Table ronde : trois organisations à but non lucratif créent des environnements de travail à distance collaboratifs
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Récemment, une grande partie des employés du monde entier a dû passer du travail au bureau au travail à la maison. La transition ne s’est pas faite sans heurt pour de nombreuses équipes, et c’est d’autant plus le cas pour les organisations à but non lucratif. En effet, nombre d’entre elles se trouvent en première ligne face à la crise ou ont vu leurs ressources financières et en main-d’œuvre bénévole fondre comme neige au soleil du jour au lendemain. Devant tous ces changements, ces équipes doivent plus que jamais être en mesure de garder le contact et de collaborer efficacement.
Pour mieux comprendre la transformation opérée par les organisations à but non lucratif dans le cadre du télétravail, nous avons demandé à trois de nos clients Asana de nous parler de leur expérience.
Cet article recueille les impressions des PDG de ces organisations.
Quel est l’aspect le plus difficile du passage au télétravail ?
Amy Sample Ward, PDG NTEN
Au cours des 20 années d’existence de notre organisation, l’équipe a quasiment toujours été décentralisée. Après l’arrivée du télétravail, au départ, nous avons surtout eu du mal à établir un équilibre entre notre vie professionnelle et les nouvelles exigences liées à notre vie privée. Les membres de l’équipe doivent en effet aussi s’occuper de leurs enfants et gérer les courses à faire, tout en évitant de se surmener.
Par ailleurs, en raison de la pandémie, impossible pour notre équipe de prendre part à deux des événements phares que nous organisons habituellement en présentiel : notre Nonprofit Technology Conference (conférence annuelle sur les technologies pour les organisations à but non lucratif), que nous avons dû annuler, et les réunions générales de planification. Le fait de ne plus pouvoir participer à ces événements tous ensemble est particulièrement problématique pour des personnes totalement isolées. Nous organisons bien une réunion quotidienne regroupant toute l’équipe, ainsi que des déjeuners et des apéritifs virtuels, mais rien de comparable à l’énergie générée par les bons moments passés à travailler les uns aux côtés des autres.
Rebecca Masisak, PDG TechSoup
Nous sommes une organisation à dimension internationale et notre équipe est répartie un peu partout dans le monde. Une grande partie de nos activités était donc déjà réalisable en mode numérique. Malgré tout, pour nos équipes du service client et de la comptabilité, habituées à travailler localement en petit comité, la transition vers le télétravail s’est faite sur plusieurs jours. Il a notamment fallu s’assurer que chaque employé disposait des outils nécessaires (ordinateur portable, connexion internet, etc.) pour remplir correctement ses fonctions.
Quelques jours à peine après la fermeture de nos bureaux, nos équipes ont travaillé d’arrache-pied pour mobiliser tous les membres de TechSoup afin de continuer à aider la communauté du mieux possible. Beaucoup de nos activités, par exemple les rencontres en personne, sont organisées à l’échelle locale. Ces événements ont dû se dérouler en ligne ou être reportés. Nous avons adopté une approche créative et organisé des formations et des ateliers en ligne.
Danny Mendoza, fondateur et PDG Together We Rise
Notre premier défi aura été d’adapter le système adopté par notre organisation, basé sur les appels téléphoniques, à un usage numérique. Nous utilisons désormais des numéros Google Voice pour nos appels en temps réel.
Il a aussi fallu composer avec d’autres éléments compliqués à gérer, notamment les livraisons et donations qui parvenaient à nos bureaux en notre absence. Nous avons donc gardé quelques employés à nos bureaux, à temps partiel, qui sont avertis de l’arrivée des livraisons grâce à Asana.
La majorité de notre personnel ne disposait pas d’un environnement de télétravail adapté à la maison, c’est pourquoi nous avons offert aux membres de l’équipe d’emmener chez eux les fauteuils et les écrans en trop pour se créer leur propre espace de travail, jusqu’à ce que tout ceci revienne à la normale. Nous avons également prévu des apéritifs et des sessions FaceTime obligatoires deux fois par semaine, pour lutter contre l’isolement des employés.
Avez-vous remarqué des changements plus naturels ou étonnamment rapides lors de l’adoption du télétravail ?
Rebecca Masisak, PDG TechSoup
J’ai d’autant plus confiance en mes équipes après avoir constaté leur implication auprès des organisations à but non lucratif pour apporter l’aide nécessaire à leurs propres communautés. Nous n’avons eu aucun mal à adapter nos ressources, habituellement tournées vers les ONG, pour proposer des informations de crise et d’autres ressources, comme des webinaires, des formations et des astuces pour ne pas s’arrêter malgré la pandémie.
