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Paradigmenwechsel in der Pandemie: Mitarbeiter verwenden 36 % weniger Zeit für Strategien

Nicht jede Arbeit ist gleich – vor allem nicht in unserer neuen, agileren Arbeitswelt. Ob Sie nun ein einzelnes Teammitglied, im Management oder in der Führungsetage sind, Ihr Arbeitstag beinhaltet einen Mix aus strategischer Arbeit, qualifizierter Arbeit und „Arbeit rund um die Arbeit“.

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Unser jüngster Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigte, dass Arbeitnehmer zwar weiterhin jeden dieser drei Kerntypen der Arbeit ausführen, sich jedoch das Wie geändert hat. Vor allem verwenden Arbeitnehmer 36 % weniger Zeit auf Strategien als im vergangenen Jahr.

Ein Verständnis dafür, wie – und warum – die Arbeit sich verändert hat, ist essenziell für Effektivität und Agilität am Arbeitsplatz.

Die drei Arten der Arbeit

Strategische Arbeit beinhaltet vorausschauende Planung, Orientierung in unklaren Situationen, Identifizierung von Zielen und die gemeinsame Ausrichtung der Arbeitsvorgänge auf Ziele sowie die Motivation Ihres Teams. Oftmals ist das die kognitiv anstrengendste Arbeit, aber auch die Arbeit mit dem größten Einfluss auf Ihren Erfolg sowie den Ihres Teams.

Qualifizierte Arbeit ist die eigentliche Arbeit, für die Sie eingestellt wurden. Dazu gehören beispielsweise das Verfassen von Kampagnen-Briefings und der Aufbau neuer Webanwendungen. Für qualifizierte Arbeit ist oftmals eine mehrjährige formelle oder informelle Ausbildung notwendig.

Und schließlich gibt es noch die Arbeit rund um die Arbeit: das Lesen von E-Mails, die Suche nach Informationen oder unproduktive Meetings. Diese Arbeit hat keinen großen Einfluss auf Ihren Erfolg, sondern nimmt eher noch Zeit weg, die Sie für qualifizierte oder strategische Arbeit verwenden könnten.

Arbeit rund um die Arbeit wird es immer geben

Laut unserem Bericht zur Anatomie der Arbeit ist die Arbeit rund um die Arbeit allgegenwärtig. In den vergangenen beiden Jahren wurden 60 % der Arbeitszeit für Arbeit rund um die Arbeit verwendet – das entspricht drei Tagen pro Woche! Auch in diesem Jahr war der Wert mit 58 % immer noch zu hoch.

Vor allem fanden wir heraus, dass Arbeitnehmer zwar weniger Zeit in unnötigen Meetings, dafür aber mehr Zeit mit ihren E-Mails verbringen. Die Zahl der Arbeitnehmer, die ihre E-Mails außerhalb ihrer Arbeitszeiten abrufen, ist im Vergleich zum vergangenen Jahr um mehr als ein Drittel (38 %) gestiegen. Die Fortschritte, die im Hinblick auf unnötige Meetings erzielt wurden, wurden durch die Tatsache, dass mehr Zeit mit E-Mails verbracht wird als je zuvor, also in den Schatten gestellt. Arbeitnehmer erhalten im Schnitt 32 E-Mails pro Tag, was bedeutet, dass sie im Durchschnitt während eines achtstündigen Arbeitstages alle 15 Minuten eine E-Mail bearbeiten.

Der Schaden, der durch Arbeit rund um die Arbeit entsteht, hängt nicht vom Arbeitsort ab. Beschäftigte im Büro und ortsunabhängige Beschäftigte sind gleichermaßen betroffen, was bedeutet, dass die Arbeit rund um die Arbeit nicht so viel mit dem Arbeitsort zu tun hat, sondern eher damit, wie gearbeitet wird.

Arbeitnehmer verwenden mehr Zeit für ihre individuellen Talente

Während Arbeit rund um die Arbeit in den vergangenen Jahren relativ konstant geblieben ist, fanden wir heraus, dass Arbeitnehmer heutzutage mehr Zeit für qualifizierte Arbeit verwenden. Sie verbringen 27 % mehr Zeit mit fachbezogener Arbeit als im vergangenen Jahr.

Dieser ermutigende Anstieg zeigt, dass Arbeitnehmer davon ausgehen, dass qualifizierte Arbeit am besten zu Hause gelingt, wo sie sich gut konzentrieren können. Hybride Arbeitsbedingungen, wie sie im vergangenen Jahr von vielen Unternehmen übernommen wurden, fördern also die qualifizierte Arbeit.

