren wählen wir für jeden neuen Mitarbeiter eine Vertrauensperson aus, die mit motivierenden Tipps und emotionalem Support für ihn da ist. Besonders bei ortsunabhängigen Einführungen, hilft der Kontakt zu einem Mentor oder einem befreundeten Kollegen. Damit steht dem neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen jemand zur Seite, der Informationen zum Arbeitsplatz und zur Kommunikation vermittelt.
2. Denken Sie daran: Der erste Tag zählt
Die Einführung eines neuen Mitarbeiters ist ein Schlüsselmoment: Geben Sie der neuen Person das Gefühl, dass es sich um einen ganz besonderen Tag handelt – stellen Sie sich eine Art erster Schultag vor. In vielen Fällen liegt jedoch das Hauptaugenmerk darauf, dass neue Mitarbeiter startklar gemacht werden, um ihren Beitrag leisten zu können. Sie sollten sie aber beim Einleben in die neue Kultur unterstützten und ein Umfeld schaffen, in dem sie authentisch sein können.
Achten Sie bei der virtuellen Einführung neuer Mitarbeiter darauf, dass alle wichtigen Ressourcen – wie das Ordnersystem des Teams, gemeinsame Kalender und interne Kommunikationskanäle – einfach und klar zugänglich sind. Das sollte aber nicht der Schwerpunkt des Tages sein. Versuchen Sie dann eine Atmosphäre zu schaffen, die den neuen Mitarbeitern das Gefühl vermittelt, mit den anderen Teamkollegen in einem Raum zu sein. Wir erreichen das durch eine Online-Community für neue Mitarbeiter in Slack und die Organisation von virtuellen Willkommensessen und Kaffeetreffen mit Teamkollegen, mit denen sie zusammenarbeiten werden.
Nehmen Sie sich am Ende des Tages Zeit für ein Gespräch mit Ihrem neuen, ortsunabhängigen Angestellten, um den ersten Tag Revue passieren zu lassen und der Person die Möglichkeit zu geben, ihre Eindrücke zu teilen. Fragen Sie auch, ob es etwas gibt, dass verbessert oder verändert werden sollte, damit sich neue Mitarbeiter eingebundener fühlen. Durch diese Vorgehensweise sorgen Sie dafür, dass sich jeder von Beginn an gesehen, gehört und als Teil des Teams fühlt.
3. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie sich auf dieselben Kommunikationsnormen verlassen können
Die Kommunikationsnormen, die Sie für die Zusammenarbeit im Büro erstellt haben, funktionieren jetzt als verteiltes Team womöglich nicht mehr. Nehmen Sie sich Zeit, um neue Standards für Ihr ortsunabhängiges Team sowie Erwartungen an die Kommunikation und die Häufigkeit von Updates festzulegen. Erläutern Sie diese Erwartungen dann auch Ihren neuen Mitarbeitern.
Es gehört zu einem inklusiven Homeoffice-Team sicherzustellen, dass jedes Mitglied erfährt, was gerade vor sich geht. Jeder sollte eine klare Vorstellung davon haben, wie die eigene Arbeit mit den größeren Zielen des Teams zusammenhängt. Mit Asana haben Teammitglieder Zugriff auf all diese Informationen – selbst wenn sie zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Und es funktioniert: Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams, verwenden fast zwei Drittel (62 %) der weltweiten Angestellten mehr Tools für die Zusammenarbeit und für Videokonferenzen seit sie im Homeoffice sind. Zudem kommt, dass fast 25 % der Angestellten in den USA zum ersten Mal Software für die Zusammenarbeit verwenden.
Seien Sie offen und transparent mit neuen Mitarbeitern: Fragen Sie sie nach ihrer bevorzugten Art zu kommunizieren und treffen Sie klare Vereinbarungen darüber, wie Ihre Zusammenarbeit aussehen wird. Um vom ersten Tag an eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen, empfehlen wir Managern, sich verletzlich zu zeigen: Teilen Sie offen Ihre Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice und sprechen Sie über Ihre Grenzen. Dadurch schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich neue Angestellte sicher fühlen, um auch über ihre Erfahrungen zu sprechen – und das wiederum sorgt für eine starke, andauernde Geschäftsbeziehung zwischen Managern und Ihren Teams.
