Wie World Press Photo eine Wanderausstellung in 45 Ländern #mitAsana organisiert
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie gehen durch einen Raum, sehen Fotos von Kindern in Kriegsgebieten, das am meisten überfüllte Gefängnis der Philippinen, eine Schildkröte, die in ein verlassenes Fischereigerät verstrickt ist, oder einen Tennisspieler, der zu einem spektakulären Vorhandschlag ausholt. Sie könnten in einem örtlichen Museum, auf einem Platz oder bei einem Festival sein.
Lassen Sie uns das noch genauer beschreiben: Was Sie sich anschauen, ist eine Kollektion preisgekrönter Fotografien mit den besten Arbeiten von visuellen Journalisten und Story-Erzählern aus aller Welt. Diese Ausstellung wird von der World Press Photo Foundation veranstaltet und vier Millionen Menschen, in hundert Städten, werden sie allein in diesem Jahr besuchen.
Für die World Press Photo Foundation sind „Meinungsfreiheit, Redefreiheit und Pressefreiheit unverzichtbar, und ein qualitativ hochwertiger visueller Journalismus ist für eine akkurate und unabhängige Berichterstattung, die diese Freiheiten ermöglicht, unerlässlich”. Ihre Mission ist die Weiterentwicklung und Förderung der Arbeit visueller Journalisten und Story-Erzählern. Sie veranstaltet eine Vielzahl von Aktivitäten, von einem jährlichen Fotowettbewerb bis hin zu einem Festival und natürlich die Wanderausstellung, die die Gewinner des Wettbewerbs der Öffentlichkeit präsentiert.
Asana ist uns eine große Hilfe, damit nichts vergessen wird. Auch die kleineren Schritte unseres Arbeitsablaufs befinden sich in Asana, denn kleine Details sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung.
Wie die Mitarbeiter der World Press Photo Foundation das alles auf die Beine stellen, ist keine kleine Leistung. Sie erfüllen ihre Mission mit einem Team von nur sechsundzwanzig Mitarbeitern, die ihren Hauptsitz in Amsterdam haben, aber oft unterwegs sind. In Zusammenarbeit mit rund 80 Partnerorganisationen weltweit, realisieren sie jährlich die Wanderausstellung und die damit verbundenen Veranstaltungen wie Eröffnungsevents und Preisverleihungen. Um das zu bewerkstelligen, müssen viele kleine Details in verschiedenen Zeitzonen gemanagt werden.
Als kleines Team, sind die Mitarbeiter der World Press Photo Foundation auf einige wesentliche Vorhergehensweisen angewiesen, um die bestmöglichen Events zu organisieren. Wir haben mit Suzan van den Berg, Ausstellungskoordinatorin, gesprochen, um Hinweise aus Expertensicht darüber zu erhalten, wie sie es immer und immer wieder schaffen.
Das Besuchererlebnis in den Vordergrund stellen
Angesichts der Vielzahl an Ausstellungen auf der ganzen Welt und Millionen von Besuchern, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die World Press Photo Foundation allen Besuchern ein hervorragendes Erlebnis bietet. Dazu arbeiten sie eng mit Partnern zusammen, um überzeugende Veranstaltungsorte zu wählen, und verlassen sich auf regelmäßige Kommunikation, um Details wie Layout und Teilnehmerfluss zu optimieren.
Um einen bleibenden Eindruck bei den Gästen Ihrer Veranstaltung zu hinterlassen, denken Sie als erstes aus der Perspektive Ihrer Besucher. Folgende Fragen sollte man sich stellen:
- Wie sollen die ersten Eindrücke unserer Gäste aussehen?
- Wie werden die Gäste miteinander oder mit unserer Veranstaltung interagieren?
- Wie können Gäste ihre Erfahrungen teilen?
- Wie sieht das Layout der Veranstaltung aus?
- Was möchten wir, dass unsere Nutzer während unserer Veranstaltung sehen, erleben und lernen?
