Marketing auf globaler Ebene: Basware’s Best-Practices für die Verwendung von Asana
Es ist kein Geheimnis, dass Marketing entscheidend für die Verkaufszahlen ist. Für Basware – ein finnisches Softwareunternehmen, das Zahlungslösungen, E-Rechnungen und andere Finanzdienstleistungen anbietet – erfolgt das Marketing auf globaler Ebene und steigert den Verkauf durch Kampagnen, die die Nachfrage erhöhen, und mehr.
Christian Weisbrodt ist für das internationale Marketing bei Basware zuständig. Christian leitet ein globales Marketing-Team und beaufsichtigt die Marketingaktivitäten von Basware in Skandinavien, Deutschland, Benelux, Frankreich und den Regionen Australien und APAC. Er konzentriert sich auf Field-Marketing, um die Markenbekanntheit zu steigern und Leads für das Vertriebsteam mit Vertriebs-Pipelines zu generieren, indem er digitale Nachfragegenerierung, Account-based Marketing, Events und integrierte Marketingkampagnen einsetzt. Um ihre gesamte Arbeit zu koordinieren, verlassen sie sich auf Asana, damit jeder weiß, wer was bis wann erledigt – und das über viele Zeitzonen und Grenzen hinweg. Lesen Sie weiter, um mehr über ihre Best-Practices zu erfahren und wie auch Sie Ihr Team zum Erfolg führen können.
Ein globales Team
Basware ist weltweit tätig und organisiert das Marketing rundum auf globaler Basis. Der Hauptsitz befindet sich in Finnland und einige zentrale Marketingfunktionen befinden sich in Großbritannien und den USA. Christian hat seinen Sitz in München und sein Team ist über die ganze Welt verteilt. Diese Verteilung bietet zwar eine große internationale Reichweite, bedeutet aber auch, dass sie alles über Zeitzonen und Grenzen hinweg koordinieren müssen, wobei sich die Arbeitstage oft nur wenige Stunden überschneiden. Während der Zusammenarbeit mit Personen auf der ganzen Welt erkannte das Team von Christian schnell, dass sie einen zentralen Ort brauchen, an dem sie alles online organisieren können, weil sie nicht alle gleichzeitig am selben Ort sein können.
In der Vergangenheit hätte sich Christian, was die Kommunikation betrifft, auf E-Mails verlassen und für die Speicherung von Dateien SharePoint verwendet. Aber er erkannte, dass diese Lösung nicht die Transparenz bot, die sein Team benötigte. Transparenz ist entscheidend für ihren Erfolg, denn für jeden Einzelnen ist es maßgeblich von Vorteil, das große Ganze zu sehen. Mit Transparenz erkennen die Teammitglieder, wie ihre Arbeit zu größeren Vorhaben beiträgt, sind über die Verantwortlichkeiten eines jeden Einzelnen informiert und das Management kann den Fortschritt verfolgen. Deshalb wandte sich Christian an Asana, um Transparenz für sein Team zu schaffen und die Zusammenarbeit im Bereich Marketing zu verbessern.
Der Schlüssel zum Erfolg mit Asana: Best-Practices
Das Erfolgsgeheimnis im Umgang mit Asana für Transparenz und optimale Koordination, war die Etablierung eines „Governance-Modells” an Best-Practices, wie Christian es nennt. Dies ist eine Reihe von Richtlinien, Erwartungen und Standards, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied Asana auf die gleiche Weise verwendet. Hier sind einige ihrer wichtigsten Best-Practices:
Aufgaben zuweisen: Die Erstellung von Arbeitsvorgängen, die anderen zugewiesen werden, kann sich zunächst etwas ungewohnt anfühlen. Also legen Christian und sein Team gemeinsam fest, was angemessen ist. Aufgaben zu erstellen, sie anderen zuzuweisen und Fälligkeitsdaten hinzuzufügen, ist eine Standardprozedur für alle. Teammitglieder müssen sich nicht im Vorhinein abstimmen, bevor sie sich gegenseitig Arbeit zuweisen, sondern können die Arbeit durch Kommentare zur Aufgabe besprechen.
