Apresentando os Portfólios: o controle de missão para as iniciativas mais importantes

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Durante este ano compartilhamos a nossa visão para o futuro da Asana, um que ajudará a sua organização a avançar rapidamente e se adaptar às mudanças para ter mais tempo para o trabalho que realmente importa. Sua equipe passará menos tempo em esforços de coordenação e mais tempo focada no trabalho que traz resultados. Todos terão clareza sobre os objetivos da equipe, o plano para atingi-los, e quem é responsável por cada parte do trabalho.

Hoje temos o prazer de anunciar a próxima suíte de recursos que vão ajudar a sua organização a chegar mais perto dessa visão, começando pelos Portfólios.

Monitore as diversas iniciativas da sua empresa com os Portfólios da Asana

Com os Portfólios na Asana você pode monitorar o progresso dos objetivos e as iniciativas importantes da sua empresa em um único lugar. É o controle de missão para tudo o que precisa ser monitorado na empresa, da estratégia à execução. Os Portfólios desenvolvem-se a partir das listas e dos projetos, que são as bases da Asana, e por isso torna-se claro quem está responsável por cada etapa do trabalho, quando deve estar pronto, e como contribui para os objetivos estratégicos.

Organize as suas iniciativas em um só lugar

É fundamental criar e alcançar objetivos na empresa, mas para muitas equipes não há uma forma simples de acompanhar o seu progresso, uma vez que os trabalhos não são monitorados no mesmo lugar onde se faz o acompanhamento das estratégias. Você criava as iniciativas, mas não conseguia ficar a par do seu andamento. Com os Portfólios, você agora monitora o progresso rumo aos objetivos em tempo real e mantém os trabalhos na direção certa.

Você pode organizar os portfólios da maneira que fizer mais sentido para você, sua equipe e para a organização. Crie um portfólio para os objetivos da empresa, iniciativas da equipe ou campanhas, e adicione campos personalizados para o estágio atual, orçamento e quaisquer outras informações específicas para a sua equipe. Com isso é possível visualizar e ordenar os projetos dentro do portfólio da maneira que for necessário.

“Podemos acompanhar cada parte do trabalho em um só lugar, e ter mais tempo para focar na nossa criatividade.” – Sarah Wormser, Gerente de Projetos Criativos, Classpass

Monitore o progresso em tempo real

Quando você conta com visibilidade em tempo real sobre o progresso dos trabalhos, pode identificar e solucionar problemas antes que eles desencaminhem as suas iniciativas. Em vez de juntar manualmente os relatórios de status, um processo moroso que, além de ficar rapidamente obsoleto, não lhe permitir reajustar os planos, utilize os Portfólios e obtenha insights constantes e atuais. Mollie Ramage, diretora sênior de finanças e aperfeiçoamento contínuo na AB-inBev, precisa monitorar a experiência em mais de 70 cervejarias artesanais espalhadas pelos Estados Unidos. Os Portfólios lhe proporcionam um gráfico do desempenho de cada cervejaria, e com isso determina onde deve dedicar a sua atenção. Ela pode então ordenar esses projetos por status e aprofundar-se nos projetos específicos que estão atrasados, para que a equipe na sede da empresa possa intervir e ajudar onde for necessário.

“Os Portfólios me dão uma rápida visão geral dos projetos que supervisiono (e que são mais de 70!). Posso agora ficar a par do status dos projetos e revisar as coisas rapidamente num nível acima. Eles substituíram as minhas apresentações do PowerPoint e são muito mais eficientes!” – Mollie Ramage, Ab-Inbev

Compartilhe os Portfólios para manter sua equipe atualizada

Seus colegas de equipe e supervisores querem saber como o trabalho está avançando, e você quer se certificar de que todas as partes progridem de forma eficiente. Com os Portfólios você pode eliminar o trabalho manual de procurar, monitorar e juntar as informações e atualizações sobre os status, dedicando mais tempo a fazer o seu trabalho. Quer você aborde o portfólio da campanha de marketing na reunião semanal da equipe ou compartilhe o portfólio das iniciativas com seus supervisores, todos sabem como o trabalho evolui, o que requer mais atenção, e as mudanças de planos acontecem em tempo real.

“Os Portfólios foram um divisor de águas para nós. São exatamente o que nossos diretores e vice-presidentes precisam para ter uma visão geral de todos os projetos das nossas equipes. Além de manter nossa equipe executiva em dia compartilhando os Portfólios, nós os usamos nas reuniões de atualização para manter a equipe sincronizada. É mágico.” – Empresa de serviços financeiros da Fortune 100

Como usar os Portfólios

Aqui estão algumas formas como você pode começar já a usar os Portfólios:

Objetivos da empresa: monitore seus objetivos através de um Portfólio e deixe toda a empresa a par do progresso. Adicione os projetos onde o trabalho já acontece para que todos entendam o que vai bem e o que requer mais atenção. Em seguida, adicione campos personalizados para o departamento responsável e a prioridade do projeto, para poder ordenar e compreender onde é necessário alocar mais recursos.

Lançamentos de produtos: os lançamentos de novos produtos requerem uma intrincada coordenação e colaboração interfuncionais. Cada equipe normalmente trabalha em projetos próprios, mas o sucesso do lançamento depende de todos concluírem sua parte. Adicione os projetos de cada equipe que contribuem para o lançamento a um Portfólio para que as operações de marketing, vendas, produto, engenharia e cliente contem com uma única fonte de informação e estejam sempre a par do progresso. Adicione um campo personalizado para monitorar o estágio com valores como ‘pronto para começar’, ’em andamento’, ou ‘aprovado’, e saiba em que ponto está o trabalho a cada momento.

Iniciativas da equipe: mantenha toda a equipe em dia e focada criando um portfólio para os projetos de maior prioridade. Em vez de montar uma apresentação para os executivos ou a repassar na próxima reunião da equipe, simplesmente abra o portfólio para ver os projetos que estão em dia, os que requerem mais atenção, e onde é necessário fazer reajustes aos planos.

Volume de trabalho (em breve)

A partir do início de 2019 você poderá também gerenciar o volume de trabalho da sua equipe diretamente na Asana. Repensamos o gerenciamento tradicional de recursos para focar nas pessoas, e com isso lhe permitir planejar e otimizar a agenda e a alocação de trabalho da sua equipe e se assegurar de que as pessoas certas trabalham nos projetos certos. Ao contrário das abordagens tradicionais manuais que requerem o uso de ferramentas que não estão conectadas ao seu trabalho, o Volume de trabalho baseia-se no trabalho que já está sendo feito e reconhece a disponibilidade e o conjunto de habilidades únicos de cada membro de equipe, permitindo a você realocar os recursos com facilidade à medida que os planos para o projeto passam por mudanças.

Os Portfólios e o Volume de trabalho estão disponíveis na Asana Business

Hoje, os Portfólios estão disponíveis num novo plano, Asana Business. O plano Business foi projetado para ser o seu controle de missão para os trabalhos que ocorrem em múltiplos projetos, equipes e até por toda a empresa. Ele ajudará a saber onde o trabalho se encontra a cada momento e em tempo real, para que você possa tomar decisões bem fundamentadas com mais rapidez. O Volume de trabalho também estará disponível no plano Asana Business quando for lançado, no início de 2019.

Estamos entusiasmados para ver as novas conquistas da sua equipe com os Portfólios. Para saber mais, fale com nossa equipe de vendas.