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Einführung von Workload: Ihr Einblick in das Team-Arbeitspensum Ihrer Projekte

Lesen Sie diesen Artikel auf Englisch, Französisch, Portugiesisch, oder Spanisch.

Hinter jedem erfolgreichen Unternehmensvorhaben steht ein Team von Menschen. Sie sind diejenigen, die die täglichen Aufgaben ausführen, die Ihre Projekte voranbringen und es Ihrem Unternehmen ermöglichen, wichtige geschäftliche Ziele zu erreichen.

Um Ihr Team dabei zu unterstützen, Aufgaben schneller zu erledigen und sich auf die wichtigsten Arbeitsvorgänge zu konzentrieren, haben wir im letzten Jahr unsere Vision für die Zukunft von Asana vorgestellt. Im Herbst haben wir Portfolios in Asana Business als nächsten Schritt hin zu unserer Vision eingeführt. Heute freuen wir uns, Sie mit der Einführung von Workload noch einen Schritt weiter zu bringen.

Workload bietet Ihnen einen zentralen Überblick auf das Arbeitspensum Ihres Teams. Es erleichtert die Planung und ermöglicht eine ausgewogene Arbeitsbelastung, so dass niemand überlastet (oder unterlastet) ist. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass Ihre wichtigsten Projekte und Vorhaben rechtzeitig fertiggestellt werden. Mit Workload verlieren Sie Ihre wertvollste Ressource nie aus den Augen: Ihre Teammitglieder.

Erhalten Sie Einblicke in das Arbeitspensum Ihres Teams

Um zu verstehen, woran ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, verlassen sich die meisten Manager auf eine umfangreiche Kombination aus Tabellen, Dokumenten und persönlichen Meetings. Doch wenn sie genug Informationen gesammelt haben, um sich ein klares Bild von der Arbeitsbelastung aller Personen zu machen, sind die Informationen bereits veraltet.

In Asana erledigt Workload das für Sie. Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick darüber, wie alle Mitarbeiter Ihres Teams in Ihren Projekten eingeteilt sind. Auf diese Weise wissen Sie, wer woran arbeitet – an jedem Tag der Woche.

 

In einigen Fällen verwalten Sie Teammitglieder in verschiedenen Büros oder verlassen sich auf die Unterstützung von Personen, die nicht direkt an Sie Bericht erstatten. Ohne ein vollständiges Bild der Prioritäten aller Beteiligten ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter voneinander abgeschottet arbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein Portfolio von Projekten, dass verschiedene Büros und Partner, die unterschiedliche Aufgabenbereiche übernehmen, miteinander verbindet. Nutzen Sie Workload, um von einem zentralen Ort aus zu sehen, woran alle Beteiligten arbeiten, egal wo sie sich befinden.

“Unser Corporate Marketing-Team erhält jedes Jahr Tausende von Anfragen. Vor Workload gab es keine Möglichkeit, die gesamte Arbeit, die jeder Person zugewiesen wurde, an einem Ort zu sehen.”

Dawn Jensen, Senior Global Marketing Program Manager

Asana-Tipp: Mit Filtern können Sie die Auslastung nach Jobrollen anzeigen und Details von bestimmten Teammitgliedern einsehen.

Sorgen Sie für ein ausgewogenes Arbeitspensum, so dass Ihr Team keinen Burnout erleidet

Teammitglieder erbringen die beste Leistung, wenn sie genau die richtige Menge an Arbeit zugewiesen bekommen. Für Manager ist es eine der schwierigsten Aufgaben, sicherzustellen, dass niemand überlastet ist (was dazu führen kann, dass bestimmte Arbeitsvorgänge vergessen werden oder im schlimmsten Fall, dass Mitarbeiter unter Burnout leiden). Gleichzeitig müssen Sie aber auch dafür sorgen, dass niemand unterfordert ist (was zum Rückgang der Motivation führen kann).

