Como implementar as metas em toda a organização com o estilo Asana de fazer mudanças

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Com as metas na Asana, as equipes ganham uma forma de associar as metas gerais da empresa ao trabalho diário que ajuda a atingi-las. Porém, para ajudar a sua equipe a implementar as metas com sucesso, é necessário contar com uma estratégia de gestão de mudanças potente e comprovada, a fim de assegurar o êxito da sua equipe.

Resumindo, é necessário implementar o estilo Asana de fazer mudanças.

O estilo Asana de fazer mudanças implementa as boas práticas de gestão de mudanças para ajudar a sua equipe a desenvolver um mapa que leve a mudanças duradouras. São seis etapas que asseguram o sucesso:

Defina os motivos
Descubra como está o momento presente
Crie o seu primeiro fluxo de trabalho
Empodere a sua equipe e comemore as vitórias
Prepare-se para obter êxito
Meça e expanda a utilização

1. Defina os motivos pelos quais a sua equipe precisa das metas na Asana

Antes de implementar as metas em toda a organização, é útil identificar as dificuldades e deixar claro por que a sua equipe passará a utilizar as metas na Asana. Quando a equipe tiver uma explicação clara sobre o motivo por trás da adoção de um novo sistema, você pode utilizá-la ao elaborar a declaração sobre metas “Por que usar a Asana” para orientar a equipe. Para formular essa declaração de objetivos, utilize estes modelos de frases:

“[Nome da equipe/organização] utiliza a Asana para [gerenciar estes projetos e processos]. Assim, esperamos [superar estas dificuldades] e [atingir estas metas].”

Por exemplo, você pode escrever:

“Minha organização utiliza a Asana para gerenciar a definição e o monitoramento de metas, para que possamos associar o trabalho diário às principais metas e objetivos da organização. Assim, esperamos que todos estejam cientes das questões prioritárias, certificando-nos de que os recursos sejam distribuídos às áreas certas e na hora certa.”

Também é fundamental definir indicadores de sucesso claros neste momento. Como o sucesso dessa implementação será medido? Aqui estão alguns exemplos:

Deixaremos de utilizar planilhas para gerenciar as metas até 1º de dezembro de 2020
100% dos chefes de departamento compartilharão a próxima atualização que elaborarem sobre as metas trimestrais na Asana

Estabeleça a sua aliança para a adoção

A aliança para a adoção engloba os indivíduos dentro da sua organização que ajudarão a impulsionar o processo de adoção, bem como a declaração de objetivos “Por que usar a Asana”. São eles:

O formador de convenções. Como influenciadores no local de trabalho, os formadores de convenções ajudam a estabelecer convenções básicas referentes a como a sua equipe utilizará as metas na Asana. Eles também ajudam a responder às perguntas que os membros da equipe possam ter durante o processo.
O conscientizador. Os conscientizadores fazem parte da equipe de liderança. Eles ajudam a comunicar a declaração sobre metas “Por que usar a Asana”, a fim de facilitar a adesão da equipe.
O celebrador de vitórias. Estes membros da equipe geralmente são contribuidores individuais e pioneiros na adoção que ajudam os seus colegas a não perderem o ritmo, comemorando as vitórias conquistadas durante todo o processo de implementação das metas.

2. Descubra como se monitoram as metas atualmente

A maioria das equipes já conta com um sistema de definição de metas. Pode ser que a sua equipe monitore as metas em uma planilha ou apresentação de slides, mas esses documentos são atualizados com pouca frequência. Pode ser que, embora os líderes executivos da sua organização achem que estão comunicando as metas eficazmente, a maioria dos funcionários não tenha uma noção clara de como o seu trabalho contribui para as metas da empresa. Se for esse o seu caso, você não está só. Em uma pesquisa recente, somente 16% dos profissionais do conhecimento disseram que a sua empresa era eficaz em termos de definir e comunicar as metas, e apenas 26% entendiam claramente como o próprio trabalho individual contribuía para as metas da empresa.

Antes de poder reformular o seu sistema de definição de metas, é útil entender o sistema que você já utiliza. Assim, é possível identificar o que funciona e que dificuldades precisam ser solucionadas em primeiro lugar. Considere o seguinte:

Qual é o processo de definição de metas atual?
Como a sua equipe registra atualmente o progresso em direção às metas, e com que frequência?
Que dificuldades se tenta solucionar por meio do monitoramento de metas na Asana?
Que ferramentas vocês utilizam para planejar e monitorar as metas (por exemplo, planilhas, slides)?
Que hábitos a equipe precisa desenvolver para adotar de fato as metas na Asana?

Quando estiver claro como a sua empresa gerencia a definição de metas no presente, você pode adaptar a política de implementação de modo que aborde as dificuldades mais urgentes da equipe, mas ainda seguindo as boas práticas atuais.

