Consejos de Asana: Cómo gestionar tu bandeja de entrada

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Tu bandeja de entrada es el punto central donde se reúne todo el trabajo, los comentarios de las tareas y las respuestas a solicitudes. Pero gestionar tu bandeja de entrada puede ser un poco difícil, en particular si las tareas se han empezado a acumular. 

Primero es lo primero: ¿Deberías usar tu Bandeja de entrada de Asana? La respuesta es un “sí” rotundo.

Cuando se usa de manera efectiva, tu bandeja de entrada puede ayudarte a coordinar todo tu trabajo. La bandeja de entrada resulta particularmente importante si tu equipo se encuentra trabajando de forma remota temporalmente o de forma distribuida permanentemente, ya que te ayuda a mantenerte actualizado. Colabora con tu equipo a través de la bandeja de entrada para que puedas permanecer organizado y actualizado desde cualquier lugar. 

Mira la Bandeja de entrada en acción, ahora con subtítulos traducidos

Para ayudarte a comenzar con la Bandeja de entrada de Asana, prueba estas cinco mejores prácticas para convertirte en todo un experto.

1. Archiva tareas para reducir el desorden de la bandeja de entrada

A diferencia del email, tu bandeja de entrada de Asana funciona mejor cuando se realiza alguna acción de las tareas o se las archiva. Las notificaciones más recientes se muestran en tu bandeja de entrada con un indicador azul. Cuando recibes una notificación puedes preguntarte si hay algo que realmente necesites hacer o si tan solo con un Reconocimiento puedes demostrar que viste la tarea; de ser así, luego puedes archivarla para minimizar el desorden de tu bandeja de entrada. 

Toda notificación archivada aparecerá en la pestaña Archivo de tu bandeja de entrada. Si te equivocas, puedes agregar las notificaciones archivadas nuevamente a tu bandeja de entrada activa: haz clic en Mover a la Bandeja de entrada o pulsa Tab + U.

Archivar notificaciones despeja tu bandeja de entrada, para que puedas tener un panorama claro de cuáles son las notificaciones nuevas que requieren de tu atención. Dado que las tareas archivadas nunca desaparecen, siempre tendrás acceso a la información que necesitas.

2. Crea una tarea de seguimiento para tareas concretas

Si recibes una tarea en tu bandeja de entrada en la cual necesitas realizar algo, pero no puedes hacerlo en ese mismo momento, entonces crea una tarea de seguimiento para que puedas ejecutarla luego sin perderla de vista. Localiza el botón de Tarea de seguimiento, que es el círculo con un tilde, o pulsa Shift + Tab + F. Completa el nombre y la fecha de entrega de la tarea, pero no te preocupes por la descripción, la tarea de seguimiento que crees tendrá un enlace a la tarea que necesitas ejecutar. 

Ten en cuenta que no necesitas crear una tarea de seguimiento por cada tarea que se te asigna. Estas tareas aparecerán automáticamente en tu sección Mis tareas. No dudes en archivar esas tareas, ya que de todas formas podrás localizarlas fácilmente en la vista de Mis tareas, a la que puedes acceder desde tu menú lateral izquierdo. 

3. Filtra tu Bandeja de entrada 

Apenas abras tu bandeja de entrada, verás todas las notificaciones. Pero gracias al filtro de la Bandeja de entrada, puedes enfocarte en el trabajo que requiere de tu atención para que puedas ejecutarlo más rápido. 

En la parte superior derecha selecciona una de estas opciones: Todos, Asignada a mí, @Mencionado o Asignada por mí, para filtrar las tareas que deseas visualizar en tu bandeja de entrada. También puedes seleccionar Expandir, para ver todos los “me gusta”, comentarios y actualizaciones de la Bandeja de entrada, o por el contrario, desmarcar la opción Expandir, con lo cual solo verás las notificaciones más recientes. Activa o desactiva los filtros según tus necesidades, de modo que puedas centrarte en el trabajo que te sea importante.

4. Personaliza tus notificaciones

Puede que recibas en tu bandeja de entrada de Asana notificaciones por temas que no requieren tu atención. Uno de los mayores responsables del desorden de tu bandeja de entrada es recibir notificaciones por tareas que se agregan a proyectos. Estas notificaciones pueden ser útiles si estás a cargo de clasificar tareas para un proyecto; de no ser así, puedes desactivarlas. Tan solo selecciona el proyecto, haz clic en Compartir en la parte superior derecha, luego clic en Gestionar notificaciones. Desde allí puedes seleccionar cuándo quieres recibir actualizaciones: cuando se agreguen tareas, cuando haya conversaciones, cuando se compartan actualizaciones de estado o quizás no recibir nada. 

Si quieres ajustar tus preferencias aún más, puedes elegir recibir actualizaciones por email o notificaciones en el navegador en Google Chrome y Firefox. Para eso, ve a los Ajustes de mi perfil y haz clic en la pestaña Notificaciones. Personaliza los ajustes de notificaciones para maximizar la conexión mientras se reduce la sobrecarga de trabajo. 

5. Desconéctate con la función No molestar

Luego de que hayas ajustado tus preferencias de notificaciones, puede haber situaciones en las que no necesites actualizaciones. Quizás estás en tu momento de mayor concentración y no quieres recibir ninguna distracción digital. O incluso, puede que no quieras recibir notificaciones luego de cierta hora por la noche. 

Puedes activar la función No molestar durante períodos recurrentes o aislados en los Ajustes de mi perfil. Cuando se activa esta función, aún podrás acceder a tu bandeja de entrada pero no recibirás notificaciones al menos que hagas clic en ellas. Además, los miembros de tu equipo podrán ver que has pausado las notificaciones por lo que saben que no recibirán una respuesta inmediata de tu parte.

Colabora donde se lleva a cabo el trabajo

Gracias a la Bandeja de entrada de Asana puedes mantenerte actualizado con todo tu trabajo y realizar las tareas adecuadas justo donde se lleva a cabo el trabajo.

Inicia sesión en Asana para probar la Bandeja de entrada hoy mismo. O bien, si recién comienzas, obtén más información sobre cómo Asana puede ayudar a tu equipo a trabajar de forma remota.

¿Ya usas la nueva Bandeja de entrada de Asana? Dinos lo que piensas con el formulario para comentarios sobre la Bandeja de entrada.