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Asana-Tipps: Wann und wie Sie Unteraufgaben am besten nutzen

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Wir wollen Teams das größtmögliche Maß an Klarheit bieten – deshalb kann eine Aufgabe immer nur einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Auf diese Weise wissen Sie immer, wer für welche Arbeit zuständig ist, oder wie wir es gerne formulieren: wer was bis wann erledigt.

Aber es gibt natürlich auch Aufgaben, die mehrere Arbeitsschritte oder Beteiligte umfassen. In solchen Fällen können Sie zwar keine weitere verantwortliche Person zur Aufgabe hinzufügen, aber Sie haben die Möglichkeit, eine Unteraufgabe zu erstellen. Unteraufgaben unterstützen Sie bei der Aufteilung der Arbeit im Team und der Einteilung in einzelne Arbeitsschritte – ohne dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Ganz gleich, ob Unteraufgaben noch Neuland für Sie sind oder Sie bereits ein großer Fan dieser Funktion sind: Hier finden Sie fünf nützliche Tipps für die optimale Verwendung von Unteraufgaben.

Verwenden Sie Unteraufgaben, um Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte aufzuteilen…

…denn das ist besonders hilfreich, wenn eine Aufgabe mehrere Beteiligte, Fälligkeitsdaten oder Arbeitsphasen umfasst. Unteraufgaben sind ideal, um die einzelnen Schritte eines mehrteiligen Prozesses zu erfassen. Wir bei Asana verwenden Unteraufgaben oft zur Erfassung von einfachen, wiederholbaren und mehrstufigen Prozessen. 

Ein Beispiel: Wenn wir einen neuen Asana-Artikel mit Tipps für Sie schreiben, erstellen wir dafür eine Aufgabe. Diese Aufgabe wird einem Verfasser zugewiesen und das Fälligkeitsdatum legen wir für den Tag fest, an dem der Artikel veröffentlicht werden soll. Bis zur tatsächlichen Veröffentlichung eines Blog-Artikels werden aber mehrere Beteiligte zusammenarbeiten – und es vergehen einige Tage. Deshalb erstellen wir Unteraufgaben für die einzelnen Arbeitsschritte: den Textentwurf, das Korrekturlesen, die Erstellung des Header-Bilds und die Einspeisung des Artikels in WordPress. Jede dieser Unteraufgaben bekommt ein eigenes Fälligkeitsdatum und wird einer verantwortlichen Person zugewiesen. Die Arbeit wird also auf mehrere Personen aufgeteilt, aber alle arbeiten auf dasselbe Ziel hin: die Erstellung eines neuen Asana-Blogbeitrags mit wertvollen Tipps für Sie.

💡Tipp: Erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Unteraufgaben, damit die Arbeitsvorgänge reibungslos ablaufen. Unteraufgaben sind mit der übergeordneten Aufgabe verbunden, werden aber untereinander nicht automatisch verknüpft oder voneinander abhängig gemacht. Indem Sie Abhängigkeiten festlegen, wissen Beteiligte genau, wann Sie mit der Arbeit an Ihrem Teil der Aufgabe beginnen können.

Bleiben Sie bei einer Ebene und erstellen Sie nicht Unteraufgaben von Unteraufgaben…

…denn das kann sich negativ auf die Übersichtlichkeit auswirken. Die Versuchung ist oft groß, immer mehr Unteraufgaben von Unteraufgaben zu erstellen. Wir empfehlen Ihnen aber, nicht mehr als eine „Ebene“ an Unteraufgaben hinzuzufügen (denken Sie immer daran: übergeordnete Aufgabe → Unteraufgabe). Das hilft Ihnen auch dabei, den Umfang Ihrer Arbeit im Blick zu behalten und ihn nicht ausufern zu lassen. Stellen Sie sich stets die Frage, ob Ihre Arbeit eher einer Unteraufgabe entspricht oder besser als neue Aufgabe oder gar als eigenes Projekt erledigt werden sollte.

Wenn diese Frage häufig auftaucht, ist es am besten, gemeinsam mit Ihrem Team Regeln aufzustellen, die definieren, welche Arbeiten sich als Aufgaben eignen, und welche dafür zu umfangreich sind. Sie können z. B. festlegen, dass die Fertigstellung einer Aufgabe nicht länger als eine Woche in Anspruch nehmen darf. Geht es darüber hinaus, wird die Arbeit auf mehrere einzelne Aufgaben aufgeteilt. Oder Sie beschließen, dass eine Unteraufgabe nie eigenständig existieren darf – wenn ein Arbeitsschritt unabhängig genug von der übergeordneten Aufgabe ist, können Sie dafür eine eigene Aufgabe erstellen. Das geht ganz einfach, indem Sie die Unteraufgabe in der Listenansicht per Drag & Drop verschieben.

💡Tipp: Wenn es sich um ein sehr umfangreiches Vorhaben handelt, haben Sie immer die Möglichkeit, Ihre Aufgabe in ein Projekt umzuwandeln.

