Asana で通常業務を再開する 6 つのステップ
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何週間にも及ぶ自宅勤務期間が過ぎ、企業はそろそろ、通常業務をどう再開するかについて考えはじめています。数名をオフィスに配置して様子を見ている会社もあれば、自分たちに合ったリモートワークモデルの準備を進めている会社もあるでしょう。事業再開に関する国や自治体の方針がどうであれ、いつ、どんな形で業務を再開するかは、各企業が独自に判断しなければなりません。
通常業務の再開は段階的なプロセスになることを頭に入れておきましょう。ソーシャルディスタンシングの方針を守りながら、オフィスの物理的なスペースを再開する方法など、実務面を考慮しなければなりません。また、こうした移行の間も、チームメンバーのつながりや仕事へのエンゲージメントを維持するため、管理プロセスを作成する必要もあるでしょう。いずれは新しいチームメンバーを雇用し、オンボーディングを行う方法について、人事上の決断も必要になります。そもそも、あなたが業務をどう再開するべきか、誰も明言することはできないのです。でもその準備が整ったら、安全に業務を再開するために、以下の 6 つのステップをお役立てください。
1. 再開の目標を設定し、共有する
どの会社も、国や自治体の法的なガイドラインに従うだけでなく、事業再開に向けたプロセスについて、いくつかのポイントを明確にする必要があります。たとえば、ソーシャルディスタンシングを推奨するために、物理的なスペースの配置をどうするか、オフィスにまず戻るメンバーは誰にするか、子どもたちに自宅で学習指導している子育て中の社員たちに、可能な場合はどんな便宜を図れるか、多様な従業員のニーズを満たすために、どのようにオフィス再開の方針を調整できるか、といった具合です。
チームにこうしたことを具体的に示すため、再開の目標を定義します。再開の準備をしながら、まず誰がオフィスに戻るのかを決めてください。どの方針が任意で、どれが必ず守るべき事項なのかを共有し、従業員が質問できるスペースを作りましょう。たとえば Asana では、Q&A プロジェクトを作成し、全従業員がリモートワークについて質問し、人事担当者が回答できるようにしています。
また、再開計画にチームメイト全員をどう含めるか、必ず考慮してください。今はインクルーシブなコミュニティを作ることが、非常に重要です。その第一歩は、リモートワークや業務再開によって、とりわけ影響を受ける可能性があるグループの存在を認識することです。特に、社会的少数者、子育て中の親、時差のある地域で働くチームメンバーの声が届くような場を作りましょう。
2. 再開の前に: 計画を伝える
一部でも業務を再開する前に、必ずチームに対し、頻繁に一貫性のある通知を行います。計画は変更になることもあり、あなたはすべてに答えられなくてもいいのですが、可能な限り明確な情報を提供することによって、チームのエンゲージメントを維持し、情報不足を防げます。全員参加の会議で状況説明をするにせよ、方針を文書にまとめて共有するにせよ、ステータス更新を使って通知するにせよ、必ず従業員が何度も見直せるような形で通知しましょう。
コミュニケーションをどうとるか、どこにその記録を保管し、どれくらいの頻度でチームに状況を伝達するか、基本ルールを決めます。リモートワーク中の事業継続計画を作成したなら、通常業務の再開についても同様の計画を作成することを考えましょう。従業員が問合せをする窓口や、方針の内容、どんなリソースを利用できるのかなどを明確にします。はっきりした道筋を設定してチームにその道筋を効果的に伝えることで、混乱を減らし、チームがどこで働いていても、最高のパフォーマンスを発揮して成果を出せるよう、導くことができます。
3. 必要に応じて物理的空間を改造する
事業を再開する場合、これまでのデスクスペースの配置や、職場での人や物の流れが、ソーシャルディスタンスの実施に適していないことに気づくかもしれません。再開のプロセスには、健康と安全を最大限守るために、オフィススペースの再レイアウトも含まれる場合もあります。
設備リクエストテンプレートを使って、会社が実施するべき物理的な変更の、計画と管理を行いましょう。同じプロジェクトで、カスタムフィールドを使えば、タスクの優先度 (高、中、低) を明確にすることもできます。
4. 従業員に各自の就業時間と就業場所を明確にするよう呼びかける
再開に伴い、一部の従業員はオフィスで勤務し、一部は自宅、また曜日によってオフィスと自宅を行き来して働くメンバーもいるかもしれません。分散し、自宅にいる従業員を管理することは一筋縄でいかないこともありますが、「プロフィール設定」のような機能を使えば、チームの全員がどこで働いているのかを明確にするのに役立ちます。
Asana では、プロフィール設定の「プロフィール」セクションを使って、勤務場所、オンラインの時間帯、希望する連絡方法を明示しています。さらに一歩踏み込んで、チームに「自分が不在であることを表示」や「サイレント」機能を使うように奨励しましょう。こうすることで、全員に対してチームメイトの居場所や勤務時間を見える化できます。
5. 業務の再開はチームの再オンボーディングのつもりで
リモートワークと業務再開のプロセスには、この共通の体験でチームの気持ちが一つになるというプラスの面があります。しかし、こうしてできた従業員同士のつながりを強めるには、会社の価値観やカルチャーをしっかりと掲げることが今まで以上に大切です。全員でオフィスに戻る、大部分がリモートワークを継続する、その中間のハイブリッドモデルを考案するなど、スタイルは様々でも、チームがお互いにつながり合い、会社の価値観を再確認できる場を作りましょう。
このためには、チームが復帰するのに合わせて、マネージャーと従業員用のオンボーディングチェックリストを作成するのがおすすめです。まず、基本の新入社員チェックリストを叩き台にし、ランチ会のスケジュールや、ソーシャルディスタンスを取り入れたハッピーアワーのイベントなど、あなたの組織独自の状況に合わせた項目を追加します。
6. 変化する優先事項を管理する
リモートワークに移行していた間、多くの企業は先行きが不透明な状況に直面し、プロジェクトが後回しにされたり、優先事項が変更されたり、タスクが先送りされたりしました。
チームが中途になっていた仕事の続きに全力で取り組むにはまだ早いかもしれませんが、パンデミック前に準備していた仕事を無駄にするのは残念すぎます。Asana を使えば、タスクのコンテキストや割り当て、詳細な説明を失うことなく、タスクの期日を削除しておけます。これで、仕事の続きに取り掛かれるようになったとき、期日を設定するだけで再開できます。
変化する優先事項を把握、追跡、管理するには、進行中、保留中を問わず、すべてのプロジェクトを含むポートフォリオを作成します。すべての仕事が 1 か所にまとまっていれば、プロジェクトの進行を俯瞰し、必要に応じて仕事を保留したり、準備が整ったらプロジェクトを再開したりといったことができます。
あなたのチームのたくましい回復力を思い出しましょう。皆さんは試練を乗り越えたばかりですが、まもなく立ち上がって、また前に向かって進んでいくはずです。チームがなるべく混乱なく優先順位を設定できるようにし、保留になったプロジェクトに再び取り組むチームをサポートすることが、チームを成功に導き、重要な仕事に集中しやすくする最良の方法です。
再開への道
通常業務の再開について、これ一つで万全という方法はありません。あなたのビジネスにとって適切な条件とタイミングで再開し、さまざまな従業員のニーズを念頭に置きながら、国や地域のガイドライン、法的要件、健康に関する推奨事項にしっかりと耳を傾けてください。
再開の準備が整ったら、Asana を使って、チームとコミュニケーションをとり、プロセスを見つけ、必要な仕事を管理しましょう。Asana を活用してチームをサポートする方法を学んでください。詳しくは、Asana のリソースガイドをお読みください。
