Consejos sobre incorporación remota de empleados de parte de la jefa de Personal de Asana, Anna Binder

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Para los equipos que todavía se encuentran contratando, puede ser difícil saber cómo incorporar a un empleado nuevo sin interactuar cara a cara. Incluso con videollamadas y canales de comunicación claros, hay partes de tu programa de incorporación que serán diferentes a la luz de los nuevos estándares de trabajo remoto. 

Para ayudar a mantener a los empleados nuevos comprometidos y ayudar a los gerentes de todas partes a aplicar a la incorporación remota el mismo nivel de cuidado y autenticidad que tenían con la incorporación regular, le pedimos a Anna Binder, jefa de Personal de Asana, que compartiera algunos consejos. Y esto es lo que nos dijo.

Consejos para gerentes que incorporan a empleados nuevos de forma remota

1. Conéctate con los nuevos compañeros de equipo antes de que comiencen

Para garantizar que los empleados nuevos se sientan conectados con su equipo, alentamos a los gerentes a comunicarse con sus nuevos empleados para que se vayan conociendo antes de la fecha en que empiecen a trabajar. En Asana, mantenemos a los empleados nuevos comprometidos comunicándonos con ellos antes de la fecha en que inicien su trabajo dándoles información que puedan necesitar, detalles sobre cómo será su primer día y con un cordial saludo de parte del equipo.

Asegúrate de ser incluido en todas las comunicaciones previas a la incorporación, para que puedas participar y ofrecer apoyo adicional. Las personas a menudo tienen preguntas antes de comenzar un trabajo nuevo, particularmente en un contexto que está cambiando mucho a nuestro alrededor. Al proporcionar al empleado nuevo una línea de comunicación directa con su gerente y sus compañeros de equipo, este puede obtener respuestas a sus preguntas y reducir la incertidumbre que puede acumularse incluso antes de comenzar a trabajar. 

Además de eso, alentamos que se establezca un programa de mentoría entre los empleados nuevos y los miembros existentes de tu equipo o un equipo adyacente. En Asana, creamos parejas entre el empleado nuevo y un mentor que no es su gerente; nadie quiere hacerle muchas preguntas a su gerente en la primera semana. Así que designamos a un compañero de equipo para que sea la persona a la que puede recurrir. De un grupo voluntario de mentores para incorporación, seleccionamos un mentor para cada empleado nuevo para que tenga una guía confiable que le proporcione motivación y apoyo emocional. Tener un mentor o un compañero de trabajo es de especial importancia para la incorporación remota, de manera que el nuevo empleado tiene a alguien que le brinda contexto sobre el lugar de trabajo y puntos de contacto en sus primeras semanas.

2. Haz que el primer día cuente

La incorporación es un momento crucial, y tú puedes hacer que los empleados sientan que es tan especial como el primer día de clases. Sin embargo, con frecuencia el enfoque se centra en hacer que las personas comiencen a trabajar y contribuyan, en lugar de ayudarlas a insertarse en una nueva cultura y generar un espacio para que sean ellos mismos. 

Al incorporar a empleados nuevos de forma remota, comienza por asegurarte de que todos los recursos de mayor importancia, como directorios del equipo, calendarios compartidos y canales de comunicación internos, sean accesibles de manera fácil y clara, pero que esto no sea el enfoque principal del día. Luego, haz tu mejor esfuerzo para replicar la sensación de estar en la misma habitación con otros compañeros de equipo. Esto lo logramos al crear una comunidad en línea para empleados nuevos en Slack, organizando almuerzos virtuales de bienvenida y programando citas virtuales para tomar un café con los compañeros de equipo con los que trabajarán. 

Al final del día, tómate un momento para ver cómo se encuentra el nuevo empleado incorporado de manera remota, hacer un repaso de su primer día y darle un espacio para que comparta cómo le fue. Además, pregúntale si hay algo que se pueda mejorar o cambiar para ayudarlo a sentirse más conectado. Estas prácticas ayudan a garantizar que los empleados nuevos sientan que los ven, los escuchan y los incluyen desde el principio. 

3. No supongas que puedes confiar en las mismas normas de comunicación

Es posible que las normas de comunicación que creaste para un equipo que trabajaba en persona no sean las correctas cuando el equipo está disperso. Tómate el tiempo para crear un nuevo “acuerdo” con respecto a las normas, las expectativas de comunicación y la frecuencia de actualización para el equipo que trabaja desde casa. Luego, aclara estas expectativas al nuevo empleado. 