Workload erleichtert die Arbeit durch eine visuelle Trendlinie. Anhand der Aufgabenzahl können Sie schnell feststellen, wer zu viel Arbeit (oder zu wenig) hat. Wenn Sie also feststellen, dass eines Ihrer Teammitglieder überlastet ist, können Sie überprüfen, wer in den kommenden Wochen und Monaten noch freie Zeit zur Verfügung hat. Aufgaben können dann einfach per Drag & Drop verschoben oder neu zugewiesen werden. Mit Workload erhalten Sie ein vollständiges Bild des Arbeitspensums Ihres Teams, so dass Sie fundierte Entscheidungen über die Neuverteilung von Aufgaben treffen können.

Asana-Tipp: Durch das Hinzufügen eines Start- und Enddatums zu jeder Aufgabe stellen Sie sicher, dass der Arbeitsaufwand in Workload angemessen eingeschätzt wird.

 

Die Aufgabenzahl ist eine Möglichkeit zur Messung der Teamkapazität, aber sie ist nicht die einzige. Jedes Team hat individuelle Bedürfnisse und bestimmt die Kapazität anhand verschiedener Kennzahlen. Aus diesem Grund freuen wir uns, dass unser Produktteam derzeit hart daran arbeitet, benutzerdefinierte Funktionen für den Aufwand in Workload zu integrieren. In Kürze können Sie so die beste Methode zur Messung der Kapazität Ihres Teams wählen, unabhängig davon, ob sie auf Stunden oder Punkten basiert. Wenn Ihr Team an zeitnahen Informationen interessiert ist, können Sie sich hier anmelden und wir werden Sie über die nächsten Schritte auf dem Laufenden halten.

“Mit Workload können wir nun das Arbeitspensum jedes einzelnen Designers auf einen Blick sehen. Dadurch wissen wir, wer in der Lage ist, neue Anfragen zu bearbeiten und wer überlastet ist. Wenn nötig, können wir dann Anpassungen vornehmen.”

Dawn Jensen, Senior Global Marketing Program Manager

Nutzungsmöglichkeiten von Workload

 

Unabhängig von der Funktion Ihres Teams ist Transparenz in Hinblick auf die Arbeit von Personen in Projekten und in Teams unerlässlich. Nur so können Sie Ihre Arbeit als Manager effektiv erledigen. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Teamleiter Workload nutzen können:

  • Produktion kreativer Inhalte: Nutzen Sie Workload als Anhaltspunkt für eingehende Projekte Ihres Teams, damit Sie Kapazitäten für neue Anfragen prüfen und die anstehende Arbeit planen können.
  • Marketing-Kampagnen: Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke darüber, wer an welcher Ihrer Top-Marketinginitiativen arbeitet. Auf diese Weise können Sie die herausragende Arbeit Ihres Teams zelebrieren und mit anderen teilen.
  • Geschäftsbetrieb: Schaffen Sie einen zentralen Ort für Projekte, die mehrere Arbeitsbereiche involvieren, und die die Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen. So können Sie sehen, ob Sie genügend Mitarbeiter für teamübergreifende Initiativen zur Verfügung haben.  

Für weitere Möglichkeiten der Verwendung von Workload schauen Sie bitte in unser Handbuch.

Beginnen Sie noch heute mit der Verwendung von Workload

Wenn Sie bereits ein Kunde von Asana Business sind, können Sie Workload zusammen mit Portfolios verwenden. Zusammen bieten Ihnen Workload und Portfolios eine Reihe von Funktionen zur Planung, Überwachung und Verwaltung von Arbeitsvorgängen all Ihrer Vorhaben und Teams. Dies unterstützt Sie beim gemeinsamen Erreichen Ihrer anspruchsvollen Ziele. Wenn Sie Asana Business nicht verwenden und mehr erfahren möchten, können Sie Asana Business kostenlos testen oder mit unserem Vertriebsteam sprechen.

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