4. Stellen Sie Ihrem neuen Teammitglied Gruppen und Gemeinschaften aus verschiedenen Arbeitsbereichen vor
Einem ortsunabhängigen Team beizutreten, kann ein Gefühl der Isolation auslösen. Es kann für Ihren neuen Mitarbeiter schwierig sein, Anschluss in Ihrem Team und im Unternehmen als Ganzes zu finden. Um diesen Übergang so reibungslos und inklusiv wie möglich zu gestalten, fragen Sie Ihr neues Teammitglied, ob es Gruppen oder Gemeinschaften am Arbeitsplatz gibt, mit denen die Person gerne in Kontakt treten würde oder ob sie sich einer Mitarbeiterressourcengruppe anschließen möchte.
Achten Sie besonders auf Gruppen, die durch das Arbeiten im Homeoffice unverhältnismäßig stark betroffen sein könnten. Wenig repräsentierte Minderheiten, Eltern und Teammitglieder aus unterschiedlichen Zeitzonen stellen sich beim Arbeiten von zu Hause aus zusätzlichen Herausforderungen. Deshalb ist die beste Möglichkeit zur Förderung einer inklusiven Gemeinschaft, neue Mitarbeiter frühzeitig mit Unternehmensgruppen vertraut zu machen und sie zu Authentizität zu ermutigen.
Beginnen Sie einen ortsunabhängigen Job? Mit diesen Grundlagen wird Ihre Homeoffice-Arbeit ein voller Erfolg
1. Schaffen Sie Klarheit in Bezug auf Grenzen und Erwartungen
Rhythmus und Tempo unserer Arbeit, aber auch die Definition eines produktiven Tages, haben sich zur Zeit verändert. Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams arbeiten fast 60 % der weltweiten Angestellten aktuell zu anderen Zeiten als noch vor wenigen Wochen und fast 80 % betreuen ihre Kinder neben der Arbeit beim Homeschooling. Das kann für neue Mitarbeiter herausfordernd sein, besonders für die, die zu Hause mehrere Verantwortungen übernehmen – z. B. die Unterstützung des Hausunterrichts der eigenen Kinder.
Fragen Sie als neuer Mitarbeiter auf jeden Fall vor Arbeitsbeginn, welche Flexibilität Ihr Arbeitgeber bietet und wie Sie Ihre Verfügbarkeit im Homeoffice am besten mitteilen. Fragen Sie zuerst in der Personalabteilung nach und besprechen Sie alle weiteren Details dann mit Ihrem Manager.
Bei Asana empfehlen wir allen Mitarbeitern, in ihren Kalendern zu vermerken, wann sie verfügbar sind und wann nicht, wann sie Pausen für sich selbst brauchen und wann ihre geplanten Auszeiten sind. Klarheit sorgt für gesunde Grenzen. Und vergessen Sie auf keinen Fall: Von zu Hause aus zu arbeiten ist kein Ersatz für Urlaubstage.
2. Treten Sie verschiedenen Gemeinschaften Ihres Unternehmens bei.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Manager, ob es in Ihrem neuen Unternehmen Interessengruppen gibt. Vielleicht gibt es eine Mitarbeiterressourcengruppe, die regelmäßige Treffen oder interne Gespräche zu Themen organisiert, die Sie interessieren. Das kann von Brotbacken und Yoga über Filme bis hin zu Musik reichen. Versuchen Sie, sich diesen Gruppen anzuschließen – so können Sie Kontakte aufbauen und neue Menschen aus dem ganzen Unternehmen kennenlernen.
Als neuer Mitarbeiter müssen Sie viele neue Informationen verarbeiten. Es kann für Sie beim ortsunabhängigen Arbeiten eine Herausforderung sein, sich mit dem neuen Unternehmen vertraut zu machen und gleichzeitig zu versuchen, Anschluss zu finden. Wenn Sie noch unsicher sind, welche Optionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie in Ihrer ersten Woche ein Gespräch mit Ihrem Manager oder einem Teamkollegen einplanen. Es ist virtuell viel schwieriger, an Aktivitäten und Treffen teilzunehmen – gehen Sie daher proaktiv auf die Suche nach solchen Möglichkeiten.
Es ist für Sie als ortsunabhängiges Teammitglied von ganz besonderer Bedeutung, Gruppen und Gemeinschaften an Ihrem neuen Arbeitsplatz zu finden, in denen Sie sich wirklich wohl fühlen. Wenn es Ihnen schwer fällt, mit einer ganzen Gemeinschaft in Kontakt zu treten, vernetzen Sie sich zuerst mit einzelnen Personen oder einem Teammitglied, das Sie bereits kennengelernt haben. Bitten Sie ruhig um Unterstützung beim Organisieren eines gemeinsamen Mittagessens oder Kaffees mit anderen Kollegen.
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