Cómo gestionar equipos distribuidos: 3 consejos para poner en práctica la comunicación inclusiva

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Una de las cosas que más me gusta de mi trabajo es contar con un equipo muy diverso. Como directora de Marketing de Ingresos en Asana, las personas con las que trabajo se encuentran dispersas por todo el mundo y en diferentes zonas horarias. Incluso cuando todos regresemos a la oficina, seguiré teniendo un equipo con integrantes en los Estados Unidos, Asia, Europa y Australia.

Debido a la composición de mi equipo, he trabajado mucho con equipos distribuidos, incluso antes de que el mundo se volcara de forma repentina al trabajo remoto. Por esta experiencia, muchas personas me contactan en busca de consejos sobre cómo navegar en el mundo actual, ya que, en este momento, todos trabajan desde diferentes lugares. 

Un tema sobre el que siempre me consultan es la comunicación. Cuando tienes un equipo distribuido por todo el mundo, ¿cómo haces para garantizar una comunicación fluida con todos, sin importar su ubicación? (Como ya hemos visto hasta ahora, es más fácil decirlo que hacerlo). Entonces, ¿cómo puedo asegurarme de que todos los miembros de mi equipo se sientan incluidos y tengan acceso a la misma información? A continuación, quisiera compartir tres consejos que, para mí, son fundamentales a la hora de gestionar un equipo distribuido: 

1. Maneja las comunicaciones escritas con confianza

Uno de los desafíos más grandes de los equipos distribuidos o remotos es la asimetría de la información. Las personas que trabajan en oficinas satélites (es decir, fuera de las oficinas donde se encuentra la mayoría de los miembros del equipo) quieren saber lo que sucede en las otras oficinas, principalmente en la sede. Si las personas no saben lo que sucede en otras oficinas, se sentirán excluidas del círculo de información y tendrán dificultades para participar en el trabajo en equipo. 

Para solucionar esta asimetría, debes establecer estándares claros para las comunicaciones escritas y pensar detenidamente qué información compartes con tu equipo y cómo lo haces. Evita hacer reuniones no anunciadas o tener conversaciones de pasillo con solo una parte de tu equipo. Pero si tienes que tomar una decisión o compartir información por una situación particular de forma espontánea, asegúrate de documentar y comunicar dicha información a los miembros del equipo que no están en tu misma oficina. Además de establecer prácticas de comunicación inclusiva para ti como líder, asegúrate de que el resto del equipo siga tu ejemplo, registrando las conversaciones por escrito y compartiéndolas con todos los miembros del equipo que necesitan esa información, sin importar su ubicación.

2. Comparte actualizaciones semanales con todo tu equipo

Aunque hagas un buen trabajo enviando comunicaciones escritas a todos los que necesitan ser incluidos en una tarea o una conversación específica, siempre es útil enviar actualizaciones semanales a todo el equipo. Con esto garantizas que nada, ni nadie, quede excluido. 

En mi actualización semanal para el equipo de Marketing Regional, normalmente incluyo:

• El trabajo que he hecho durante la semana (incluyendo algo con lo que esté teniendo dificultades).
• Información que recibo de Ventas (quienes son nuestros socios clave).
• Información relevante obtenida de conversaciones con los líderes de Marketing y Negocios.
• Historias de éxito o lecciones aprendidas de otros miembros del equipo.
• Recordatorios sobre los valores y la cultura de nuestro equipo.

Mi actualización semanal puede que no sea siempre sobre algo revolucionario, pero, de esta manera, garantizo que todos en mi equipo tengan acceso a la misma información para hacer bien su trabajo. La actualización generalmente fomenta mayor conversación dentro del equipo, lo cual es algo que me encanta.

3. Realiza menos reuniones de equipo

Debido a que los equipos distribuidos conllevan desafíos con las diferentes zonas horarias, normalmente suelo organizar menos reuniones (lo cual es una razón más por la que es tan importante tener una comunicación escrita que sea frecuente y consistente). Por lo tanto, aun cuando dejas todo por escrito y comunicas de forma asincrónica, las reuniones siguen siendo importantes. Son una buena forma de establecer (y mantener) la cultura del equipo y, después de todo, algunas conversaciones son más fáciles de tenerlas frente a frente. Las dos reuniones clave que tengo con mi equipo son: 

• Reuniones cada dos semanas con los líderes de mi equipo. En virtud de las diferencias horarias, estas reuniones quincenales se realizan en horas muy complicadas para, al menos, dos de los líderes. A veces, así es la vida. Si tu equipo tiene zonas horarias incompatibles, asegúrate de respetar y apreciar el hecho de que algunos se levantarán demasiado temprano o se quedarán hasta muy tarde para poder participar en estas llamadas. Asegúrate de que sean lo más breves y significativas posible y que tengan una agenda clara.
• Reuniones mensuales con todo el equipo. Para estas reuniones, se rota la hora para que sea cómoda para los participantes de las regiones EMEA y APAC. También las grabo para que, si alguien no puede asistir, pueda ponerse al corriente por su cuenta. Estas reuniones son una mezcla de fortalecimiento de los vínculos y del trabajo. Cada mes, escojo a una persona del equipo para que realice una presentación de cinco minutos con el formato PechaKucha, el cual es una forma divertida de conocer a otras personas aun cuando no trabajes directamente con ellas. Luego, una o dos personas hablan sobre un proyecto reciente. Y por último, comparto mi visión para el equipo, nuestra cultura, nuestros valores y todo lo que va bien.

Conoce el impacto de tu equipo

Aunque será inevitable que haya problemas de comunicación o malentendidos en un equipo distribuido —esto pasaría incluso si todos trabajaran en la misma sala todos los días—, creo que estos tres consejos hacen una gran diferencia.

Una gran parte de mi trabajo es garantizar que las personas se sientan cómodas, escuchadas y con un sentido de pertenencia en el equipo. Si lo logro, entonces cuando los problemas de comunicación ocurran, lograremos resolverlos rápidamente. Aún más importante, nadie se sentirá excluido porque todos conocen su valor dentro del equipo. 

¿Quieres recibir más consejos y mejores prácticas sobre el trabajo en equipo híbrido en un mundo descentralizado? Lee nuestra serie de artículos sobre la Gestión de equipos distribuidos.