Die Mitarbeiter der World Press Photo Foundation konzentrieren sich darauf, diese Fragen bereits in der ersten Planungsphase des Ausstellungsprozesses zu beantworten. Bis zu einem Jahr im Voraus haben sie einen Entwurf für eine Veranstaltung mit ihren Partnern ausgearbeitet. Anschließend arbeiten sie mit einem externen Logistikunternehmen zusammen, um Risiken zu bewerten und das Erlebnis für die Besucher zu optimieren. Dieser komplette Prozess – von der Vorbereitung des Veranstaltungslayouts und Einladungslisten für Gäste über die Buchung von Teamreisen bis hin zur Vorstellung bei der lokalen Botschaft – wird in Asana organisiert.
Dieser Ablauf stellt sicher, dass die Foundation ein ansprechendes Besuchererlebnis bietet. Schließlich ist die Mission, die Arbeit visueller Journalisten zu entwickeln und zu fördern, ohne Menschen, die sich die Arbeiten dieser Journalisten ansehen, nicht zu verwirklichen.
Erstellen Sie einen Arbeitszeitplan und halten Sie sich daran
Mit einem idealen Besuchererlebnis vor Augen, können Sie sich auf die Erstellung Ihres Arbeitszeitplans konzentrieren. Dieser Zeitplan gibt Ihnen eine Übersicht über alles, was Sie vor, während und nach der Veranstaltung erledigen müssen. Für die World Press Photo Foundation handelt es sich dabei um ein Vorlagen-Projekt in Asana, das, wie sie es nennen, aus vier Kapiteln besteht:
- Vor der Ausstellung
- Während des Aufbaus der Ausstellung und der Eröffnung
- Wenn die Ausstellungsmanager ins Büro zurückkehren
- Nachdem die Ausstellung vorbei ist
Jedes Kapitel deckt einen bestimmten Zeitraum der Veranstaltungsplanung ab. Mit einem Standard-Arbeitszeitplan stellen sie sicher, dass ihr gesamtes Team – die meisten von ihnen unterwegs – weiß, wer was bis wann erledigt. „Asana ist uns eine große Hilfe, damit nichts vergessen wird. Auch die kleineren Schritte unseres Arbeitsablaufs befinden sich in Asana, denn kleine Details sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung”, sagt Suzan.
Wichtig ist auch, dass Ihr Arbeitszeitplan nicht nur Zeit für die aktive Planung und Durchführung von Veranstaltungen beinhaltet, sondern auch Zeit für die Vor- und Nachbereitung mit einbezieht. Hier ist eine Projektvorlage zur Veranstaltungsplanung, die Ihnen helfen könnte:
Beziehen Sie Schwierigkeiten mit in die Planung ein
Keine Eventplanung stößt nicht früher oder später auf gewisse Schwierigkeiten. Für die World Press Photo Foundation können Schwierigkeiten durch Zensurgesetze, das ständige Reisen, Zoll- und Einwanderungsgesetze und der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Partnern entstehen. Ihre Methode, um Problemen immer einen Schritt voraus zu sein – und schnell und effizient mit ihnen umzugehen, falls sie auftreten – besteht darin, Risiken im Detail mit Partnern vor Beginn der Arbeit abzuschätzen und während des Prozesses häufig zu kommunizieren, damit diese zügig gelöst werden können.
Gewisse Rückschläge sind bei Veranstaltungsplanungen üblich, müssen es aber nicht sein. Das Einbeziehen potenzieller Probleme in die Planung ist einfach, wenn Ihr Team frühzeitig alle Beteiligten mit einbindet, Risiken im Vorfeld bewertet und einen Prozess zur Handhabung von Problemen bereitstellt, falls diese auftreten.
Kommunizieren Sie deutlich und oft
Mit einem kleinen und verteilten Team ist die Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren der World Press Photo Foundation für die erfolgreiche Organisation von Events. „Unser Team ist fest entschlossen, mit jedem klar und deutlich zu kommunizieren”, sagt Suzan. Um das zu gewährleisten, sind sie auf verschiedene Tools angewiesen, die von den Beteiligten abhängen – E-Mail, Slack, Telefonkonferenzen und natürlich Asana. Asana-Aufgaben enthalten detaillierte Notizen, die sonst im Durcheinander verloren gehen könnten.
