6 pasos para reabrir tu negocio con Asana

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Después de semanas de trabajar desde casa, las empresas comienzan a pensar en cómo volver a abrir. Es posible que algunas compañías ya estén sondeando el terreno con unos pocos empleados en la oficina, otras pueden estar preparando un modelo distribuido que les funcione. Independientemente de cuál sea la política de reapertura de actividades de tu país, estado, ciudad o incluso del condado, la decisión sobre cuándo y cómo reabrir tu negocio es única para cada empresa. 

Ten en cuenta que la reapertura de tu negocio será un proceso gradual. Tendrás que tener en cuenta aspectos prácticos como, por ejemplo, cómo volver a abrir tu espacio físico para permitir el distanciamiento social. Es posible que debas crear procesos de gestión para mantener a los miembros de tu equipo comprometidos y conectados durante estos cambios. En algún punto, tendrás que tomar decisiones relativas a Recursos Humanos sobre cómo contratar e incorporar a los nuevos miembros del equipo. En última instancia, nadie puede decirte exactamente cómo reabrir tu negocio, pero te ofrecemos 6 pasos para ayudarte a volver a abrir de manera segura que podrás aplicar cuando estés listo.

1. Establece y comparte tus objetivos de reapertura

Además de seguir los lineamientos legales locales, cada empresa debe responder varias preguntas en el proceso de reapertura. ¿Cómo puedes reconfigurar tu espacio físico para alentar el distanciamiento social? ¿Quiénes serán los primeros en volver a trabajar a la oficina? ¿Qué adaptaciones, si es que hay que hacer alguna, puedes proporcionar a los padres que educan a sus hijos en casa? ¿Cómo puedes personalizar tu política de reapertura de manera que se adapte a las diferentes necesidades de los empleados? 

Para asegurarte de que tu equipo está totalmente equipado para responder estas preguntas, define tus objetivos de reapertura. Mientras te preparas para volver a abrir, determina quiénes serán los primeros en volver a trabajar en la oficina. Comparte qué políticas son opcionales y cuáles son obligatorias, y proporciona un espacio para que tus empleados hagan preguntas. En Asana, hemos creado un proyecto de preguntas y respuestas donde todos los empleados pueden dejar preguntas sobre el trabajo remoto y un representante del departamento de Recursos Humanos puede entrar y ayudarlos.

Además, asegúrate de considerar cómo incluir a todos los compañeros de equipo en tu plan de reapertura. La construcción de una comunidad inclusiva es clave en este momento, y para hacerlo debes comenzar por reconocer que algunos grupos pueden verse afectados de manera desproporcionada por el trabajo remoto y el entorno de reapertura. En particular, crea un espacio para que las minorías subrepresentadas, los padres y los miembros del equipo que se encuentren en diferentes zonas horarias puedan expresarse y se los escuche.

2. Antes de volver a abrir, comunica el plan

Antes de volver a abrir cualquier sector de tu negocio, asegúrate de mantener una comunicación frecuente y constante con tu equipo. El plan puede cambiar, y nadie está esperando que tengas todas las respuestas, pero si proporcionas la información con claridad esto ayudará a que tu equipo se mantenga comprometido e informado. Ya sea que tengas una reunión general en la que transmitas las actualizaciones, que las compartas por escrito en manuales de estrategias o que las comuniques mediante actualizaciones de estado, asegúrate de hacerlo en un formato que permita que tus empleados lo consulten con frecuencia. 

Estandariza la manera en que te comunicas, el lugar donde se almacenan dichas comunicaciones y la frecuencia con la que envías actualizaciones a tu equipo. Si creaste un plan de continuidad del negocio para aplicarlo durante el tiempo en que trabajaras de forma remota, también deberías considerar crear uno para tu regreso a la oficina. Determina con quién deben contactarse los empleados, cuáles son las políticas, qué recursos están a su disposición y más. Si el camino a seguir está despejado y comunicas cuál es ese camino de manera efectiva a tu equipo, se reducirá la confusión y esto permitirá que tu equipo haga el mejor trabajo posible, sin importar desde dónde trabajen.

3. Si es necesario, modifica tu espacio físico

Cuando vuelvas a abrir tu negocio, es posible que la forma en que solías organizar el espacio de escritorio o la manera en que creabas flujo físico en tu espacio de trabajo no coincida con las prácticas de distanciamiento social. Parte del proceso de reapertura puede incluir rediseñar el espacio de tu oficina para priorizar al máximo la salud y la seguridad. 

