Portfolios: Das Kontrollzentrum für Ihre wichtigsten Vorhaben

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Anfang des Jahres haben wir unsere Vision für die Zukunft von Asana vorgestellt. Asana soll Ihrem Unternehmen dabei helfen, schnell zu agieren und anpassungsfähig zu sein, so dass Sie mehr Zeit für die Arbeit haben, die wirklich wichtig ist. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit Koordination und konzentriert sich mehr Zeit auf die Arbeit, die Ergebnisse bringt. Alle Mitarbeiter haben Klarheit über die Ziele des Teams, den Plan, um diese zu erreichen, und darüber, wer für die einzelnen Arbeitsvorgänge verantwortlich ist.

Heute freuen wir uns, dass wir Ihnen die nächste Reihe von Funktionen vorstellen können, mit denen Ihr Unternehmen dieser Vision näher kommt, angefangen mit Portfolios.

Behalten Sie mit Portfolios in Asana den Überblick über die Vorhaben in Ihrem Unternehmen

Mit Portfolios in Asana können Sie an einem Ort den Fortschritt Ihrer Unternehmensziele und wichtige Vorhaben überwachen. Sie sind das Kontrollzentrum für alles, was Sie in Ihrem Unternehmen im Blick behalten möchten – von der Strategie bis zur Ausführung. Portfolios bauen auf Aufgaben und Projekte auf, den grundlegenden Bausteinen von Asana. Damit ist klar, wer für jeden Arbeitsvorgang verantwortlich ist, bis wann dieser zu erledigen ist und wie er sich auf die strategischen Ziele auswirkt.

Organisieren Sie Ihre Vorhaben an einem Ort

Das Aufstellen und Erreichen von Unternehmenszielen ist von entscheidender Bedeutung. Für viele Teams ist jedoch nicht erkennbar, wie sie vorankommen, weil die Arbeit nicht am selben Ort wie die Strategie nachverfolgt wird. Dadurch planen Sie Vorhaben, ohne die Möglichkeit, deren Status zu verfolgen. Mit Portfolios können Sie die Fortschritte in Bezug auf diese Ziele in Echtzeit überwachen und somit die Arbeit auf Kurs halten.

Ihre Portfolios können Sie so organisieren wie es für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Erstellen Sie ein Portfolio für Unternehmensziele, Teamvorhaben oder Kampagnen. Fügen Sie dann benutzerdefinierte Felder für die Phase, das Budget oder andere teamspezifische Daten hinzu. Sie können dann die Projekte in Ihrem Portfolio so sortieren und anzeigen lassen, wie Sie es brauchen.

„Wir können an einem Ort alle Arbeitsvorgänge im Blick behalten und haben somit mehr Zeit, um kreativ zu sein.“ – Sarah Wormser, Creative Project Manager, Classpass

Überwachung der Fortschritte in Echtzeit

Wenn Sie in Echtzeit Einblick in die Arbeitsabläufe erhalten, können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor Ihre Projekte entgleisen. Anstelle von Statusberichten, die Sie manuell aus verschiedenen Informationsquellen mühselig erstellen müssen, die schnell wieder veraltet sind und Ihnen keine fundierten Information zur Anpassung Ihrer Pläne liefern, gewähren Ihnen Portfolios einen konstanten Einblick in die Geschehnisse. Mollie Ramage, Senior Director of Finance and Continuous Improvement bei AB-inBev, muss den Überblick über 70 Brauereien von Craft-Bier in den USA behalten. Von Portfolios wird sie anhand einer Heatmap mit Informationen darüber versorgt, wie es in jeder Brauerei läuft. Dadurch weiß sie, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten muss. Sie kann diese Projekte dann nach Status sortieren und den Fokus auf die Projekte richten, die nicht ganz nach Plan verlaufen. Das Team am Hauptstandort kann also bei Bedarf einspringen und helfen.

„Portfolios gewähren mir einen schnellen Überblick über alle Projekte, die ich betreue (mehr als 70!). Dadurch bin ich jetzt über den Status der Projekte informiert und kann alles schnell auf höchster Ebene überprüfen. Sie haben meine PowerPoint-Folien ersetzt und sind sehr viel effizienter!“- Mollie Ramage, Ab Inbev

Teilen Sie Portfolios mit Ihrem Team, damit alle auf dem neuesten Stand sind

Ihre Teamkollegen und Teamleiter wollen wissen, wie die Arbeit vorankommt, und Sie möchten sicherstellen, dass alle Vorgänge effizient voranschreiten. Mit Portfolios können Sie das manuelle Suchen, Nachverfolgen und Zusammenfügen von Informationen und Status-Updates hinter sich lassen. Stattdessen haben Sie mehr Zeit für Ihre Arbeit. Egal, ob Sie bei der wöchentlichen Teambesprechung das Portfolio für Ihre Marketingkampagne durchgehen oder das Portfolio mit den Vorhaben Ihres Teams der Geschäftsführung bereitstellen, alle wissen in Echtzeit, wie es mit der Arbeit voran geht, was mehr Aufmerksamkeit benötigt und bei welchen Plänen es Änderungen gibt.

