Consejos de Asana: las 9 mejores prácticas para trabajar desde casa según nuestros clientes

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En este momento, los equipos de todo el mundo están aprendiendo a trabajar desde la casa. La transición puede ser un desafío, en particular si tu equipo nunca antes trabajó de forma remota. Independientemente de cuánta experiencia se tenga con el trabajo remoto, estamos aprendiendo —juntos— que lleva tiempo encontrar el ritmo y acostumbrarse a una rutina en esta nueva “normalidad”.

Pero no estás solo. Sin importar desde dónde trabajes, la colaboración y la conexión pueden ayudar a que tu equipo se mantenga al día en estos momentos.

Ese es el motivo por el cual nos comunicamos con 9 clientes de Asana, para saber cómo se mantienen organizados y conectados con su equipo. Abarcan desde las mejores prácticas en general a ejemplos específicos de Asana. Prueba los consejos que te damos a continuación para ayudar a que tu equipo trabaje desde cualquier lugar.

1. Alienta a tu equipo a que participe en una meditación guiada

Todos los miércoles, el equipo completo de 15Five participa en una meditación guiada. Esta práctica tiene una base científica, la meditación ha demostrado que reduce los niveles de cortisol y estrés, y también mejora el sistema inmune, lo cual es crítico en este momento. Además, en cuanto a la salud emocional, ayuda a regular las emociones. De este modo, los empleados de 15Five se empoderan para disminuir la ansiedad y la depresión. –Courtney Bigony, directora de Ciencias del Personal en 15Five

2. Comparte comentarios frente a frente mediante videollamada siempre que sea posible

Igual que como sucede en una oficina, habrá momentos en que necesites dar tu punto de vista a tus compañeros de equipo. Puede ser algo positivo, constructivo o cualquier otro tema. Prepara una videollamada para que todos puedan captar aun el sentido detrás de las palabras y no se trate solamente de leer en una pantalla. Si no es posible, el mejor canal que sigue es una llamada telefónica. Si necesitas hacerlo mediante chat o Asana, ponte en los zapatos del lector y piensa cómo recibirías tú los comentarios si los roles estuviesen invertidos. Intenta que los comentarios lleguen dentro de las 48 horas para que sean oportunos y que incluyan ejemplos para que sean constructivos. –Un equipo de Eat Your Coffee. Consulta su Guía sobre cómo trabajan de forma remota, para acceder a más consejos.

3. Establece una agenda de la reunión para mantener todo bajo control

Al igual que nadie quiere pasar dos horas sentado en una reunión presencial, nadie querrá participar en una videoconferencia de dos largas horas. Envía una agenda antes de la llamada para seguir durante la reunión. Reduce la lista de invitados solamente a quienes en realidad necesitan asistir y asegúrate de empezar y terminar a tiempo. Además, a menos que seas quien toma las notas, concentra toda tu atención en la reunión y en lo que allí se dice. Las videollamadas ayudan a mantener a todos los asistentes involucrados, incluso a pesar de que no participen de la conversación en algún momento en particular. Las llamadas son más efectivas y pueden ser más concisas y productivas cuando todos participan. –Casey Hanisko, presidenta, y Heather Kelly, gerenta sénior, de Adventure Travel Trade Association

4. Crea un cronograma centrado en torno al cuidado personal

Al trabajar desde la casa, puede resultar particularmente complicado definir los límites entre el horario laboral y el no laboral, ya que la “oficina” siempre está abierta. Una estrategia que me ha sido útil para adaptarme ha sido crear un cronograma diario que incluyera períodos bloqueados para dedicarme al cuidado personal. Ese cuidado personal puede incluir ejercicios físicos o una caminata, llamar a un amigo, cocinar o incluso, dormir una siesta. Mi período de cuidado personal incluye una o dos horas a la mañana temprano para ejercitar y una hora a la tardecita para relajarme. Solo saber que dispongo de ese tiempo, me ayuda a mantener la productividad durante las horas intermedias. –Julia Bersin, gerenta sénior de Marketing en Guru

5. Comparte una actualización de los estados de tus proyectos todos los viernes

Recomendamos que todos los encargados de proyectos activen la pestaña de progreso del proyecto para establecer un ‘Recordatorio para actualizar el estado todos los viernes’. Estas actualizaciones les permitirán a los ejecutivos poder dar seguimiento de lo que sucedió durante la semana previa en cada proyecto, y así poder ayudar a los compañeros de equipo a obtener las actualizaciones necesarias para que no tengan que contactar a un colega ni programar una reunión. –Jeana Abboud, directora de Comunicaciones, y Jessica Pramanik, gerenta de proyectos, en Social Factor

6. Sé específico con respecto a los vencimientos y horarios de entrega

Considera agregar una hora de entrega cuando les asignas vencimientos a tus compañeros de equipo. Cuando ingresan tareas urgentes una tras otra, definir una fecha de entrega puede que no sea suficiente. Usa el campo de hora de entrega para gestionar tu semana al detalle. –Kerry Hoffman, gerenta sénior de proyectos en ClassPass

7. Incluye enlaces en los campos personalizados que lleven a información relevante

Para trabajar con la máxima efectividad y de forma remota, confiamos en varios principios: la documentación constante, la automatización de las operaciones siempre que sea posible y, por supuesto, comunicar de más. Si usas otras herramientas para la gestión de la relación con los clientes o para el análisis de datos, usa la API de Asana para trasladar esa información a los campos personalizados dentro de las tareas de Asana.

Por ejemplo, usamos Asana para Gestión de Cuentas. De este modo, todas las conversaciones y actualizaciones sobre la gestión de las cuentas nuevas se mantienen dentro de los comentarios de las tareas, porque toda la información relevante y los puntos de conversación se han documentado dentro de la tarea de Asana. ¡No hace falta asistir constantemente a reuniones! –Evan Tan, jefe de Personal en Holistics Software

8. Usa un campo personalizado de estado para que todos puedan ver rápidamente en qué etapa se encuentran ciertas tareas específicas

Cuando tienes varios gerentes de proyectos, la personalización de los estados de las tareas ayuda a centrarse en lo que es específicamente relevante para cada persona en particular. Al crear opciones para el campo personalizado de “estado”, analízalo desde distintos ángulos y adáptalo realmente a lo que tu equipo necesite. Usamos el campo para que los gerentes de proyectos puedan crear informes de búsquedas avanzadas personalizadas y obtener resultados para sus clientes mucho más rápido sin tener que revisar sus bandejas de entrada ni la sección Mis tareas. –El equipo de Mad Had Maven

9. Conecta tus herramientas y automatiza los pasos donde sea posible

Cada vez que iniciamos un proyecto nuevo, prestamos particular atención a crear una infraestructura de Automatización que sea confiable, al conectar las herramientas de software como Asana, Zapier, Typeform y Slack, para minimizar la necesidad de acciones humanas en pasos rutinarios. Por ejemplo, cuando se envía un formulario de interés a nuestro sitio web, se convierte en una tarea de Asana que se asigna automáticamente a un compañero de equipo para que la revise y responda dentro de las 24 h siguientes. Además, todos los días recibimos una notificación de Slack con la cantidad de solicitudes de interés que llegaron el día anterior. Con esta automatización podemos procesar todas las solicitudes en cuestión de segundos, para que nuestro equipo tenga más tiempo para centrarse en lo más importante: desarrollar educación y recursos de excelencia para los profesionales administrativos modernos. –Nancy Chen-Salgado, cofundadora de OfficeNinjas

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