Planifica y realiza un seguimiento de cualquier cambio físico que tu empresa necesite realizar con la plantilla de solicitudes de instalaciones. En el mismo proyecto, también puedes usar campos personalizados para definir qué tareas tienen prioridad alta, media y baja. 

4. Empodera a tus empleados para que definan cuáles serán sus horarios de trabajo y las ubicaciones desde las que trabajarán

Durante el proceso de reapertura, algunos empleados trabajarán desde la oficina, algunos trabajarán desde casa y otros posiblemente trabajen desde diferentes lugares dependiendo del día de la semana. La gestión de empleados dispersos y que trabajan desde sus casas puede ser difícil, pero ciertas funciones, como los Ajustes de perfil, pueden ayudar a que tu equipo tenga claro dónde trabaja cada uno. 

En Asana, utilizamos la sección “Acerca de mí” que se encuentra en los Ajustes de perfil para precisar desde dónde estamos trabajando, a qué horas estamos en línea y cuál es la mejor manera de contactarnos. Para ir un paso más allá, anima a tu equipo a que use las funciones “Mostrarme como ausente” y “No molestar”. De esa manera, todos tienen claro y pueden ver cuáles son las ubicaciones y los horarios de trabajo de los compañeros de equipo. 

5. Trata a la reapertura como si fuera la reincorporación de tu equipo

El trabajo remoto y el proceso de reapertura tienen un aspecto positivo: es una experiencia compartida que puede unir a tu equipo. Sin embargo, para mejorar esta conexión entre los empleados, es más importante que nunca defender los valores y principios culturales de tu empresa. Ya sea que regreses al trabajo desde la oficina con todos tus empleados, que trabajes como un equipo mayormente distribuido o que estés desarrollando un modelo de ubicación híbrido, genera un espacio para que tu equipo se reconecte entre sí y con los valores de tu empresa. 

Una excelente manera de hacer esto es crear una lista de verificación de incorporación para gerentes y empleados que se utilizará a medida que los equipos vayan volviendo al trabajo. Para hacerlo, comienza con una lista de verificación de empleados nuevos tradicional, luego agrega elementos propios de la situación particular de reapertura, como horarios de almuerzo u oportunidades de Happy hour con distanciamiento social.

6. Gestiona prioridades cambiantes 

Durante la transición al trabajo remoto, en medio de la incertidumbre a la que se enfrentaban muchas empresas, los proyectos quedaron en segundo plano, se reorganizaron las prioridades y se aplazaron las tareas.

Es posible que tu equipo no esté listo para retomar el trabajo exactamente donde lo dejó, pero tampoco quieres perder el trabajo que estabas preparando antes de la pandemia. Con Asana, puedes quitar las fechas de entrega de una tarea sin perder el contexto, el responsable o los detalles dentro de dicha tarea. Luego, cuando estés listo para retomar el trabajo, todo lo que tienes que hacer es asignar una fecha de entrega. 

Para capturar, dar seguimiento y gestionar prioridades cambiantes, crea un Portafolios de todos los proyectos, tanto activos como pausados. Si tienes todo tu trabajo en un solo lugar, puedes obtener una visión integral del progreso del proyecto, poner el trabajo en espera si es necesario o retomar proyectos cuando estés listo. 

Recuerda: tu equipo es resiliente. Acabas de atravesar una prueba difícil, pero te levantarás y avanzarás una vez más. Ayudar a tu equipo a priorizar sin generar demasiados daños y brindarles apoyo mientras retoman proyectos marginados son la mejor manera de ayudarlos a tener éxito y centrarse en el trabajo que importa. 

El camino a la reapertura

No hay una fórmula universal para reabrir tu negocio. Vuelve a abrir si es adecuado para ti, ten en cuenta las diferentes necesidades de los empleados y asegúrate de observar los lineamientos locales, los requisitos legales y las recomendaciones sanitarias. 

Cuando estés listo para reabrir, Asana puede ayudarte a comunicarte con tu equipo, a encontrar tus procesos y a dar seguimiento al trabajo necesario. Descubre de qué manera Asana puede ayudar a tu equipo, o lee nuestra Guía de recursos para obtener más información.