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Consejos de Asana: Cuándo y cómo usar las subtareas

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A fin de ayudar a que los equipos logren la mayor claridad posible, habrás notado que las tareas de Asana solo pueden tener un único responsable. De este modo, siempre sabes exactamente quién lleva a cabo el trabajo o, como preferimos decir, quién hace qué y para cuándo.

Pero, a veces, una tarea tiene varios componentes o múltiples colaboradores. No puedes agregar otro responsable a la misma tarea, pero sí puedes crear subtareas. Las subtareas pueden ser muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, mientras siguen conectadas con el contexto global de la tarea madre.

Así que, independientemente de que recién empieces a usar las subtareas o de que seas un superfan de esta función, te recomendamos leer estos cinco consejos sobre cuándo y cómo usar las subtareas.

Lo que sí hay que hacer: Usar las subtareas para dividir las tareas en componentes individuales…

… en particular, si hay varios colaboradores, fechas de entrega o etapas. Las subtareas son una excelente opción para capturar los componentes individuales de un proceso con muchos pasos. En Asana, con frecuencia, usamos las subtareas para capturar procesos simples, repetibles y que incluyen varios pasos. 

Por ejemplo, cada vez que escribimos un blog nuevo con consejos de Asana, creamos una tarea que representa la publicación del blog. Esa tarea se le asigna a un escritor y la fecha de entrega es el día en que se publicará el blog. Pero, hacer un blog, en realidad, involucra a varias personas más, además de varios días, hasta que, finalmente, se publica. A veces creamos subtareas para escribir el borrador del blog, revisarlo, crear la imagen del encabezado e incorporarlo a WordPress. Cada subtarea se asigna a un encargado con su propia fecha de entrega. Pero todos contribuyen al proceso general: escribir un blog nuevo con consejos de Asana.

💡Consejo: Crea subtareas dependientes entre sí para que los procesos fluyan sin inconvenientes. Las subtareas están conectadas con la tarea madre, pero no entre sí, ni son necesariamente dependientes. Al crear las dependencias, los colaboradores ven exactamente cuándo pueden empezar con su parte del trabajo.

Lo que no hay que hacer: Crear demasiadas capas de subtareas…

… porque puede tener un impacto negativo en la visibilidad del trabajo. Puede ser tentador querer anidar subtareas, pero recomendamos no usar más de una sola “capa” de profundidad (piensa en: tarea madre → subtarea). Te ayudará a asegurarte de que el alcance de la tarea no se te salga de las manos. Siempre detente a pensar si el trabajo estaría mejor representado con una tarea —o un proyecto— en vez de usar una subtarea.

Si te enfrentas con frecuencia a este escenario, elabora convenciones con tu equipo para definir qué es una tarea y qué abarca más de una tarea. Por ejemplo, pueden convenir que no se debería tardar más de una semana para finalizar una tarea; si tomara más tiempo, habría que dividirla en varias tareas. O podrían establecer que no puede haber subtareas independientes. Si el trabajo de una subtarea es lo suficientemente independiente de la tarea madre, considera tratarla como una tarea aparte. Para implementarlo, simplemente arrastra y suelta la subtarea en la vista de Lista.

💡Consejo: Siempre puedes transformar tu tarea en proyecto si el alcance del trabajo es muy amplio.

Lo que sí hay que hacer: Llevar a cabo reuniones con subtareas… 

… para que sean más viables. Las mejores reuniones son aquellas que cuentan con una agenda clara y en las que los asistentes están preparados. Así puedes empezar inmediatamente y tener una sesión productiva. Asigna tareas previas, como ver algún video o leer algo con anticipación, a todos los participantes clave, para asegurarte de que todos lleguen a la reunión con el contexto pertinente. Comparte la agenda de la reunión, @menciona a los colaboradores o proyectos de interés y adjunta cualquier documento que deban leer los asistentes antes de la reunión.

Después, durante la reunión, captura los pasos posteriores concretos con las subtareas. Cada subtarea estará conectada a la agenda de la reunión de la tarea principal. Y tendrá además, un responsable y una fecha de entrega que te permitirán dar seguimiento a las acciones pendientes y asegurarte de que nada se pase por alto.

Lo que no hay que hacer: Querer ver las subtareas en todas las vistas del proyecto…

… ni querer verlas en otras funciones de Asana como la Gestión de recursos o las Reglas. Las subtareas están diseñadas para complementar y respaldar las tareas madre. Tal es así que la iniciativa principal se debería capturar con la tarea madre. A diferencia de lo que ocurre con las tareas, las subtareas no aparecen en las vistas de Cronograma ni Calendario. Y, si bien sí hay una opción desplegable para mostrar las subtareas en las vistas de Lista o Tablero, tampoco se muestran por defecto en esas vistas de proyectos.

Si crees que necesitas poder ver el trabajo representado en las subtareas en las vistas de Cronograma o Calendario, o si quieres usar la Gestión de recursos y las Reglas en base a las subtareas, analiza la posibilidad de convertir la tarea en proyecto para que las subtareas se transformen en tareas.

💡Consejo: Las subtareas aparecen en la Bandeja de entrada, en la Búsqueda avanzada y en Mis tareas.

Lo que sí hay que hacer: Usar las subtareas para reunir comentarios…

… de un participante o de varios. Una excelente manera de usar las subtareas consiste en pedirle al responsable que lea la tarea madre y que dé su opinión al respecto. Puedes incluir adjuntos, información o contexto en la tarea, pero para que los comentarios sean más concretos, asigna subtareas individuales a cada revisor o involucrado. Solamente asegúrate de que los responsables tengan los permisos necesarios para ver y editar la tarea madre.

Por ejemplo, digamos que estás elaborando un nuevo manifiesto en PDF para reuniones virtuales con el equipo de RR. HH. y de Operaciones de Personal. Acabas de recibir los archivos finales que devuelve el equipo de Diseño, pero necesitas conseguir la aprobación del PDF antes de que se comparta con toda la empresa. Los equipos de RR. HH., Personal y Diseño deben echar un vistazo para dar la aprobación final. En vez de crear tres tareas individuales, comparte el PDF en la tarea madre y después crea tres subtareas, una para cada responsable. De este modo, podrás ver los comentarios que comparten otras personas y qué revisores todavía trabajan en lo que comentarán.

💡Consejo: También puedes asignar tareas duplicadas con un solo clic. Coloca el cursor sobre el campo del responsable, después haz clic en Asignar tareas duplicadas. Selecciona todos los integrantes que quieras. A cada uno de ellos se les asignará una subtarea idéntica con el mismo título, fecha de entrega y descripción.

Crear o no crear subtareas

Recuerda las cinco recomendaciones sobre lo que sí hay que hacer y lo que no, al crear un proyecto, tarea o subtarea. Cuando tengas dudas, recuerda que las subtareas están diseñadas para complementar y respaldar, no reemplazar, al trabajo principal de la tarea madre. Las subtareas son una excelente forma de dividir el trabajo en componentes individuales, aclarar quién trabaja con qué y avanzar con el trabajo.  

Para obtener más consejos de Asana, consulta nuestras Mejores prácticas.

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