Fatigué des vidéoconférences ? 7 astuces clients pour décompresser

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Comme de nombreuses autres entreprises, dès le début du passage au télétravail, Asana a encouragé ses employés à organiser des vidéoconférences pour communiquer. Mais si les échanges vidéo présentent de nombreux avantages, plus le travail à distance se prolonge et plus on observe un certain degré d’épuisement des employés face à des appels vidéo très réguliers.

Pour en savoir plus sur la façon dont les entreprises du monde entier s’organisent pour faire en sorte d’échanger un maximum sans trop se lasser des vidéoconférences, nous avons posé la question à nos clients : comment leurs employés arrivent-ils à maintenir leur niveau d’énergie en télétravail ? Dans cet article, nous vous livrons leurs meilleurs conseils et astuces pour bien travailler à distance et communiquer par vidéo, tout en évitant l’épuisement.

S’entendre avec votre équipe sur des règles de vidéoconférence

« Car Next Door a conçu une charte à partir des retours des membres de son équipe. Elle reprend les bonnes pratiques de communication à suivre et indique comment gérer projets et réunions. Voici quelques-unes des règles fixées dans notre charte :

• Déterminer s’il est bien nécessaire d’organiser une réunion ou s’il est suffisant de faire appel à des outils collaboratifs en ligne comme Asana.
• Si possible, se limiter à 25 minutes par réunion et s’en tenir à l’ordre du jour établi, dont les actions à réaliser sont visibles par tous.
• Décliner poliment l’invitation à une réunion lorsque l’on sent que notre présence n’est pas nécessaire.
• Programmer toute réunion au moins 24 heures à l’avance pour que les participants aient le temps de se préparer et de prendre connaissance des éventuels documents au préalable.

Avoir cette charte en place nous permet de nous référer aux règles validées par tous en cas de problème. En outre, les membres de l’équipe ont la possibilité de proposer des suggestions pour améliorer nos réunions virtuelles. » —Marty Newkirk, chef de produit, Car Next Door

N’organiser d’appel vidéo que si nécessaire

« Pour lutter contre le phénomène d’épuisement face aux appels vidéo, nous prenons l’initiative d’encourager les membres de notre équipe à communiquer sur Asana. Nous nous assurons ainsi : 1) d’éviter les réunions superflues qui font perdre beaucoup de temps à tous ; et 2) de suivre l’ensemble de notre progression et de nos communications ayant trait aux différents projets là où tout le monde peut en prendre connaissance. » —Jeremy Boudinet, responsable marketing, Nextiva

Publier des mises à jour en différé pour tenir informé l’ensemble des parties prenantes

« Les discussions sur Zoom peuvent être indispensables, mais ce n’est pas toujours le cas. Grâce à des outils comme Asana, rien de plus facile que d’envoyer des mises à jour en différé ! Faites appel aux mises à jour de statut pour indiquer aux différents acteurs qu’un projet est dans les délais, à risque ou en retard. Si nécessaire, vous pouvez @mentionner un membre de l’équipe dans une tâche pour lui demander de la réviser ou de l’approuver. Enfin, vous pouvez concevoir des formulaires afin de créer automatiquement des tâches à partir des demandes reçues, par exemple pour une nouvelle campagne d’e-mailing ou pour un article dédié aux réseaux sociaux. Asana est l’outil idéal pour toutes ces situations. » —Whitney Rudeseal Peet, spécialiste du marketing digital, Litmus

Préférer de courtes vidéos ou d’autres visuels à une réunion

« Nous nous sommes rendus compte que saisir toutes les informations de projet au sein de chaque tâche Asana nous faisait perdre en efficacité. Nous avons donc commencé à joindre des enregistrements d’écran, des captures d’écran et même des gifs à nos tâches pour y inclure l’ensemble des informations. En combinant des tâches Asana à des vidéos et captures d’écran créées sur CloudApp, nous offrons à tous davantage de contexte et diminuons le nombre de réunions nécessaires. Le duo Asana–CloudApp est un incontournable de notre arsenal dédié à la productivité. » —Joe Martin, directeur général et vice-président du marketing, CloudApp

Organiser des réunions aussi courtes que possible

« Je souhaite respecter la nature de notre équipe, un groupe dynamique qui a beaucoup à faire et avance vite. C’est pourquoi nous essayons de limiter la fatigue liée à Zoom et Google Meet en organisant une réunion de suivi quotidienne volontairement courte, de 15 minutes. Ce suivi a lieu à la même heure tous les jours. Grâce à cette nouvelle routine et puisque nous y participons tous, nous organisons moins de réunions à côté. Cette méthode nous permet aussi de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde et donne à chacun le sentiment d’être bien informé, ce qui représente un vrai défi lorsque toute l’équipe travaille en ligne. » —Kenah Cooper, directeur marketing, Gorjana

Essayer la vue « participant actif » pour créer l’illusion d’une discussion en face-à-face

« Comme dans toute relation humaine, nous devons nous concentrer sur la personne qui prend la parole. Se focaliser sur plusieurs visages pendant des heures est donc étonnamment fatiguant (et peut vite ressembler à un spectacle de marionnettes !). Heureusement, l’option “participant actif” nous permet de bien nous concentrer sur la personne qui s’exprime et sur ses propos. » —Ed Fox, directeur du marketing et de la communication, Whale and Dolphin Conservation

Prendre du temps pour soi et pratiquer des activités artistiques

« Si vous êtes submergé par les visioconférences, prenez le temps de faire autre chose et de vous reposer, même si ce n’est que pour quelques instants. L’équipe du SFMOMA (musée d’Art moderne de San Francisco) a mis en place tout un éventail de distractions : il s’agit d’une sélection de contenu destinée à favoriser la détente et la relaxation, en bref, à prendre le temps de nous occuper de nous. On y trouve notamment des activités artistiques à faire à la maison, des informations concernant les monuments de la région de San Francisco et des réflexions sur les paysages et l’environnement naturel des environs. » —L’équipe SFMOMA. Pour découvrir comment permettre à vos employés d’accéder à des environnements et contenus créatifs, consultez le programme d’engagement de l’entreprise.

Des réunions moins fréquentes et mieux organisées

Le modèle d’ordre du jour de réunion d’Asana vous permet de préparer vos réunions, d’identifier les actions associées et de prendre des décisions en différé. Partagez à l’avance un projet d’ordre du jour de réunion avec les membres de votre équipe pour limiter le nombre de réunions nécessaires, ainsi que leur durée.

Pour en savoir plus sur Asana et sur les solutions qui s’offrent à votre équipe pour mieux télétravailler, consultez notre guide de ressources spécial travail à distance ou essayez Asana gratuitement dès aujourd’hui pour vous en convaincre.