Como a World Press Photo produz uma exposição itinerante por 45 países #comAsana

Imagine esta cena: você caminha por um espaço onde vê fotografias de crianças em zonas afetadas pela guerra, a prisão mais superlotada das Filipinas, uma tartaruga emaranhada numa rede de pesca abandonada, ou um jogador de tênis mergulhando para dar um golpe de direita. Talvez você esteja num museu local, festival, ou praça de exposições.

Permita-nos enquadrar um pouco mais cena. O que você observa é uma coleção de fotografias premiadas que apresenta os melhores trabalhos de repórteres e narradores visuais de diversas partes do mundo. Esta amostra é produzida pela World Press Photo Foundation, e quatro milhões de pessoas a verão em mais de cem cidades ainda este ano.

Para a World Press Photo Foundation, “liberdade de expressão, liberdade de opinião e liberdade de imprensa são indispensáveis. Um jornalismo com boa qualidade visual é essencial para a reportagem precisa e independente que torna possíveis estas liberdades.” Sua missão é desenvolver e promover o trabalho de repórteres e narradores visuais. Realiza um número de atividades que vão de concursos anuais de fotografia a festivais e, é claro, à exposição itinerante, que apresenta os vencedores do concurso.

“A Asana é uma grande ajuda para nos assegurarmos de que nenhum detalhe ficará esquecido. Até mesmos os passos menos importantes do nosso processo estão na Asana: pequenos detalhes são a chave para um evento bem sucedido.”

A maneira como conseguem fazer tudo isso é bastante impressionante. Apresentam os resultados com uma equipe de apenas 26 pessoas, sediada em Amsterdã, mas que viaja com frequência. Ao trabalhar com cerca de 80 organizações parceiras ao redor do mundo, produzem a exposição itinerante anual e os eventos relacionados, como as aberturas e cerimônias de premiação. Realizar tudo isso, no entanto, envolve muitos participantes, detalhes e fusos horários diferentes.

Por ser uma equipe pequena, a World Press Photo Foundation conta com várias práticas essenciais para produzir os melhores eventos possíveis. Falamos com Suzan van den Berg, coordenadora de exposições, para ouvir uma opinião especializada de como conseguem obter sucesso todas as vezes.

Foco na experiência do convidado

Com múltiplas exposições ao redor do mundo que recebem a visita de milhões de pessoas, é crucial para a World Press Photo Foundation oferecer uma experiência excepcional a todos os visitantes. Para isso, trabalham em estreita colaboração com parceiros para a escolha dos locais mais cativantes, e contam com comunicações regulares para resolver detalhes como layout e fluxo dos participantes.

Pensar nos seus eventos do ponto de vista dos convidados é um excelente primeiro passo para criar uma experiência que deixará uma impressão duradoura. Algumas das boas perguntas a se fazer incluem:

• Como queremos que sejam as primeiras impressões dos nossos convidados?
• Como os convidados vão interagir entre si durante o evento?
• Como podem os convidados partilhar suas experiências?
• Como está a disposição do evento?
• O que queremos que nossos usuários vejam, experimentem e aprendam durante o evento?

A World Press Photo Foundation concentra-se em responder a essas questões nos estágios iniciais de planejamento do seu processo de exposição. Preparam uma proposta de evento com até um ano de antecedência para apresentar aos seus parceiros. Então, trabalham com uma empresa de logística externa para avaliar os riscos e otimizar a experiência dos convidados. Todo esse processo, desde a preparação da disposição dos eventos e da lista de convidados até a reserva das viagens da equipe e verificação com as embaixadas locais, é tratado na Asana.

Este processo garante que a fundação oferece uma experiência de convidado envolvente. Afinal, sua missão é desenvolver e promover o trabalho dos jornalistas visuais, uma missão que não pode ser realizada se as pessoas não vêm o trabalho dos jornalistas.

Ter um cronograma de trabalho e segui-lo à risca

Com a experiência de convidados ideal em mente você pode partir para o planejamento do cronograma de trabalho. Este conduzirá tudo o que você faz levando até o evento, durante a sua realização, e nos dias que se sucedem. Para a World Press Photo Foundation isso envolve um modelo de projeto na Asana que consiste de quatro capítulos, como eles gostam de os chamar:

• Antes da exposição
• Durante a criação e abertura da exposição
• Quando os gerentes da exposição retornam ao escritório
• Depois que a exposição chega ao fim

Cada capítulo abrange um período específico do processo de planejamento do evento. Com um cronograma padrão já elaborado, eles se asseguram de que toda a equipe, a maior parte da qual está fora do escritório, sabe quem está encarregado de cada etapa, e quando deverá estar pronta. “A Asana é uma grande ajuda para nos assegurarmos de que nenhum detalhe ficará esquecido. Até mesmos os passos menos importantes do nosso processo estão na Asana: pequenos detalhes são a chave para um evento bem sucedido”, diz Suzan.