Danny Mendoza, fondateur et PDG Together We Rise
Together We Rise utilisait déjà Asana pour gérer ses charges de travail et ses tâches hebdomadaires. La plus grosse différence depuis que nous travaillons à distance, c’est que nous avons remplacé nos réunions en présentielle par des réunions en ligne.
Quelle technologie vous a aidé dans votre transition ou vous est indispensable aujourd’hui ?
Amy Sample Ward, PDG NTEN
En fin de compte, les bouleversements technologiques ont été assez limités. Nous nous appuyons sur les mêmes outils aujourd’hui que ceux que nous utilisions avant la pandémie. Nous passons par Slack pour envoyer nos messages, que ce soit à l’échelle de l’organisation comme au niveau individuel. Nos communications par e-mail sont donc très réduites en interne. Nous faisons appel à Asana pour gérer nos projets, à la fois pour les grands projets officiels, mais aussi pour le suivi et la gestion des processus des équipes et des employés, des emplois du temps à la planification annuelle. Et grâce aux intégrations entre Slack et Asana, nos équipes sont tenues informées de l’avancement des projets et peuvent répondre aux messages directement depuis Slack, sans recevoir des dizaines de notifications par e-mail.
Ces deux systèmes nous sont indispensables au quotidien. Ils nous aident aujourd’hui à nous assurer qu’aucune tâche n’est oubliée, dans une période où notre équipe doit sans cesse jongler entre plusieurs activités et travailler à des heures différentes.
Rebecca Masisak, PDG TechSoup
Puisque les discussions autour de la machine à café appartiennent au passé, nous devons trouver le moyen de partager des informations et de communiquer sur nos projets en cours en toute transparence. Nous avons bien besoin des outils collaboratifs, et notamment d’Asana, pour travailler aussi efficacement que possible. Si cette efficacité a toujours été indispensable aux organisations à but non lucratif en raison de la nature de leur mission, ceci est d’autant plus vrai à l’heure actuelle.
Quels conseils donneriez-vous aux autres organisations à but non lucratif qui souhaitent mieux collaborer à distance avec leur équipe et leurs partenaires externes ?
Amy Sample Ward, PDG NTEN
Dans toutes les décisions que vous prenez, pensez avant tout aux autres. Votre équipe est-elle régulièrement en contact vidéo avec des partenaires, des soutiens ou des participants aux programmes ? Si certains des membres de votre équipe participent à d’innombrables réunions, accordez-leur un peu de répit et coupez la vidéo lors de ces dernières. Chacun pourra ainsi se concentrer sur les sujets abordés sans avoir à gérer la charge mentale liée à tout l’aspect visuel. À l’inverse, si certains ne sont pas souvent en ligne, encouragez-les à se voir plus régulièrement en vidéo.
En ce moment, on ne peut pas dire qu’il y ait une seule et même bonne réponse à quoi que ce soit. Rappelez-vous donc de toujours faire passer l’humain avant tout le reste et accordez-vous sur les outils à utiliser, les approches à suivre et les besoins à prioriser à l’heure actuelle. Et n’oubliez pas que, lorsque l’on se focalise sur une approche humaine, les outils, les procédures et les besoins à prendre en compte restent flexibles.
Rebecca Masisak, PDG TechSoup
Après avoir adopté des outils adaptés au télétravail, nous nous sommes rendus compte que nous devions faire face à des soucis de fatigue visuelle et de sécurité. Nous avons donc prévu d’établir des politiques pour traiter ces deux problèmes par la suite. Sans oublier que le fait de faire appel à des experts pour gérer ce type de données rassure tout le monde et encourage leur utilisation des outils à distance.
II faut aussi garder à l’esprit qu’à l’heure actuelle, le personnel a probablement de multiples priorités à gérer, notamment familiales, mais aussi en matière d’éducation et de bien-être personnel. Cette communication ouverte et ces messages redondants qui pouvaient être gênants avant l’arrivée du Covid-19 ont aujourd’hui une utilité essentielle : celle de s’assurer que chacun est entendu et compris.
Danny Mendoza, fondateur et PDG Together We Rise
Aujourd’hui plus que jamais, le suivi et la gestion des activités d’équipe doivent être efficaces, sans nécessiter de microgestion. En trouvant les bonnes méthodes pour y parvenir tout en aidant les autres et en faisant preuve de compréhension, vous apporterez un réel réconfort à votre équipe. Nous sommes quasiment tous inquiets face aux incertitudes économiques, sanitaires et professionnelles, et le futur de votre organisation dépendra de vos décisions.
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