Dicas da Asana: como gerar relatórios sobre os dados e medir o progresso facilmente

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A Asana adora reduzir o tempo que você gasta com trabalhos administrativos, aqueles 60% da jornada de trabalho muito chatos que desperdiçamos com tarefas mecânicas ou repetitivas. Pense em todas as vezes que você teve que abrir um documento para encontrar um dado específico, desperdiçou o seu tempo precioso procurando o participante ou aprovador certo, ou precisou participar de uma reunião de status que poderia ser substituída por um relatório escrito. 

Para os líderes de equipes, gerar relatórios sobre o trabalho e compartilhar os indicadores de progresso são apenas um aspecto do trabalho administrativo. Porém, com a Asana, não é necessário sacrificar um trabalho de alto impacto só para poder gerar relatórios. 

Nossas ferramentas incorporadas ajudam a compreender os dados, compilar os detalhes dos projetos e associar as atualizações de progresso às metas da sua equipe, tudo isso no mesmo lugar. Experimente estas quatro formas fáceis de gerar relatórios sobre o trabalho, medir o progresso e poupar mais tempo para o trabalho que realmente importa.

1. Obtenha percepções dos projetos em tempo real com os Painéis

Quer você esteja gerenciando um calendário de conteúdo, um quadro de solicitações de trabalho, um lançamento de produto ou qualquer outro projeto na Asana, os painéis facilitam a obtenção de insights rápidos e em tempo real sobre o status do seu projeto. 

Os Painéis são personalizáveis, o que permite que você visualize e gere relatórios sobre quaisquer dados do projeto necessários. Por exemplo, se quiser ver onde estão as partes mais eficientes ou mais atrasadas do fluxo de trabalho da sua equipe, você pode utilizar o gráfico de barras para visualizar tarefas incompletas, próximas tarefas ou todas as tarefas por seção. Caso precise entender melhor como o trabalho foi dividido entre os membros da equipe, também é possível utilizar o gráfico de pirulitos e filtrar por responsável. Ou, se houver um campo personalizado numérico, utilize a soma de campos personalizados numéricos para obter a soma do orçamento total ou do total de horas esperadas do projeto.

💡Dica: você pode clicar cada gráfico para acessar os detalhes das tarefas que o compõem. 

Depois de personalizar os painéis, você pode baixar qualquer gráfico no formato PNG e utilizá-lo na próxima atualização de status ou relatório de progresso. Chega de atualizar os dados manualmente em uma planilha, basta clicar e pronto!

2. Compartilhe as atualizações com apenas alguns cliques por meio do status

O status ajuda a manter os participantes de diversos departamentos informados, pois todas as informações do projeto são agregadas no mesmo lugar. Comece selecionando as seções que deseja incluir e, em seguida, utilize os destaques e gráficos para compartilhar informações importantes do projeto visualmente, como tarefas concluídas, marcos relevantes e muito mais.

💡Dica: você pode @mencionar membros da equipe ou participantes em uma atualização de status para elogiar o trabalho deles, envolver colaboradores de diversos departamentos e fazer avançar o trabalho.

3. Pesquise tarefas em diversos projetos com a busca avançada

Com os painéis e o status, fica fácil focar-se nos indicadores de um projeto específico. Porém, para gerar relatórios sobre tarefas e dados pertencentes a diversos projetos, você precisa dos relatórios de busca avançada. 

A busca avançada é a melhor forma de encontrar informações na Asana. Com ela, é possível realizar uma pesquisa baseada em certos critérios, como quem é o responsável pela tarefa, a que projeto a tarefa pertence e qual é o prazo de conclusão. Depois de realizar uma busca avançada, você pode salvar essas informações como um relatório. Os relatórios ficam na barra lateral esquerda e são sempre preenchidos automaticamente com as informações mais recentes. Por exemplo, é possível criar relatórios para monitorar um trabalho que você precise acompanhar, próximas tarefas de alta prioridade ou trabalhos incompletos atribuídos aos seus subordinados diretos. 

💡Dica: depois de criado, é possível editar um relatório de busca avançada. Basta abri-lo e clicar em refinar a busca, no canto superior direito.

4. Meça o progresso em direção às metas da equipe e da empresa

No fim das contas, você gera relatórios de progresso e mede os dados para ver como a sua equipe está progredindo em relação às metas. Porém, para monitorá-las com sucesso, você precisa visualizar como o trabalho diário da sua equipe contribui para as metas da empresa. 

O monitoramento de metas na Asana permite-lhe associar o trabalho, os projetos e os portfólios diários aos seus objetivos trimestrais ou anuais. Cada meta inclui uma seção com os trabalhos relacionados a ela, e é possível visualizar que meta é favorecida por um determinado projeto na visualização de progresso do projeto ou portfólio. Sabendo como o trabalho contribui para a missão da empresa, os membros da sua equipe contam com as informações e o contexto necessários para que possam dar o melhor de si. 

💡Dica: você pode @mencionar metas ao enviar uma atualização de status, para que os membros da equipe tenham o contexto das metas favorecidas pelo seu trabalho.

Geração de relatórios simplificada

Os relatórios e indicadores são atividades cruciais para equipes altamente eficazes, mas gerar relatórios e compilar dados podem exigir um investimento enorme de tempo. Com esses quatro recursos da Asana, os relatórios e medições podem ser feitos sem esforço, para que a sua equipe entenda o contexto e os detalhes necessários e possa dar o melhor de si, sem os processos demorados que geralmente são necessários. Inicie sessão na Asana e experimente esses recursos hoje mesmo.