Die Vorteile davon, mehr Zeit mit qualifizierter Arbeit zu verbringen, zeigen sich in den Arbeitsergebnissen: Wenn Arbeitnehmer sich außerhalb des Büros auf qualifizierte Arbeit konzentrieren können, halten sie mehr Abgabefristen ein. Nur 15 % der Abgabefristen wurden dieses Jahr verpasst – im Vergleich zu 26 % im vergangenen Jahr. Auch die Tatsache, dass weniger Zeit in Meetings verbracht wurde, sorgte dafür, dass mehr Abgabefristen eingehalten wurden.

Weniger Zeit für strategische Arbeit

Strategische Arbeit ist die wichtigste Arbeit eines Unternehmens. Dennoch verbringen Arbeitnehmer 36 % weniger Zeit mit strategischer Arbeit als im vergangenen Jahr. Gemäß dem Unternehmensprinzip „Struktur folgt Strategie“ sind Prozesse, Routinen, Teams und Technologien allesamt auf die Strategie eines Unternehmens ausgerichtet und entsprechend strukturiert.

Strategische Arbeit ist schwierig, vor allem weil sie Problemlöse- und Kompromissfähigkeiten erfordert. Bei Strategien geht es genauso um das, was Sie nicht tun, wie um das, was Sie tun.

Wenn man sich den diesjährigen Bericht zur Anatomie der Arbeit einmal ganz genau anschaut, findet man verschiedene Faktoren, die erklären, warum Beschäftigte weniger Zeit mit strategischer Arbeit verbringen. Zunächst einmal ziehen Beschäftigte es vor, qualifizierte Arbeiten zu Hause zu erledigen und ihre strategische Arbeit im Büro, zusammen mit ihren Kollegen und der Möglichkeit, sich an bereichsübergreifenden und kollaborativen Arbeitssitzungen zu beteiligen. Dass Arbeitnehmer nicht in der Lage waren, in ihren Büros zu arbeiten, beeinträchtigte auch ihre Fähigkeit, strategische Arbeit zu verrichten.

Außerdem wird die strategische Arbeit so lange unter der Arbeit rund um die Arbeit leiden, bis Unternehmen diese deutlich reduzieren können. Die Arbeit rund um die Arbeit fordert ihren Tribut von der Zeit der Arbeitnehmer und hält sie davon ab, wirkungsvolle strategische Arbeit zu leisten. Darüber hinaus führt sie zu Burnout: 40 % der Arbeitnehmer sehen Burnout-Symptome als einen unvermeidbaren Teil von Erfolg an. Doch das Gegenteil ist der Fall: Burnout-Symptome beeinträchtigen unsere kognitiven Fähigkeiten, die wir für strategische Arbeit brauchen.

Und drittens, Unternehmen sind immer noch nicht gut genug ausgestattet, um strategische Arbeit effektiv zu fördern. Die Entscheidungsfindung ist langsam, Arbeit wird oft doppelt erledigt und Wissen wird an verschiedenen Orten isoliert voneinander und nicht für jeden zugänglich aufbewahrt. Unternehmen müssen ihre Arbeitsprozesse verbessern und auf den neuen dynamischen und hybriden Arbeitsplatz von heute und morgen vorbereiten. Das kann sich enorm auszahlen: Arbeitnehmer gehen davon aus, dass sie durch eine Verbesserung der Arbeitsprozesse ungefähr eine Stunde pro Tag einsparen könnten.

Das neue Zeitalter der Agilität

Der Arbeitsplatz hat sich im vergangenen Jahr bedeutend gewandelt. Beschäftigte verrichten immer noch die gleiche Art von Arbeit wie im vergangenen Jahr, nämlich qualifizierte Arbeit, strategische Arbeit und Arbeit rund um die Arbeit, aber das Wie hat sich verändert.

Wenn man sich anschaut, wo Unternehmen heute stehen, machen manche Dinge durchaus Hoffnung: Es wird zum Beispiel weniger Zeit in Meetings verbracht und mehr mit qualifizierter Arbeit. Es gibt aber auch Bereiche, in denen die Alarmglocken klingeln. Indem sie die Arbeit rund um die Arbeit minimieren, Prozesse verbessern und Burnout bekämpfen – vor allem die falsche Vorstellung, dass Burnout-Symptome zum Erfolg zwangsläufig dazugehören –, können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Erfolgskurs bringen.

Der diesjährige Bericht zur Anatomie der Arbeit verschafft noch viele weitere Einblicke in die monumentalen Veränderungen, die sich im vergangenen Jahr am Arbeitsplatz vollzogen haben. Schauen Sie sich hier den vollständigen Bericht an, um mehr darüber zu erfahren, wie Unternehmen auf die dynamischen Veränderungen ihrer Arbeitsplätze mit Agilität reagieren können.

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