Vom Konzept bis zum Kampagnenstart: Wie InVision Marketing-Kampagnen #mitAsana durchführt

Die Herstellung von Produkten fürs Web ist kompliziert, genauso wie die Vermarktung. InVision entwickelt und vermarktet Software, die es seinen Kunden ermöglicht, Produkte zu entwickeln und Prototypen zu erstellen – alles mit dem Fokus auf Design. Die Software-Suite umfasst Prototyping-Tools, Tools für die Zusammenarbeit an Designs und vieles mehr.

Im Bereich Marketing konzentriert sich das Team von InVision auf die Einführung neuer Funktionen und die Weiterbildung von Nutzern über Landing-Pages, E-Mails, den sozialen Medien und weitere Inhalte. InVisions Kampagnen sind ein Beispiel für sorgfältig durchdachtes, effektives integriertes Marketing und reflektieren stets die designorientierte Marke.

Die erfolgreichen Kampagnen beruhen zwei Schlüsselfaktoren: Das Team und der ausgefeilte Prozess. Wir haben mit Mike Waecker gesprochen, dem Marketing-Projektleiter von InVision, der für die Planung und Durchführung der Marketing-Kampagnen verantwortlich ist.

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Ein Erfolgsfaktor der Kampagnen von InVision ist das Team. „Jeder im Unternehmen, egal in welcher Funktion, kümmert sich intensiv um Design”, sagt Mike. „Ob bei der Entwicklung des Produkts oder einer Marketingkampagne, jeder denkt stets über den besten Weg der Umsetzung nach. Dabei geht es darum, Prozesse zu durchdenken, sich gegenseitig zu unterstützen und Details zu verstehen. Es ist wichtig, dass alle die beste Herangehensweise kennen, bevor wir mit der Arbeit beginnen.”

Neben der enormen Aufgabe, neue Produkte einzuführen und Kampagnen für diese zu erstellen, ist InVision ein Unternehmen, bei dem alle Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Das Marketing besteht aus fünfzig Mitgliedern des dreihundertfünfzigköpfigen Teams. „Ein verteiltes Team, ist ein sehr spezifisches Umfeld. Es zwingt uns, über Dinge nachzudenken, an die wir sonst nicht denken müssten”, sagt Mike. Sein Team beschäftigt sich immer damit, Transparenz zu wahren und Teams den Zugriff auf alle benötigten Informationen zu ermöglichen.

Während sie gewachsen sind, musste Mike’s Team Prozesse entwickeln, um alle stets auf dem Laufenden zu halten. Ohne diese Prozesse, würden Kampagnen-Fristen verpasst und Details vergessen werden. Stattdessen hat das Engagement seines Teams für Design- und Prozessoptimierung dazu geführt, dass sie erfolgreiche Kampagnen, wie die Einführung ihrer Produkte „Craft Prototype” und „Freehand” sowie der Bildungsinhalte auf „DesignBetter.co”, realisiert haben.

Aufgrund der Erfahrung und dem Fachwissen seines Teams, hat Mike Folgendes mit uns über die Einführung erfolgreicher, integrierter Marketingkampagnen geteilt, damit Sie und Ihr Team zielgerichtet arbeiten und hervorragende Leistungen erzielen können.

Planen Sie Marketingkampagnen richtig durch

Einer der wichtigsten Bausteine von Mike’s Prozess ist die Planung. Von anfänglichen Schritten, wie Ziele setzen, alle Beteiligten einbeziehen und ein klares Verständnis dafür bekommen, wie man die Zielgruppe am besten erreicht, bis hin zur Markteinführung ist alles geplant.

Da sein Team bestens über den Plan Bescheid weiß, kann es sich auf die Durchführung von Kampagnen konzentrieren. Das ist jedoch keine leichte Aufgabe, denn bei den vielen Fristen, mehreren beteiligten Teams und der Tatsache, dass alle an verschiedenen Standorten verteilt sind, gibt es viel Potenzial das Ziel zu verfehlen.

Als Mike bei InVision anfing, vertraute sein Team auf ein Tool, das auf Software-Entwicklung ausgerichtet war. Es funktionierte aber nicht für ihr multifunktionales Team aus Designern, Textern und Entwicklern. Also suchten sie nach einem Tool, das zu ihrem Workflow passte und begannen Asana zu verwenden.

Um Kampagnen durchzuführen, hat Mike einen soliden Arbeitszeitplan als Asana-Vorlage für sein Team erstellt. Mit jeder neuen Kampagne haben die vorgefertigten Aufgabenvorlagen bereits alle Merkmale, um die Ziele des Teams zu realisieren. „Ich muss nur herausfinden mit wem ich zusammenarbeiten möchte und Aufgaben sowie Fälligkeitsdaten zuweisen”, sagt Mike.