Nutzen Sie Unteraufgaben für Ihre Meetings 

…um ihnen auch wirklich Taten folgen zu lassen. Die besten Meetings finden dann statt, wenn es eine klare Tagesordnung gibt und alle Teilnehmer vorbereitet sind. Sind diese Voraussetzung erfüllt, können Sie direkt zur Sache kommen und die gemeinsame Sitzung produktiv gestalten. Achten Sie darauf, dass alle Beteiligten schon vor dem Meeting alle relevanten Informationen haben, indem Sie Unterlagen wie Texte oder Videos allen Teilnehmern bereits im Voraus zur Verfügung stellen. Teilen Sie die Tagesordnung für das Meeting, @erwähnen Sie alle wichtigen Beteiligten oder Projekte und lassen Sie ihnen alle Dokumente zukommen, die sie vor dem Meeting lesen sollten.

Während des Meetings können Sie die nächsten Arbeitsschritte bestimmen und sie in Unteraufgaben aufteilen. Jede dieser Unteraufgaben wird mit der Meeting-Tagesordnung in der Hauptaufgabe verknüpft. Außerdem erhält jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und wird einer verantwortlichen Person zugewiesen – dadurch behalten Sie den Überblick über die Maßnahmen und können sicherstellen, dass keine davon übersehen wird.

Denken Sie daran: Unteraufgaben werden nicht in allen Projektansichten angezeigt…

… und ebenso wenig in Asana-Funktionen wie Workload oder Regeln. Unteraufgaben wurden speziell entwickelt, um eine übergeordneten Aufgabe zu unterstützen und zu ergänzen. Das bedeutet, dass der Hauptteil einer Arbeit in der übergeordneten Aufgabe erfasst werden sollte. Im Gegensatz zu Aufgaben werden Unteraufgaben nicht in der Zeitleisten- oder Kalenderansicht angezeigt. Standardmäßig erscheinen Unteraufgaben auch nicht in der Listen- oder Board-Ansicht. Dort können Sie allerdings über ein Dropdown-Menü auswählen, dass Unteraufgaben angezeigt werden sollen.

Wenn Sie die Arbeitsschritte, die Sie in Unteraufgaben erfasst haben, jedoch in der Zeitleisten- oder Kalenderansicht sehen oder Sie Workload und Regeln basierend für Unteraufgaben verwenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe in ein Projekt umzuwandeln – damit werden die Unteraufgaben zu Aufgaben.

💡Tipp: Unteraufgaben werden in der Inbox, der erweiterten Suche und in „Meine Aufgaben“ angezeigt.

Holen Sie mithilfe von Unteraufgaben Feedback ein

Sie möchten Feedback von einer Gruppe von Beteiligten einholen? Unteraufgaben bieten eine tolle Möglichkeit, um eine verantwortliche Person um Feedback zur übergeordneten Aufgabe zu bitten. Sie können dazu auch Anhänge, Informationen oder zusätzliche Details zur Hauptaufgabe hinzufügen. Sie erhalten einfach konstruktiveres Feedback, wenn Sie jedem Prüfer oder Beteiligten eine individuelle Unteraufgabe zuweisen. Stellen Sie aber unbedingt sicher, dass die verantwortlichen Personen dieser Unteraufgaben auch Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe haben und diese sehen und bearbeiten können.

Nehmen wir als Beispiel an, dass Sie gemeinsam mit Ihrem HR-Team an einer neuen PDF-Datei mit Richtlinien für virtuelle Meetings arbeiten. Sie haben soeben die letzten Dateien vom Design-Team erhalten, müssen das PDF aber noch genehmigen lassen, bevor es an alle Mitarbeiter des Unternehmens gesendet wird. Die HR-, Workplace- und Design-Teams müssen also ihre abschließende Zustimmung erteilen. Anstatt drei individuelle Aufgaben zu erstellen, können Sie die PDF-Datei zur übergeordneten Aufgabe hinzufügen und dann drei Unteraufgaben – eine für jedes Beteiligte Team – erstellen. Auf diese Weise haben alle Einblick in das Feedback der anderen und Sie wissen, wer noch an seinem Feedback arbeitet.

💡Tipp: Sie können mit einem einzigen Klick auch Aufgaben duplizieren und zuweisen. Fahren Sie dazu mit der Maus über das Feld „Verantwortlich“ und klicken Sie dann auf Duplizieren und zuweisen. Wählen Sie so viele Beteiligte aus, wie Sie benötigen – jedem dieser Teilnehmer wird eine identische Aufgabe mit demselben Titel, Fälligkeitsdatum und derselben Beschreibung zugewiesen.

Unteraufgaben oder keine Unteraufgaben? Das ist hier die Frage!

Behalten Sie diese fünf Tipps zu Unteraufgaben im Kopf, wenn Sie Projekte, Aufgaben oder Unteraufgaben erstellen. Sollten dennoch einmal Zweifel aufkommen, denken Sie daran, dass Unteraufgaben die eigentliche Arbeit der übergeordneten Aufgabe unterstützen oder ergänzen sollen. Mit Unteraufgaben können Sie Arbeitsvorgänge in einzelne Schritte aufteilen, klarstellen, wer woran arbeitet und die Arbeit voranbringen.  

Noch mehr Asana-Tipps finden Sie in unseren Best Practices.

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