Também é importante que o seu cronograma de trabalho inclua não só o planejamento e execução dos eventos, mas também algum tempo para desembalar e preparar as coisas e cuidar dos imprevistos ao final. Aqui está um modelo de projeto e planejamento de eventos que poderá ser útil:

Preparar para os contratempos

Nenhum evento está livre de contratempos. Para a World Press Photo Foundation eles podem incluir lidar com leis de censura, viagens constantes, alfândegas e imigração, e trabalho com um grande número de colaboradores. O seu método para ficar à frente dos contratempos e resolvê-los com rapidez e eficiência é avaliar os riscos em detalhe com os colaboradores ao iniciar os trabalhos e comunicar com frequência durante o processo para que os problemas possam ser solucionados.

Os contratempos são comuns aos eventos, mas não precisam ser inevitáveis. Planejar-se para os potenciais problemas não é difícil quando a equipe envolve todos os participantes com tempo, avalia os riscos antecipadamente, e conta com processos para solução dos problemas quando estes surgirem.

Comunícate con frecuencia y claridad

Con un equipo pequeño y diseminado, la comunicación es una de las piezas más importantes de la fundación World Press Photo para lograr el éxito en la producción de eventos. “Nuestro equipo está comprometido con comunicarse de forma clara con todos, todo el tiempo”, dice Suzan. Para lograrlo, usan varias herramientas dependiendo de a quién se dirijan. Pueden ser emails, Slack, conferencias telefónicas y, por supuesto, Asana. Las tareas de Asana incluyen notas detalladas que de otro modo se perderían en la confusión.

Independientemente de que te comuniques con tu equipo inmediato o con un proveedor o socio externo, será crucial que todos estén en el mismo circuito. Es importante poder encontrar un ritmo en la comunicación (que no esté vinculado a la necesidad inmediata). Puede ser una llamada semanal o una actualización trimestral. Con el objetivo de alcanzar una comunicación más inmediata, define pautas para entender cuál es el mejor medio para comunicarse en el equipo y que todos estén en la misma sintonía.

Siempre haz una reunión de análisis posterior al evento

Finalmente, Suzan y su equipo decidieron hacer una reunión de análisis posterior como elemento clave para que sus eventos siguieran siendo exitosos. Su equipo conversa con los socios acerca de cómo resultaron la exhibición y los eventos para ellos y qué podría hacer el equipo para mejorarla. También hacen un análisis posterior con el propio equipo interno. Observan cuántos visitantes asistieron, la prensa que recibió la exhibición y cómo pueden hacer que los eventos sigan evolucionando.

Cuando no tienes que perder tiempo con pequeñeces, puedes centrarte en crear eventos con los que se brinde la mejor experiencia posible a los participantes.

A veces, en las reuniones de análisis posterior surgen problemas o medidas necesarias que antes se desconocían y que se pueden abordar de forma proactiva para los próximos eventos; como la necesidad de completar documentos específicos para la aduana. El equipo puede agregar una nueva tarea a su plantilla de Asana para asegurarse de que se tendrá en cuenta en futuros eventos.

Reunirse para hacer un análisis después de un evento es crucial para ayudar a que tu equipo produzca eventos de alta calidad y atractivos. Al revisar lo que salió bien, lo que podría haber salido mejor y las ideas nuevas que puedan surgir, tu equipo tendrá la oportunidad de seguir haciendo que tus eventos evolucionen para que los invitados se sientan felices una y otra vez.

Crea eventos estupendos

Cuando no tienes que perder tiempo con pequeñeces, puedes centrarte en crear eventos con los que se brinde la mejor experiencia posible a los participantes. Gracias a la sencillez del proceso, la fundación World Press Photo ha logrado centrarse en mejorar sus eventos.

Por ejemplo, ahora tienen un concurso anual de narración digital que se suma a la competencia anual de fotografía y aporta contenido más cautivante aun para la exhibición itinerante. También han logrado seguirle el ritmo a la evolución del periodismo visual: uno de los ganadores de 2015 tomó su fotografía con un teléfono inteligente.

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Fotos: Evert Elzinga y Werry Crone