Ein klarer Arbeitsplan spart Zeit und fördert ein Gefühl von Verantwortlichkeit. Mike verlässt sich oft auf die Kalender-Ansicht, um den Fortschritt der Arbeit auf einen Blick zu sehen. „Die Möglichkeit, alle Vorgänge in einer einzigen Ansicht visualisieren zu können, ist eine große Hilfe. Ich überblicke den gesamten Arbeitsaufwand und treffe Entscheidungen, um die Effizienz zu verbessern. Manchmal bemerke ich Lücken oder dass jemand überlastet ist. Mit Asana kann ich dann entsprechende Anpassungen vornehmen.”

Erstellen Sie eine Zusammenfassung der Kampagne

Eine Kampagnen-Zusammenfassung eignet sich hervorragend, um alle wichtigen Details einer Kampagne abzubilden, bevor diese beginnt. Für InVision besteht der erste Schritt darin, die Ziele einer Kampagne zu benennen. Vor jeder Einführung einer neuen Funktion oder neuer Inhalte, definiert Mike’s Team zunächst die gewünschte Wirkung der Kampagne.

Als sie zum Beispiel ihre „Craft Prototype”-Kampagne starteten, war ihr Hauptziel, die Anzahl der Prototype-Nutzer zu erhöhen. Weitere Ziele waren die Steigerung des Bekanntheitsgrades und die Reaktivierung der InVision-Anwender.

Mike’s Team sorgt immer dafür, dass die Zusammenfassung in der entsprechenden Kampagnenaufgabe in Asana enthalten ist, so dass jeder darauf Bezug nehmen kann.

Für den Erfolg einer Kampagne ist entscheidend, dass man sich absolut darüber im Klaren ist, warum die Kampagne gestartet wird. Der Austausch dieser Informationen mit dem gesamten Team, hilft dabei, alle auf das gemeinsame Ziel auszurichten, um sich darauf in schwierigen Situationen beziehen zu können.

Ein weiterer Teil ihrer Kampagnen-Zusammenfassung besteht darin, sich zu überlegen, wie sie mit ihrer Zielgruppe in Kontakt treten. Mike’s Team verfolgt die Wege der Nutzer und bildet diese ab, um zu verstehen, wo man sie erreichen kann. Dann nutzen sie diese Informationen, um effektive Kampagnen zu erstellen. Das bessere Verständnis der Nutzer unterstützt das Dokumentieren der Vision, die das Team an andere Teamkollegen weitergibt.

Dann geht es an die Arbeit und sie wählen die für sie vielversprechendsten Marketingkanäle aus, wie Landing Pages, Plugins, Social-Media-Kampagnen, E-Mails, Lerninhalte oder Presseberichte. Unter Berücksichtigung der Kampagnenziele, kann sein Team die besten Wege auswählen, um die Zielgruppe zu erreichen.

Durch die Einbeziehung ihrer Ziele, Zielgruppen und Marketingkanäle in einer Zusammenfassung, kann das gesamte Team darauf ausgerichtet und die Kampagnen dahingehend konzipiert werden.

Arbeiten Sie multifunktional zusammen

Obwohl es sich um ein verteiltes und wachsendes Team handelt, setzt InVision dennoch wirkungsvolle Marketingkampagnen um. Ein Teil ihres Erfolgs beruht darauf, die richtigen Leute während des gesamten Prozesses einzubinden.

Zu Beginn einer Kampagne arbeiten Produktmarketing-Manager eng mit dem Produktteam zusammen. Dann erhalten Sie Input von ihrem CEO per Messenger, bevor die Kampagne an Personen wie Mike übergeben wird. Alle Beteiligten bleiben während des gesamten Prozesses involviert, um ein konsistentes und zielgerichtetes Vorgehen zu gewährleisten.

“Wir alle verstehen, wie wir die von uns entwickelten Tools nutzen, um kollaborativ zusammenzuarbeiten. Unsere technikbezogene Neugier spiegelt sich in dem wider, was wir machen und wie wir bei der Erstellung von Kampagnen zusammenarbeiten.”

Oftmals probieren InVision-Mitarbeiter die neue Funktion oder das Produkt bereits vor der Markteinführung aus. „Jedes Mal, wenn ein neue Funktion veröffentlicht wird, machen sich unsere Mitarbeiter damit vertraut und denken darüber nach, wie wir sie zu unserem Vorteil nutzen können”, sagt Mike.

Als sie Freehand veröffentlichten, hatten sie es intern für drei oder vier Monate benutzt. „Unsere Neugierde verändert die Art und Weise, wie wir unser Marketing angehen.” Die richtigen Beteiligten einzubinden und das gesamte Team dazu zu bringen, die neuen Funktionen zu nutzen, ist ein großartiger Weg, um alle an Bord zu holen.