3. Crie o seu primeiro fluxo de trabalho

É na terceira etapa que a sua aliança para a adoção começa a ganhar destaque. Nesta fase do estilo Asana de fazer mudanças, escolha uma meta existente para começar e crie-a na Asana. Durante esse processo, o formador de convenções deve reunir-se com a aliança para a adoção para discutirem como conduzir o fluxo dessa meta inicial. Juntos, vocês começarão a estabelecer diretrizes para guiar a implementação de outras metas pelo resto da equipe. Saiba mais sobre como alinhar as equipes e aumentar os impactos no nosso treinamento sob demanda.

Essas regras serão específicas à sua equipe, mas podem responder a perguntas do tipo:

Quem pode criar metas?
A que equipe a meta deve pertencer?
Como os proprietários atualizarão o progresso das metas, e com que frequência?
Como as submetas funcionarão?
Quais são as convenções de nomenclatura de metas?

Diferentemente de outras ferramentas de definição de metas, as metas na Asana estabelecem uma ligação entre o trabalho diário e os objetivos gerais da organização. Na Asana, isso é chamado de pirâmide de clareza. É essencial que os seus primeiros fluxos de trabalho ajudem a ilustrar a ligação entre o trabalho de cada membro e as metas da empresa. É por isso que todas as metas incluem uma seção de trabalhos de apoio: projetos e portfólios que contribuem para o sucesso das metas. Metas relevantes também são exibidas na aba de progresso de um projeto ou portfólio, numa seção intitulada Metas permitidas neste projeto. Incentive todos os proprietários de metas a adicionarem trabalhos relacionados, para que essas ligações possam ser facilmente visualizadas.

4. Empodere as equipes e comemore as vitórias

Depois que a sua aliança para a adoção estabelecer convenções para orientar a definição de metas e o registro do progresso, o conscientizador pode então entrar em cena, envolvendo outros funcionários de toda a organização. Durante a implementação inicial das metas, organize um treinamento para ensinar à equipe como utilizar as metas na Asana e o que os membros podem esperar em termos de como a equipe utilizará as metas de agora em diante. Durante essa fase inicial, certifique-se de abrir o espaço necessário para sanar dúvidas.

Também pode ser útil pôr ao alcance dos membros da equipe os recursos adicionais de definição de metas. Independentemente de os membros da equipe utilizarem objetivos e principais resultados, indicadores-chave de desempenho ou outro método de definição de metas, incentive-os a aprenderem como definir metas ótimas. O seu celebrador de vitórias também pode entrar em ação em qualquer parte desta etapa, a fim de incentivar os membros da equipe, reconhecer o seu sucesso, compartilhar celebrações e comemorar vitórias.

5. Prepare-se para vitórias futuras

Nesta fase do processo, os membros da equipe já devem estar utilizando as metas na Asana por conta própria. Parabéns! Implementar uma nova ferramenta é uma grande conquista, e a sua aliança para a adoção dedicou-se bastante para assegurar a clareza e a agilidade do processo.

Para continuar apoiando os membros da equipe à medida que passam a utilizar as metas, mantenha os canais de comunicação abertos. Certifique-se de que o seu conscientizador continue a enviar mensagens sobre a importância de utilizar as metas, e que o seu formador de convenções trabalhe durante o horário comercial para responder a quaisquer dúvidas que possam restar. Defina um cronograma e incentive as equipes a migrarem seus exercícios de definição de metas trimestrais ou anuais para a Asana. Compartilhe as boas práticas em um projeto central na Asana ou por meio do seu sistema de mensagens favorito.

6. Meça e expanda a utilização

Nesta etapa do estilo Asana de fazer mudanças, volte à sua declaração de metas inicial:

Reflita sobre como a sua equipe costumava fazer a definição de metas e como elas são definidas agora, com as metas na Asana. Avalie como as coisas estão progredindo. Consulte a sua aliança para a adoção: existem pequenos ajustes a serem feitos? Em geral, as equipes parecem entender como as metas funcionam? Lembre-se: a gestão de mudanças é um processo contínuo. Portanto, não tenha medo de adaptar e ampliar as suas políticas com o passar do tempo.

Implemente as metas com o estilo Asana de fazer mudanças

O estilo Asana de fazer mudanças foi desenvolvido pelas nossas equipes de serviços profissionais e sucesso do cliente. Nós adaptamos as boas práticas de gestão de mudanças, analisamos o que as equipes mais bem-sucedidas na Asana têm em comum e estabelecemos uma correspondência entre esses métodos e a nossa experiência no atendimento a milhares de clientes da Asana no mundo todo. À medida que você se prepara para implementar as metas na Asana em toda a sua organização, experimente o estilo Asana de fazer mudanças, a fim de criar o melhor planejamento possível para administrar essa transição.

Para saber mais sobre o estilo Asana de fazer mudanças e firmar uma parceria diretamente com a nossa equipe de serviços profissionais, entre em contato com o seu representante de conta hoje mesmo!

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