Kontext bereitstellen: Das Erstellen von Projekten und Aufgaben kann für Transparenz und gute Koordination sorgen, aber ohne weiteren Kontext kann die Arbeit schnell verwirren. Um dies zu lösen, legten Christian und sein Team fest, dass zu jedem erstellten Projekt eine Beschreibung hinzuzufügen ist, damit jeder Teamkollege das Ziel des Projekts versteht und weitere Hintergrundinformationen erhält. So hat jeder die Informationen zur Hand, die zum Erledigen der Arbeit erforderlich sind, ohne den Projektersteller fragen zu müssen.
Kontinuierliches Aufräumen: Ein Teil von Baswares Erfolg bei der Verwendung von Asana beruht auf dem Engagement, es stets aufgeräumt zu halten. Christian und sein Team durchsuchen vierteljährlich ihre Asana-Projekte, um Aufgaben und Projekte zu entfernen oder zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist.
Kommunikation darüber, woran gerade gearbeitet wird: Eines der Probleme, mit denen Christian’s Team in der Vergangenheit konfrontiert war, war die Suche nach der richtigen Information in ihren E-Mail-Postfächern. Ein wichtiger Teil ihres „Governance-Modells” war die Vereinbarung, die Kommunikation über ein Projekt innerhalb von Asana zu belassen. Wenn Teammitglieder ein Update oder eine Frage zu einem Projekt oder einer Aufgabe haben, teilen sie es über Asana mit. Die 3-Personen-Regel: Sein Team folgt der Regel, dass, wenn ein Projekt oder eine Aufgabe mehr als drei Personen erfordert, es zu Asana hinzugefügt werden sollte.
Sie haben auch einen Standardprozess geschaffen, so dass alle Arbeitsvorgänge nach dem gleichen Schema ablaufen, unabhängig davon, für welches Projekt sie bestimmt sind. Bei Arbeitsbeginn erstellt der Projektleiter ein Projekt mit einer Beschreibung in Asana und fügt die bekannten Aufgaben vorab hinzu. Im weiteren Verlauf des Projekts können von allen weitere Aufgaben oder Unteraufgaben hinzugefügt werden, falls dies erforderlich sein sollte. Jeder verlässt sich auf Vorlagen für Anfragen, die wiederholte Arbeitsabläufe vereinfachen, wie z.B. die Anfrage nach einer neuen Landingpage oder eines neuen Designs.
Die Vorteile von Best-Practices
Christian’s Team hat seit der Implementierung seiner Asana Best-Practices viele Vorteile gesehen: Koordination, Klarheit, Transparenz und Schnelligkeit. Da sie ein verteiltes Team sind und sich stark auf Asana verlassen, um alle laufenden Vorgänge einer Kampagne auf Kurs zu halten, können sie jetzt jedes Teammitglied koordinieren, egal wo sich die Person auf der Welt befindet. „Für jeden Einzelnen, auch wenn er nur für einen Teil eines Projekts verantwortlich ist, ist es wichtig, dass er Klarheit darüber hat, wie das übergeordnete Projekt aussieht, und Asana verschafft uns diese Klarheit”, erklärt Christian.
Für den Rest des Teams – insbesondere für ein global verteiltes Team – ist es von unschätzbarem Wert zu wissen, wer bis wann wofür verantwortlich ist”. Mit Asana ist nicht nur den Beteiligten klar, was gerade geschieht, sondern auch Nichtbeteiligte können überblicken, was vor sich geht, wie z.B. Führungskräfte oder andere Teams, die nach Marketing-Informationen suchen. „In der Vergangenheit kam Transparenz dadurch zustande, dass man jemandem eine E-Mail schickte, um ihn zu fragen, ob er an etwas arbeitet”, erklärt Christian. „Jetzt können wir einfach in Asana nachsehen”, sagt er. Christian ist nun auch in der Lage, neue Kollegen schneller in sein Team einzubinden, da der Einführungsprozess als Vorlage existiert. Das spart ihnen Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und hilft ihnen letztendlich, ihre Ziele schneller zu erreichen. Mit mehr Klarheit und besserer Koordination ist sein Team einfach effektiver.