Unabhängig davon, ob Sie mit Ihrem direkten Team oder mit einem externen Anbieter oder Partner kommunizieren, ist es von entscheidender Bedeutung, die wichtigsten Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Es ist wichtig, ein Intervall zur regelmäßigen Kommunikation festzulegen (ohne dass eine unmittelbare Notwendigkeit besteht), sei es ein wöchentlicher Anruf oder ein vierteljährliches Status-Update. Für eine schnelle, unmittelbare Kommunikation, sollten Sie Richtlinien für das beste Medium zur Teamkommunikation festlegen, so dass alle auf der gleichen Wellenlänge sind.
Wenn das Team der World Press Photo Foundation im Büro ist, können sie sich einfach umdrehen und miteinander sprechen, aber sie wissen, wenn jemand auf Reisen ist, müssen sie Telefonate für regelmäßige Status-Updates einplanen. Finden Sie einen Weg der Kommunikation, der für Ihr Team funktioniert, und die notwendigen Schritte zur Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung werden sich wie ein Spaziergang im Park anfühlen!
Führen Sie, nach dem Event, immer eine Nachbesprechung durch
Schließlich setzen Suzan und ihr Team auf die Nachbesprechung als weiteren Schlüssel zum Erfolg ihrer Veranstaltungen. Ihr Team bespricht mit den Partnern, wie die Ausstellung und Veranstaltungen für sie gelaufen sind und was ihr Team besser machen könnte. Sie halten auch eine interne Team-Nachbesprechung darüber ab, wie viele Besucher erschienen sind, welche Pressereaktionen die Ausstellungen erhalten haben und wie sie ihre Veranstaltungen weiterentwickeln können.
Wenn Sie nicht wegen kleinen Details ins Schwitzen kommen, können Sie sich darauf konzentrieren, Veranstaltungen auf die Beine zu stellen, die Ihren Teilnehmern das bestmögliche Erlebnis bieten.
Manchmal decken Nachbesprechungen bisher unbekannte Probleme oder notwendige Maßnahmen auf, die für künftige Events aktiv in Angriff genommen werden können, wie z. B. die Notwendigkeit, spezifische Zollpapiere auszufüllen. Das Team kann dann eine neue Aufgabe zur Asana-Vorlage hinzufügen, um sicherzustellen, dass bei zukünftigen Events daran gedacht wird. Nachbesprechungen nach einem Event sind für Ihr Team entscheidend, um qualitativ hochwertige und spannende Events zu organisieren. Durch die Überprüfung dessen, was gut gelaufen ist, was besser laufen könnte und neuer Ideen, die möglicherweise entstanden sind, erhält Ihr Team die Möglichkeit, Ihre Veranstaltungen ständig weiterzuentwickeln, so dass Besucher immer wieder aufs Neue begeistert sind.
Organisieren Sie großartige Events
Wenn Sie nicht wegen kleinen Details ins Schwitzen kommen, können Sie sich darauf konzentrieren, Veranstaltungen auf die Beine zu stellen, die Ihren Teilnehmern das bestmögliche Erlebnis bieten. Durch einen optimierten Prozess, konnte sich die World Press Photo Foundation auf die Weiterentwicklung ihrer Veranstaltungen konzentrieren.
So haben sie jetzt, zusätzlich zu ihrem jährlichen Fotowettbewerb, jährlich einen Wettbewerb zum digitalen „Storytelling” ausgeschrieben, der für die Wanderausstellung mit noch mehr Inhalt sorgt. Auch mit der Entwicklung des visuellen Journalismus konnten sie mithalten: Einer ihrer Gewinner aus dem Jahr 2015 fotografierte das Foto mit dem Smartphone.
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Bildnachweis: Evert Elzinga und Werry Crone
