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Dicas da Asana: busca avançada e relatórios

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Levante a mão quem adora passar horas procurando por um comentário, tarefa ou documento.

Ninguém? Pois é.

Às vezes, procurar um comentário é como tentar achar uma agulha no palheiro, e essa lamentavelmente é a realidade de milhões de profissionais do conhecimento em todo o mundo. De fato, um típico profissional do conhecimento gasta 60% do dia se organizando para poder trabalhar, o que inclui alternar diariamente entre até 10 ferramentas diferentes. As informações necessárias podem estar em qualquer documento, e-mail, chat ou nota de reunião.  

É aqui que entram em cena o gerenciamento do trabalho e a Asana. Depois de começar a fazer todo o seu trabalho em um único lugar, é possível deixar em foco qualquer tarefa, comentário ou arquivo de maneira rápida usando a Busca avançada e os relatórios da Asana. Faça uma busca específica ou salve consultas recorrentes na forma de relatórios que podem ser consultados e atualizados com frequência. 

Saiba mais sobre como usar a Busca avançada e os relatórios e dedique mais tempo ao trabalho que realmente importa.  

Quando usar a Busca avançada

Na Asana, a Busca avançada é executada com base em diversos parâmetros, para que você sempre encontre o que procura, mesmo que não se lembre exatamente o que era. Se o nome da tarefa fugiu da sua memória, é possível pesquisar com base nos colaboradores, data de criação ou projetos relacionados. A Busca avançada usa então os parâmetros fornecidos para refinar os resultados da pesquisa e permitir a você encontrar facilmente aquilo que precisa. 

Para fazer uma busca avançada na Asana, o primeiro passo é clicar na barra de pesquisa no canto superior direito e selecionar Busca avançada. Em seguida, insira as informações de que se lembra. Veja a seguir alguns exemplos.

“Lembro-me vagamente de ter tomado uma decisão no mês passado sobre um lançamento próximo, mas não consigo encontrar a conversa em lugar algum.”

Comece digitando a denominação geral do lançamento na barra de pesquisa principal. O próximo passo é adicionar a si mesmo e aos seus colegas de trabalho como colaboradores, e então definir o intervalo de datas para limitar o escopo da pesquisa. 

💡 Dica: quer limitar a sua pesquisa para procurar apenas por conversas ou tarefas? Abaixo da barra de pesquisa principal, selecione Tarefas ou Conversas para deixar de fora os resultados que não atendem a esses critérios.

“Preciso ter uma noção sobre a quantidade de trabalhos de alta prioridade que foram realizados pela minha equipe esta semana.” 

Você pode fazer essa busca avançada desde que esteja usando os campos personalizados de prioridade nos seus projetos. Nesse caso, o primeiro passo é procurar por tarefas concluídas. Em seguida, clique em Adicionar filtro, no canto inferior esquerdo, e então acesse Mais > Equipes. Dessa maneira, você especifica que só quer pesquisar tarefas na sua equipe. Por fim, clique novamente em Adicionar filtro e selecione Adicionar campo personalizado para ordenar por tarefas de alta prioridade. 

💡 Dica: as equipes não precisam representar departamentos inteiros. Para facilitar as suas buscas, é possível limitá-las a equipes menores, como a de Web design. Saiba mais sobre como formar equipes e estruturar o seu trabalho na Asana.

“Minha verificação bianual acontecerá em breve. Como posso mostrar ao meu gerente todos os projetos a que tenho me dedicado?” 

Nesse caso, selecione a si mesmo no campo Atribuído a. Em seguida, selecione a opção de tarefas concluídas e defina o intervalo de datas de modo a considerar os últimos seis meses para obter uma lista completa das tarefas nas quais você trabalhou. 

💡 Dica: suas buscas trazem uma enxurrada de resultados? Experimente limitar o escopo ao especificar em quais projetos você quer pesquisar. 

Como usar os relatórios

As buscas avançadas são ideais para solicitações ou consultas específicas. Porém, se você costuma fazer uma mesma pesquisa com frequência, pode salvar uma busca avançada na forma de um relatório e adicioná-la ao painel à sua esquerda. Assim, o relatório será atualizado automaticamente e fornecerá as informações mais recentes sempre que você clicar nele.

Tente gerar estes relatórios na sua própria conta Asana:

Trabalhos que você precisa acompanhar

Neste relatório, é possível ver as tarefas que você atribuiu a outras pessoas e que não foram concluídas. Para salvá-lo, faça uma busca avançada para encontrar as tarefas não concluídas previstas para os próximos sete dias que foram atribuídas por você. Para encontrar o campo Atribuído por, em uma busca avançada, clique em Adicionar filtro > Pessoas > Atribuído por

Atualize este relatório semanalmente. Se houver alguma tarefa em risco de não ser concluída, escreva um comentário para saber o que pode ser feito para ajudar o responsável.

Próximas tarefas de alta prioridade

Este relatório pode ser útil para identificar trabalhos em risco antes que os prazos terminem. Comece fazendo uma busca avançada para as tarefas de alta prioridade previstas para os próximos três dias que ainda não foram concluídas. 

Para não ver as tarefas de toda a organização, filtre por colaboradores ou projetos. Você pode agora fazer o acompanhamento necessário para manter essas tarefas em dia.

Reduza a organização para o trabalho usando a Busca avançada e os relatórios

Com a Asana, é possível procurar por trabalhos, gerar relatórios sobre o progresso, dar feedback, comentar em tarefas, fornecer atualizações de status e compartilhar trabalhos em um único lugar. Saiba mais sobre a Asana ou teste gratuitamente a Asana Premium para ver como tudo isso funciona na prática. 

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