Neben der Einbeziehung der richtigen Beteiligten ist Mike ein großer Befürworter der „übermäßigen” Kommunikation. Die Arbeit an schnelllebigen Kampagnen, mit so vielen unterschiedlichen, sich verändernden Details, erfordert eine ständige Kommunikation. „Wenn man über Distanz miteinander arbeitet, gibt es viele Feinheiten, die man ohne übermäßige Kommunikation übersehen kann”, sagt Mike. Er führt wöchentliche Check-Ins während der gesamten Kampagnenplanung durch und erhöht die Frequenz kurz vor dem Start.

Für die tägliche, unmittelbare Kommunikation, setzt Mike’s Team auf Slack. Sein Team erstellt Slack-Kanäle, über die das Kernteam und die wichtigsten Beteiligten einbezogen werden, und das für jedes Projekt an dem sie arbeiten. Sie verwenden Asana, um alle wichtigen Anforderungen abzubilden, spezifische Aufgaben mit detaillierten Instruktionen zuzuweisen und Feedback über Aufgabenkommentare zu diskutieren. Die Zusammenarbeit und Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg ist ein Schlüsselfaktor, der zum kontinuierlichen Erfolg seines Teams beiträgt.

Planen Sie Zeit für Änderungen ein

Mike’s Team gibt sich ständig gegenseitig Feedback. Das Feedback bewegt das Team oft dazu Änderungen vorzunehmen und fordert es heraus, jeden Tag sein Bestes zu geben.

Um sicherzustellen, dass Kampagnen auf Erfolg ausgerichtet sind, führt Mike’s Team zwei Wochen vor dem Start eine „Beta-Prüfung” durch. Diese Prüfung ist Teil ihrer Kampagnenvorlage und ermöglicht es ihnen, jeden Teil der Kampagne vor dem Start durchzusehen. Das Einplanen von Zeit für die Prüfung vor dem Kampagnenstart ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass ihre Kampagnen erfolgreich sind. Während dieser Zeit gehen sie alle Materialien und offene Aufgaben nochmal durch und stellen sicher, dass alles mit ihren Zielen übereinstimmt.

Falls sich während der Prüfung herausstellt, dass gewisse Anpassungen notwendig sind, haben Mike und sein Team Zeit, sich rechtzeitig vor dem Start darum zu kümmern. Die Tatsache, dass sie alles nochmal durchschauen werden, gibt dem gesamten Team Sicherheit, während sie auf den Start der Kampagne hinarbeiten.

Führen Sie eine Nachbesprechung durch

Da sie so viele Kampagnen in einem Jahr durchführen, ist Mike’s Team immer auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Dazu beantwortet jeder Beteiligte diese drei Fragen in der Woche nach einem Kampagnenstart:

• Was lief gut?
• Was hätte besser laufen können?
• Was sollten wir das nächste Mal anders machen?

Sobald die Nachbesprechung abgeschlossen ist, teilt Mike die gewonnenen Erkenntnisse mit dem Rest des Marketing-Teams. Dann analysieren sie diese und nehmen Änderungsvorschläge in ihre Vorlagen auf. „Die Nachbesprechung ermöglicht es uns, unseren eigenen Prozess für das nächste Mal zu verbessern”, sagt Mike.

“Die Nachbesprechung ermöglicht es uns, unseren eigenen Prozess für das nächste Mal zu verbessern.”

Durch die Verwendung von Vorlagen in Asana, kann Mike den Arbeitsablauf seines Teams nach jedem Kampagnenstart leicht anpassen. Mithilfe der Nachbesprechung und einfachen Fragen, während die Kampagne noch frisch im Kopf ist, kann sein Team Feedback erfassen und darauf reagieren.

Fazit: Erfolgreiche Kampagnen starten

Es gibt so viele Details, die beim Start einer Kampagne berücksichtigt werden müssen – etwas, dass Mike’s Team bei InVision einfach erscheinen lässt. Vom Management aller Beteiligten bis hin zum Erreichen verschiedener Marketingkanäle und der Einhaltung von Fristen, es gibt viele Vorgänge, bei denen etwas schief laufen und Ihre Kampagne scheitern könnte.

Mike’s Ratschlag ist es, ein engagiertes Team und einen klaren Ablauf parat zu haben, der Ihrem Team dabei hilft, vom Beginn der Kampagnenarbeit bis zum Kampagnenstart, alles erfolgreich zu erledigen. Um Ihr Team auf Kurs zu halten, müssen Sie sich nicht mit Status-Besprechungen, Telefonaten oder Fristüberschreitungen herumschlagen, sondern können mit einem Tool wie Asana, das all Ihre Arbeit verfolgt, mit Ihrem Team bessere Kampagnen schneller starten.

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