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Les astuces d’Asana : 4 modèles pour gérer les équipes Agile avec Asana

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Savez-vous qu’il est possible de gérer une équipe Agile sur Asana ? Agile est une méthodologie Lean de gestion de projet couramment utilisée au sein des équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel. Toutefois, toute équipe est en mesure d’exécuter des processus Agile sur Asana. Testez nos modèles : qu’il s’agisse d’élaborer des tableaux Kanban, de gérer des sprints Scrum ou de recourir à une autre philosophie Agile, ces modèles aideront votre équipe à se lancer dans la gestion de projet Agile sur Asana.

La planification de sprints

Les sprints sont une composante essentielle de nombreux cadres de travail Agile, dont Scrum. Lorsqu’une équipe gère un sprint Agile, elle passe un certain temps (généralement deux semaines) à travailler sur un projet particulier ou un ensemble de tâches. Ces activités sont extraites d’un backog (une liste de tâches en attente) et sont bien souvent suivies sur un tableau Kanban, comme le propose la vue Tableau d’Asana

Grâce à notre modèle gratuit de planification de sprint, vous bénéficiez désormais d’un moyen simple de compter sur une équipe structurée. Vous disposez d’une source unique de référence et permettez à l’ensemble des collaborateurs de travailler en toute clarté. Pour utiliser notre modèle, suivez ces étapes :

  1. Créez un formulaire pour la réception des demandes de travail, puis ajoutez vos nouvelles tâches à votre modèle de planification de sprint. 
  2. Planifiez votre sprint et ajoutez un champ personnalisé numérique qui précise la durée de chaque tâche, afin de gérer au mieux les disponibilités de votre équipe.
  3. Servez-vous des Règles pour déplacer automatiquement les tâches d’une étape à l’autre. 

💡Astuce : si vous êtes membre d’une équipe d’ingénierie ou de développement logiciel, n’hésitez pas à utiliser notre modèle gratuit de suivi des bugs.

Les réunions debout quotidiennes

La plupart des équipes Agile organisent une réunion debout quotidienne pour permettre à leurs membres de discuter des priorités, de faire un brainstorming à propos des améliorations à prévoir et de se tenir au courant des annonces importantes liées aux projets. Notre modèle gratuit de réunions debout quotidiennes permettra à votre équipe de faire facilement référence aux notes prises à cette occasion et de créer des tâches de suivi exploitables.

Avant de définir la manière d’afficher votre projet, faites le point avec votre équipe pour décider si vous souhaitez plutôt créer des sections en fonction des jours de la semaine ou dédiées à chaque employé.

  • Si vous optez pour des sections en fonction des jours de la semaine, créez une tâche dans chaque section et pour chaque membre de l’équipe : « sujets de David », « sujets de Bianca », etc. Encouragez les membres de l’équipe à ajouter des informations détaillées au sein de leur tâche avant la réunion. Servez-vous des @mentions pour faire référence à certaines tâches ou désigner des membres issus d’autres équipes. 
  • Si vous créez une section pour chaque employé, incitez vos collègues à ajouter toute tâche pertinente issue de votre projet de planification de sprint au projet de réunions debout quotidiennes. Tous les membres de l’équipe pourront ainsi accéder facilement à ces tâches pendant ou après la réunion. 

💡Astuce : utilisez les sous-tâches pour exploiter et suivre vos notes de réunions.

Les rétrospectives de sprints

La rétrospective est l’une des étapes fondamentales de votre sprint : c’est le moment où votre équipe peut se réunir pour faire le point sur ce qui s’est bien passé, les points à améliorer et la meilleure manière de poursuivre le développement de votre équipe de gestion de projet Lean. Notre modèle gratuit de rétrospective de sprint vous permet de recueillir facilement des informations et de les transformer en actions structurées à traiter. 

Pour utiliser notre modèle de manière efficace, suivez ces étapes :

  1. Créez des sections pour tout type de questions ou commentaires pertinents que vous espérez aborder pendant votre rétrospective. 
  2. Commencez votre réunion de rétrospective de sprint par un temps de travail effectif. Encouragez chaque membre de l’équipe à ajouter des tâches avec des commentaires pour évoquer ce qui s’est bien passé et les éléments à améliorer. Ils pourront aussi poser des questions ouvertes si besoin.  
  3. Une fois cette mise en commun effectuée, incitez vos collègues à lire les commentaires des autres et à ajouter une mention J’aime lorsqu’ils souhaitent discuter d’un sujet particulier avec le reste du groupe. Accordez à chacun quelques minutes pour lire et « aimer » les tâches avant d’en parler en équipe.

💡Astuce : triez chaque section par mentions J’aime afin que les tâches avec le plus de mentions s’affichent en haut de chaque section.

Les retours clients

Vous avez travaillé sur une nouvelle fonctionnalité, un nouveau produit ou la correction d’un bug ? Bien. Et maintenant ? L’un des principes fondateurs de la méthodologie Agile consiste à chercher sans cesse à s’améliorer. Toutefois, les équipes ne peuvent se perfectionner si elles ne savent pas ce qui fonctionne et ce qui pourrait être développé. Les retours clients sont des indicateurs précieux qui aident votre équipe à déterminer comment évoluer et quels efforts mener. Encore faut-il que ces commentaires contiennent les informations dont votre équipe a besoin. 

Pour que votre équipe obtienne toutes les informations dont elle a besoin, aussi détaillées que nécessaire, n’hésitez pas à recueillir et conserver les retours des clients grâce à notre modèle gratuit de commentaires clients. Quelques conseils pour l’utiliser au mieux : 

  • Créez un formulaire pour que les clients puissent donner leur avis et appuyez-vous sur l’arborescence des formulaires pour vous assurer que les clients répondent uniquement aux questions que vous jugez pertinentes. Vous pouvez également intégrer vos principaux outils dédiés aux retours clients, comme Zendesk : créez alors automatiquement des tâches sur Asana à partir des tickets Zendesk.
  • Créez un champ personnalisé de suivi des commentaires pour déterminer ceux qui nécessitent une réponse et la personne à contacter le cas échéant.

💡Astuce : recueillir les commentaires des clients, ce n’est pas réagir systématiquement à chaque remarque. Créez une section pour les commentaires importants auxquels vous ne donnez pas suite pour le moment : vous conserverez ainsi une trace de ces informations et pourrez vous y référer plus tard si nécessaire.

Adopter une démarche proactive et aller de l’avant

Pour gérer efficacement une équipe Agile, vous avez besoin d’un outil de collaboration tout aussi rapide et flexible que votre équipe. Lorsque votre équipe dispose d’une source unique de référence, vous pouvez travailler rapidement et livrer plus souvent, sans faux pas. 

Pour découvrir d’autres astuces à propos de la gestion des équipes Agile sur Asana, consultez notre guide.

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