Asana ヒント: Asana のお客様が勧めるリモートワークのベストプラクティス 9 選
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今、世界中のチームがリモートワークの方法を模索しています。移行のプロセスは一筋縄ではいきません。これまで一度もリモートで働いたことがないチームにとってはなおさらでしょう。そして、リモートワークの経験がどんなに豊富でも、この新しい”日常”の中で、自分のペースを見つけ、ルーチンに慣れるためには時間が必要です。そのことを私たちは共に学びつつあるのです。
リモートで働いていても、あなたは独りぼっちではありません。どこにいても、コラボレーションを行い、チームとつながることで、こんな時代でもチームの仕事を順調に前に進めることができます。
そこで私たちは Asana のお客様 9 社にお願いして、仕事を整理し、チームとのつながりを維持し続けている方法を紹介していただきました。一般的なベストプラクティスから Asana の使い方のコツまで、リモートで働くチームをサポートするこれらのヒントをお試しください。
1. ガイド付き瞑想への参加をチームに呼びかける
毎週水曜日、15Five のチームは、全員でガイド付き瞑想に参加します。瞑想の実践は科学的根拠があり、血中のコルチゾール濃度を下げ、ストレスを軽減し、今一番大切な免疫を改善することがわかっています。そして、感情面の健康という点でも、感情のコントロールを助け、15Five の従業員の英気を養い、不安やうつ状態を軽くすることに役立っています。– Courtney Bigony 氏、15Five、ピープルサイエンス部ディレクター
2. できるだけビデオを利用し、顔を合わせてフィードバックを共有する
オフィスにいるときと同じように、チームメイトへのフィードバックが必要になることがあります。ポジティブなもの、建設的なもの、その間のどこかに位置するもの、どんなフィードバックもビデオコールで伝えましょう。そうすることで、ただ画面で文字を読むだけでなく、お互いに言葉に隠れたニュアンスをつかめます。これができない場合は、電話が次善の方法です。チャットや Asana を使ってフィードバックをする必要があるなら、読み手の気持ちになって、もし逆の立場なら、このフィードバックを自分はどう受け止めるか考えましょう。また、どんなフィードバックも 48 時間以内にするようにし、実例を加えてタイムリーかつ建設的なアドバイスをしてください。– Eat Your Coffee チーム。Eat Your Coffee のガイドで、チームのリモートワークの秘訣をもっとチェックしましょう。
3. 会議の議題を決めて、効率的に会議を行う
2 時間も会議室にい続けたい人がいないように、みんな 2 時間のカンファレンスコールになんて出たくないものです。コールの前にあらかじめ議題を送っておき、それに沿って話を進めましょう。招待リストはどうしても出席する必要がある人だけに絞り、開始と終了の時間を守ります。さらに、メモを取る_x007f_以外の作業はせず、会議での発言にしっかり耳を傾けてください。ビデオ電話は、発言者以外でも、出席者全員にしっかり参加してもらうために有効です。全員が真剣に参加すれば、電話会議は有効ですし、より簡潔で生産的になる場合もあります。– Casey Hanisko 氏、Adventure Travel Trade Association 社長 & Heather Kelly 氏、同シニアマネージャー
4. セルフケアを中心にスケジュールを作成する
リモートで働く場合、”オフィス”がいつもそこにあるため、仕事の時間とそれ以外の時間のけじめをつけるのが特に難しくなります。私が新しい環境に慣れるのに役立った方法が、毎日のスケジュールを組むときに、セルフケア、つまり自分をケアする時間をしっかり確保することです。自分のケアといっても、ワークアウトや散歩、友達との電話、料理、昼寝などいろいろ考えられます。私のセルフケアタイムは、ミーティングの関係で毎日少しずつ変わりますが、たいてい早朝の 1 ～ 2 時間をエクササイズにあてて、夜に 1 時間、リラックスする時間を取るようにしています。そういう時間があると知っているだけで、日中、生産的に仕事をすることに役立っています。– Julia Bersin 氏、Guru、シニアマーケティングマネージャー
5. 毎週金曜日にプロジェクトのステータス更新を共有する
プロジェクトオーナーの皆さんは、ぜひプロジェクトの「進捗」タブの設定を「毎週金曜日にステータスの更新を促す」に切り替えることをおすすめします。更新によって、各プロジェクトで前の週に何が進行していたのか、会社の経営幹部が全体像を追跡できますし、チームメイトも情報を共有できるため、同僚に確認したり、ミーティングを計画したりする必要が少なくなります。– Jeana Abboud 氏、Social Factor COO & Jessica Pramanik 氏、同プロジェクトマネージャー
6. 「締め切り時間」を使って締め切りをより具体的に
チームメイトに締め切りを設定する場合は「締め切り時間」を追加することを考えましょう。次々と「至急」のタスクが入ってくる場合、期日の設定だけでは不十分です。「締め切り時間」フィールドを使えば、1 週間を時間単位で管理しやすくなります。– Kerry Hoffman 氏、ClassPass、シニアプロジェクトマネージャー
7. カスタムフィールドに関連情報のリンクを入れる
リモートで働きながら生産性を最大化するために私たちが採用している原則は、継続的な記録の作成、可能な限り作業を自動化すること、そしてもちろんコミュニケーションを多めにとることです。CRM やデータ解析のツールなど、他のツールを使っているなら、Asana の API で、情報を Asana タスクのカスタムフィールドに読み込みましょう。
たとえば、私たちはアカウント管理のための Asana を使っていますが、関連情報と話し合うべきポイントをすべて Asana のタスクに記録してあるので、新規アカウント管理のディスカッションや更新をすべて、タスクのコメントで行えます。おかげで年中ミーティングをする必要がありません。– Evan Tan 氏、Holistics Software、スタッフチーフ
8. ステータスカスタムフィールドを使って、タスクの状況を全員がすばやく把握できるようにする
複数のプロジェクトマネージャーがいる場合、タスクのステータスをカスタマイズすると、何が誰にとって特に重要なのか、わかりやすくなります。「ステータス」カスタムフィールドのオプションを作成するときは、さまざまな角度から検討して、チームに合った形にカスタマイズするのが大切です。フィールドを使うことで、プロジェクトマネージャーがカスタムの高度な検索レポートを作成できるため、受信トレイやマイタスクを探し回る必要もなく、ずっとスピーディにクライアントに報告できるようになりました。– Mad Had Maven チーム
9. ツールをつなげ、できる限りステップを自動化する
新しいプロジェクトを開始するたびに、Asana や Zapier、Typeform、Slack などのソフトウェアツールをつなげて、信頼できる自動化インフラストラクチャをセットアップするように心がけ、ルーチンのステップに関わる手作業を最小限にするようにしています。たとえば、ウェブサイトから送信された引き合いのフォームは、Asana のタスクに変換されて、自動的にレビューを行うチームメイトに割り当てられ、24 時間以内に回答が送られます。また、チームは毎日、前日に受信した引き合いの数を知らせる Slack の通知を受け取ります。こうした自動化によって、すべてのリクエストを数秒で処理できるので、現代の事務職プロフェッショナルのためのパワフルな教育プログラムやリソース開発という、最も重要な仕事により多くの時間をかけられます。– Nancy Chen-Salgado 氏、OfficeNinjas、共同創立者
リモートワークのためのその他のリソース
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