Parte de lo que significa crear un equipo remoto inclusivo es asegurarse de que todos tengan fácil acceso a lo que está sucediendo y una clara visibilidad de cómo su trabajo se conecta con los objetivos más amplios del equipo. Con Asana, los miembros del equipo pueden buscar y acceder a toda esta información, incluso si trabajan en horarios diferentes. Y funciona. De acuerdo con la encuesta Anatomía del trabajo: Equipos remotos, casi dos tercios (62 %) de los trabajadores globales están utilizando software de colaboración, mensajería y herramientas de videoconferencia con más frecuencia ahora que trabajan desde casa. Además, casi el 25 % de los trabajadores estadounidenses están utilizando herramientas de colaboración por primera vez. 

Sé abierto y transparente con los empleados nuevos preguntándoles cómo prefieren comunicarse y establece acuerdos claros sobre cómo trabajarán juntos. Para cultivar la confianza desde el primer día, alentamos a los gerentes a comenzar compartiendo su propia vulnerabilidad: sé sincero con respecto a tu experiencia actual de trabajo desde casa y acerca de cuáles son tus límites. Esto crea un espacio para que el empleado nuevo se sienta seguro de abrirse y hablar sobre su experiencia, fomentando en última instancia una relación sólida a largo plazo entre los gerentes y su equipo. 

4. Presenta al nuevo compañero de equipo a diferentes comunidades de trabajo

Unirse a un equipo remoto puede hacer que el empleado nuevo se sienta aislado, y puede ser difícil para él conectarse con su equipo y con la empresa en general. Para que la transición sea lo más fluida e inclusiva posible, pregúntale al empleado nuevo si le gustaría conectarse con alguna de las comunidades del lugar de trabajo o unirse a alguno de los Grupos de Recursos para Empleados.

En particular, presta atención a los grupos que pueden verse afectados de manera desproporcionada por trabajar de forma remota. Las minorías subrepresentadas, los padres y los miembros del equipo que se encuentran en diferentes zonas horarias están experimentando desafíos adicionales a la hora de trabajar de forma remota, por lo que tomar la iniciativa de conectarlos con las comunidades de la empresa desde el principio es la mejor manera de crear una comunidad inclusiva y permitir al empleado nuevo que sea él mismo. 

¿Estás comenzando a trabajar de manera remota? A continuación presentamos cómo sentar las bases para el éxito del trabajo remoto

1. Ten en claro cuáles son los límites y las expectativas

Actualmente, el ritmo de nuestro trabajo y lo que constituye un día productivo ha cambiado. De acuerdo con la encuesta Anatomía del trabajo: Equipos remotos, casi el 60 % de los empleados globales ahora trabajan en horarios diferentes, y casi el 80 % de los padres están educando en casa a sus hijos mientras gestionan el trabajo. Esto puede ser desorientador para los empleados nuevos, especialmente para aquellos que están tratando de encontrar el equilibrio entre las responsabilidades que se les han agregado en el hogar como, por ejemplo, apoyar el aprendizaje a distancia de sus hijos. 

Como empleado nuevo, asegúrate de preguntar qué tipo de flexibilidad ofrece tu empleador antes de comenzar y cómo comunicar mejor tu disponibilidad cuando trabajas desde casa. Comienza preguntándoselo primero a Recursos Humanos, luego conversa cualquier detalle adicional con tu gerente. 

En Asana, alentamos a todos los empleados a que marquen en sus calendarios las horas en las que estarán disponibles y en las que no, cuando necesiten tomar un descanso por el bien de su salud mental y todo tiempo libre que ya esté programado regularmente. Ser claro es ser amable, y es importante recordar que estar en casa y trabajar no es lo mismo que pasar días de vacaciones.

2. Únete a diferentes comunidades en tu empresa

Si están disponibles, pregúntale a tu gerente cuáles son los grupos motivados por intereses en común que existen en tu nueva empresa. Por ejemplo, puede haber un Grupo de Recursos para Empleados que ofrezca charlas regulares o canales internos centrados en actividades que te gustan, como hornear pan, yoga, películas o música. Fíjate si puedes conectarte con estos grupos, para que puedas involucrarte y conocer a nuevas personas de toda la empresa. 

Cuando eres nuevo, te tapan con información nueva. Es posible que te resulte difícil explorar y aprender sobre la nueva compañía además de tratar de encontrar tus comunidades mientras trabajas de manera remota. Si no estás seguro acerca de las oportunidades o formas en las que puedes involucrarte, programa un momento para conversarlo con tu gerente o compañero de equipo durante tu primera semana. Es mucho más difícil optar por participar en actividades y reuniones cuando no se realizan en persona, por lo que es clave ser proactivo para buscar y preguntar acerca de ellas.

Encontrar comunidades que ames en tu nuevo lugar de trabajo es más importante que nunca para los trabajadores remotos. Si tienes dificultades para conectarte con toda una comunidad, intenta comunicarte con una persona o un miembro del equipo que ya conozcas y pídele ayuda para programar una conversación durante un almuerzo o un café. 

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