Dicas da Asana: domine as permissões de projetos e convidados

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Você sabia que é possível controlar quem pode ver as informações na Asana? Com as permissões, é possível controlar quais informações são públicas ou privadas, quem pode acessar tarefas e projetos e, para os administradores, quem será membro da sua organização Asana. Veja abaixo algumas algumas dicas para quem quer dominar o uso das permissões na Asana, seja um colaborador individual, um líder de equipe ou o administrador de uma organização. 

Permissões Asana para colaboradores individuais

Os colaboradores individuais que trabalham com a Asana têm controle total sobre o nível de acesso das suas informações na organização, que podem ser privadas ou públicas. Informações privadas são aquelas compartilhadas entre você e quem você tenha adicionado como colaborador. Para saber se uma tarefa é privada, procure a faixa com essa informação na parte superior das tarefas privadas.

💡Dica: tarefas criadas dentro de um projeto privado serão visíveis somente para os colaboradores daquele projeto. Se você adicionar um colaborador a uma tarefa que esteja dentro de um projeto privado, esse colaborador terá acesso àquela tarefa e às eventuais subtarefas dela, mas não a outras tarefas do projeto.

Outra opção é definir as tarefas como públicas, o que as tornará visíveis para todas as pessoas da sua organização ou equipe. Permitir que um trabalho possa ser publicamente acessado proporciona ao colaborador um senso de maior responsabilização perante a equipe. Ao ver como o seu trabalho se encaixa aos objetivos da equipe e às metas da empresa, você se sentirá mais empoderado, o oposto do que acontece com o microgerenciamento. 

Como os líderes de equipe podem gerenciar as permissões com a Asana

Para os líderes de equipe que estejam criando e gerenciando projetos, é importante saber quem tem acesso a essas informações. Às vezes, a melhor estratégia é deixar o projeto público para evitar a fragmentação de informações, o que pode atrapalhar trabalhos de alto impacto. Outras vezes, talvez seja importante manter determinadas informações disponíveis somente a um grupo seleto de pessoas. Nesses casos, é possível definir os projetos Asana como privados ou com permissão somente para fazer comentários. 

💡Dica: os projetos em que as pessoas têm acesso somente para comentar oferecem uma ótima abordagem híbrida. Nesse tipo de projeto, qualquer pessoa pode ver o seu conteúdo (como num projeto público), mas não pode modificar as tarefas. Saiba mais sobre os projetos com permissão somente para comentários.

Também é possível adicionar convidados a qualquer tarefa, projeto ou equipe na Asana. Os convidados são pessoas que você tenha convidado para a sua organização Asana, mas que não utilizem o mesmo domínio de e-mail (ex.: @abc.com). Quando você adiciona um convidado à Asana, ele passa a ter acesso às tarefas, projetos e equipes compartilhados com ele, mas não terá acesso ao que não tenha sido compartilhado com ele.

Os convidados também não contam para o número total de membros de uma organização. Eles conseguem acessar as informações de que precisam sempre que for necessário, mas é você quem detém o controle sobre que informações são essas. Saiba mais sobre adicionar e gerenciar convidados na Asana. 

O Painel do administrador Asana

O Painel do administrador proporciona às equipes percepções e insights sobre como a organização está usando a Asana, quem são os seus membros, quais aplicativos estão conectados à sua instância da Asana, entre outros.  

Se você for um administrador na Asana, poderá acessar o Painel do administrador ao clicar na sua foto, no canto superior direito, e escolher o Painel do administrador. Ali, selecione a aba desejada: Insights, Membros, Equipes, Faturamento, etc.

O Painel do administrador não só facilita o gerenciamento da organização Asana da sua equipe, mas também permite visualizar o impacto da Asana na sua organização. A aba Insights proporciona percepções claras quanto às métricas de engajamento, equipes ativas, usuários ativos, além de outras informações. 

Na aba Membros, é possível ver quantos membros e convidados existem na sua organização Asana, além do número de vagas disponíveis. É possível adicionar membros, conceder acesso de administrador ou remover um membro facilmente sempre que necessário. 

💡Dica: não se preocupe com a possibilidade de perder tarefas ao remover membros, pois todas as tarefas dos membros removidos são adicionadas a um projeto privado para que você possa reatribuir o trabalho e se assegurar de que as tarefas continuem em dia.

Acesse orientações detalhadas sobre o Painel do administrador no nosso Guia.

Controle as suas permissões com a Asana

A Asana facilita que colaboradores individuais, líderes de equipe e administradores controlem quem possa acessar e consultar as informações. Faça login na Asana e veja as permissões na prática.