„Portfolios haben unsere Arbeit grundlegend gewandelt. Sie bieten genau das, was unsere Direktoren und VPs brauchen, um einen Überblick über alle unsere Teamprojekte zu bekommen. Zusätzlich zum Teilen von Portfolios mit unserem Führungsteam, wodurch wir es stets auf dem Laufenden halten, nutzen wir Portfolios in unseren Statusbesprechnungen, damit unser Team gleichermaßen informiert ist. Das wirkt Wunder.“ – Fortune 100 Finanzdienstleistungsunternehmen

So werden Portfolios verwendet

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie Portfolios noch heute nutzen können:

Unternehmensziele: Verfolgen Sie Ihre Ziele in einem Portfolio und halten Sie Ihr gesamtes Unternehmen bezüglich des Fortschritts auf dem Laufenden. Fügen Sie die Projekte hinzu, an denen bereits gearbeitet wird. Somit können alle sehen, was gut läuft und wo mehr Aufmerksamkeit nötig ist. Fügen Sie dann benutzerdefinierte Felder für die verantwortliche Abteilung und die Projektpriorität hinzu, so dass Sie sortieren und erkennen können, an welcher Stelle mehr Ressourcen benötigt werden.

Produkteinführungen: Die Markteinführung neuer Produkte erfordert die Koordination und Zusammenarbeit vieler verschiedener Funktionen. Jedes Team arbeitet wahrscheinlich in seinem eigenen Projekt daran, aber der Erfolg der Markteinführung hängt davon ab, dass jeder seine Aufgabe erfüllt. Bei einer Markteinführung, fügen Sie einem Portfolio die Projekte der einzelnen Teams hinzu, damit den Bereichen Marketing, Vertrieb, Produkt, Technik und Kundenservice eine einzige maßgebliche Quelle zur Verfügung steht, die den Fortschritt anzeigt. Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für die Phase ein, mit Werten wie Startbereit, in Arbeit oder Genehmigt, damit Sie wissen, wie der Stand ist.

Teamvorhaben: Halten Sie das ganze Team auf dem Laufenden und sorgen Sie für zielgerichtete Arbeit, indem Sie ein Portfolio für Ihre Projekte erstellen, die Priorität haben. Anstatt eine Präsentation für die Geschäftsführung oder zur Orientierung für Ihre nächste Teambesprechung zu erstellen, zeigen Sie einfach Ihr Portfolio, um zu sehen welche Projekte planmäßig laufen, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist und wo Sie Pläne anpassen müssen.

Workload (demnächst verfügbar)

Ab Anfang 2019 können Sie auch das Arbeitspensum Ihres Team in Asana verwalten. Wir haben das herkömmliche Ressourcenmanagement neu konzipiert, mit dem Fokus auf Mitarbeiter, damit Sie den Zeitplan und die Kapazitäten Ihres Teams planen und optimieren und so sicherzustellen können, dass die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten. Im Gegensatz zu den üblichen Ansätzen, die manuell sind und ein anderes Tool benötigen, das nicht mit Ihrer Arbeit verbunden ist, berücksichtigt Workload die bereits geleistete Arbeit und erkennt die individuellen Fähigkeiten und Zeitpläne der Teammitglieder. Dadurch können Sie bei Änderungen der Projektpläne ganz einfach die Ressourcen neu zuweisen.

Portfolios und Workload sind in Asana Business verfügbar

Heute sind Portfolios in einem neuen Plan verfügbar, Asana Business. Der Businessplan wurde als Ihre zentrale Schaltstelle konzipiert, für Arbeiten, die in mehreren Projekten, Teams und sogar in Ihrem gesamten Unternehmen erledigt werden. Mit seiner Hilfe wissen Sie in Echtzeit, wo Ihr Unternehmen steht, so dass Sie schneller fundierte Entscheidungen treffen können. Workload steht auch in Asana Business zur Verfügung, sobald es ab Anfang 2019 erhältlich ist.

Wir sind gespannt auf all das Großartige, das Ihr Team mit Portfolios erreichen wird. Um mehr zu erfahren, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam.