Gestión de equipos distribuidos: ¿Cómo gestionar tu tiempo y energía en tu rol de líder global?
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Como director de Marketing de Participación Global en Asana, tengo el placer y el privilegio de liderar un equipo de catorce profesionales de marketing en cinco países. Una gran parte de mi trabajo se enfoca en hacer crecer Asana Together, nuestra comunidad global de profesionales apasionados por la gestión de proyectos, la productividad y la colaboración.
A fin de aumentar la participación local de los miembros de Asana Together alrededor del mundo, mi equipo incluye a gerentes de la comunidad en Irlanda, el Reino Unido, Japón, Australia y los Estados Unidos. Tener un equipo distribuido globalmente significa que, a veces, debo hacer malabares con las diferentes zonas horarias, como en un juego de Tetris, asistir a reuniones en Zoom, dirigir nuestra estrategia de marketing de participación y tratar de realizar mis propias tareas. No lo cambiaría por nada, pero este nivel de coordinación global conlleva desafíos únicos.
Mientras las empresas están pensando en la mejor manera de reunir a sus equipos en un mundo descentralizado, me gustaría compartir mi experiencia y lo que he aprendido como gerente de un equipo distribuido. Una de las técnicas más efectivas es ser consciente acerca de cómo realizas tu propia gestión, desde la planificación de tus horarios hasta la estrategia para tus reuniones de equipo. Estos son mis cinco consejos para gestionar tu tiempo y energía como líder global.
1. Utiliza tu energía de forma consciente
Cuando estás a cargo de un equipo global, es posible que intentes asistir a cada reunión en todas las diferentes zonas horarias en las que se encuentren los miembros de tu equipo. Pero esto es una receta infalible para el agotamiento, también conocido como “burnout”, y terminarás extenuado en tu intento de asistir a todas las reuniones en horarios que se adapten a tu equipo global.
Por el contrario, procura asistir a reuniones clave y trata de delegar responsabilidades a los miembros regionales de tu equipo en quienes confías que llevarán a cabo el trabajo. Por ejemplo, suelo animar a los miembros de mi equipo en cada región para que desarrollen sus propias estrategias de crecimiento para sus comunidades. Por lo general asisto a unas cuantas reuniones iniciales para ayudar a dar forma a la estrategia y ofrecer mis comentarios, ya que, en esta etapa del proyecto, es importante poder hacer preguntas y responderlas en vivo. Posteriormente, una vez que el proyecto ha sido lanzado, mi equipo y yo permanecemos en contacto de manera asincrónica en Asana a medida que avanza el trabajo. Por supuesto que, si alguien desea recibir mis comentarios en vivo, podemos tener una breve reunión o chat en caso de ser necesario.
Al priorizar las reuniones donde tu participación es fundamental, tendrás más energías para enfocarte en las oportunidades y desafíos con los que podrás generar un mayor impacto. Como un bono adicional, les demostrarás a los miembros de tu equipo que confías en que ellos llevarán a cabo el trabajo sin necesidad de que estés pendiente de cada detalle.
2. Cambia tu horario de trabajo
Si hay miembros de tu equipo que trabajan en varias regiones, es perfectamente aceptable que cambies tu horario de trabajo. Por ejemplo, si trabajas desde San Francisco (como es mi caso), es posible que tengas un “día temprano”, de 7 a 16 h para poder trabajar con los miembros del equipo en Europa, así como un “día tarde”, de 10 a 19 h, para trabajar con los miembros que están en la región Asia-Pacífico.
Inclúyelo en tu agenda, comunícaselo a tu equipo y agrégalo a tu calendario, junto con los demás horarios en los que no se deba programar nada. En función de mi experiencia personal, no intentes trabajar 12 o 14 horas al día. No es divertido y, si no priorizas el descanso, no podrás dar lo mejor de ti para tu equipo.
3. Familiarízate con las zonas horarias de tu equipo
Cuando vayas a planificar las reuniones de tu equipo, debes poner especial atención a las diferentes zonas horarias. Si tu equipo está distribuido por América del Norte, la región Asia-Pacífico y Europa, desafortunadamente, no habrá un horario razonable en el que todos puedan reunirse en vivo. También me he dado cuenta, a las malas, de que muchos países (¡e incluso muchos estados dentro de los Estados Unidos!) no implementan el horario de verano, lo cual puede dificultar la coordinación. Tenlo presente al momento de programar tus reuniones y agrega World Time Buddy a tus sitios favoritos en tu navegador. Yo lo uso para planificar las reuniones con mi equipo.
En general, yo uso el enfoque de “compartamos el dolor” al momento de programar las reuniones. Procuro evitar que las reuniones se realicen demasiado temprano o demasiado tarde para todos (incluyéndome a mí mismo), pero esto casi siempre significa que los horarios de las reuniones no son ideales para todos. Normalmente, termina siendo un poco temprano para San Francisco y un poco tarde para nuestro equipo en Europa —o un poco tarde para San Francisco y un poco temprano para Asia y Japón—. ¡Así es la vida de un equipo global!
La frecuencia de las reuniones de nuestro equipo incluye nuestra reunión de los lunes donde revisamos lo que cada miembro del equipo hará durante esa semana, una sesión práctica de presentaciones todos los miércoles y una reunión quincenal de sincronización con los grupos de la Comunidad y Ciclo de Vida que pertenecen al equipo de Marketing de Participación. También tengo reuniones individuales cada semana con las personas que se reportan directamente conmigo. Para garantizar que en cada una de estas reuniones aprovechemos el tiempo de todos, se espera que todos aportemos a la agenda de cada reunión.
4. Busca maneras de fomentar la comunicación frente a frente
Recuerda que no todo debe hacerse en vivo: las reuniones para compartir información pueden ser grabadas y compartidas, y puedes reservar algunos horarios solo para las reuniones donde sea realmente necesario tener una interacción en vivo.
Por ejemplo, el equipo de Marketing de Asana graba nuestras reuniones generales de departamento para que los miembros de nuestro equipo puedan verlas en sus horarios de trabajo. En el equipo de Marketing de Participación, tenemos una reunión de equipo en vivo todos los lunes y alternamos cada dos semanas entre horarios que se adaptan a la región de EMEA (9 a. m. hora del Pacífico) y a la región APAC (4 p. m. hora del Pacífico).
Los equipos que no pueden conectarse en vivo graban un video para compartir sus prioridades de la semana, que todos juntos luego verán en la reunión en vivo. Aunque no todos podemos reunirnos al mismo tiempo, esto nos da un momento de contacto personalizado con todo el equipo. El trabajo remoto que hemos hecho por más de un año, combinado con un equipo distribuido geográficamente, ha puesto de manifiesto la importancia de contar con un momento para tener contacto personalizado de manera regular para generar conexión y empatía.
5. Acepta el aspecto global de tu rol
Si estás a cargo de un equipo global, es posible que, de vez en cuando, tengas que asistir a una reunión muy temprano o muy tarde con respecto a tu horario regular. Esto es parte del trabajo de dirigir un equipo global. Nunca reniego de esto con mi equipo, sino que les reitero que esto es lo que conlleva tener a cargo una responsabilidad global y que las dificultades ocasionales valen la pena. Tendrás un increíble contacto con otras culturas, desarrollarás tus habilidades de comunicación intercultural y te sentirás parte de un mundo más grande que el de tu entorno inmediato.
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