Asana ヒント: ワークロードについて知っておくべきすべてのこと

この記事は英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語でもお読みいただけます。

チームの仕事量についてどれだけ把握していますか？「実はあんまり…」という方、それはあなた一人ではありません。実際、4 社に 1 社が、仕事の配分に専用のプロセスがなく、「勘」に頼っているのが現状です。その結果、なんと 80% もの従業員が働きすぎで、バーンアウト寸前だと感じていると報告しています。チームのワークロード (仕事量) を管理すれば、プロジェクトの状況を観察しながらチームをサポートして仕事の適正なバランスを達成できるため、あなたのチームがこの 80% の仲間入りをしてバーンアウトに陥ることがなくなります。

では、ワークロード管理を始めるにはどうすればよいでしょうか？Asana をご利用の方なら、もうその手段をお持ちです。ワークロードは、Asana の Business と Enterprise のすべてのお客様がご利用になれます。ワークロードを使うと、チームの仕事量がどれだけあるのかを可視化して、必要に応じて簡単にバランスを調整できます。

ワークロードの始め方

ワークロードを使用するにあたって、設定は不要です。プロジェクトや複数のプロジェクトをポートフォリオに追加し、「ワークロード」タブを開くだけです。ポートフォリオのすべてのプロジェクトにわたって、各チームメンバーの仕事を 1 か所で確認できます。

また、ワークロードで工数とキャパシティを追加して、チームが予定している仕事量をより明確に把握することもできます。ワークロードタブで「工数を追加」をクリックし、作業時間数やポイントに基づく工数のカスタムフィールドを設定しましょう。

次に、個々のチームメンバーのキャパシティの上限を設定しましょう。キャパシティを超えた場合、ワークロードに赤線が表示され、そのメンバーの仕事が多すぎることがわかります。

チームのワークロードのバランスを簡単に調整

チームメンバーの仕事量が多すぎることに気づいたら、ワークロードタブからすばやくタスクの割り当て先を変更して対応します。ドロップダウンメニューをクリックして詳細ビューを開き、タスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを変更したり、他のチームメンバーに再割り当てしたりしましょう。期日のバランスの調整や優先順位の変更も行えば、誰もバーンアウトに陥ることはなくなります。

💡ヒント: 必ず開始日と期日を使用して、どのタスクにどれだけの工数がかかるかを正確に把握します。

中央プロジェクトでチームの仕事を追跡する

チームが取り組んでいるすべての業務を可視化し、それらのタスクがワークロードに正しく表示されるようにするために、チームのすべての仕事を一元管理する中央プロジェクトを作成します。仕事の見落としをなくすために、タスクをチームの中央プロジェクトに追加するルールを作成するのもおすすめです。

💡ヒント: タイムラインやカレンダービューと同じく、ワークロードにはサブタスクは表示されないため、注意が必要です。あなた自身やチームメンバーのタスクの中に、大きな仕事が含まれるサブタスクがある場合は、タスクをプロジェクトに変換することを考えましょう。

ワークロードでバーンアウトを防ぐ

ワークロード管理は、チームのバランスを向上させる上で不可欠です。多様なプロジェクトやイニシアチブ全般にわたってチームの仕事を明確に把握すれば、仕事のバランスを効果的に調整し、優先度を変更してチームを支援できます。次の 1on1 ミーティングで、キャパシティについてチームメンバーと話し合う出発点としてワークロードを活用してください。

Asana Business のお客様は、Asana にログインして、さっそくワークロードをお試しください。さらに詳しく知りたい方は、Business の無料トライアルにお申込みください。