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Nouveautés Asana : arborescence et personnalisation des formulaires

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Asana met un point d’honneur à aider les équipes à atteindre ensemble des objectifs auxquels elles n’auraient jamais osé rêver. Les Formulaires sont au cœur de cette collaboration. Cette fonctionnalité simplifie l’envoi et la réception des demandes de travail, afin que les attentes soient claires et que votre équipe dispose de toutes les informations dont elle a besoin pour commencer à travailler.

Aujourd’hui, nous avons le plaisir de vous présenter les toutes dernières améliorations apportées aux Formulaires. Il devient encore plus simple pour les équipes de standardiser leur processus de réception des demandes de travail. Ces nouveautés doivent leur permettre de bénéficier de toute la transparence requise tandis qu’elles font face aux constantes évolutions du marché et continuent à apprivoiser le télétravail.

Centraliser les demandes de travail avec l’arborescence et la personnalisation des formulaires, et plus encore

Les Formulaires permettent de créer un processus de réception standardisé qui centralise les demandes de travail sur Asana. Votre équipe peut ensuite définir ses priorités, suivre le travail en toute simplicité et avoir toutes les informations nécessaires à portée de main.

Dorénavant, les Formulaires vont encore plus loin. Grâce à l’arborescence des formulaires, les utilisateurs répondent uniquement aux questions pertinentes en lien avec leur demande. Vous disposez ainsi des données utiles pour vous mettre au travail, tout en éliminant le superflu. En savoir plus sur l’arborescence des formulaires.

Par ailleurs, les personnes qui ont rempli un formulaire reçoivent un e-mail de notification : lorsqu’un membre de l’équipe ou un client envoie un formulaire, il reçoit automatiquement une confirmation dans sa boîte de messagerie. 

Autre nouveauté, il est désormais possible d’associer les questions du formulaire aux champs de la tâche créée lors de l’envoi du formulaire. Grâce à cette fonctionnalité de mappage, les réponses sont automatiquement ajoutées aux champs de votre choix, comme l’échéance, le titre ou tout autre champ personnalisé créé par vos soins. Par exemple, si un formulaire comprend une question portant sur la date à laquelle le projet doit être livré, vous pouvez très simplement associer la réponse à l’échéance de la tâche. 

Les Formulaires gagnent également en souplesse d’utilisation. Vous pouvez désormais choisir de retirer les questions concernant le nom et l’adresse e-mail, autoriser l’ajout de plusieurs pièces jointes et même dupliquer des formulaires en même temps que le projet ou modèle auquel ils sont associés. Et les clients Asana Business et Enterprise peuvent aller encore plus loin dans la personnalisation au niveau de l’en-tête du formulaire et de la réponse envoyée par e-mail, afin que la personne qui remplit le formulaire soit sûre d’être au bon endroit. Observez ces fonctionnalités en pratique : 

En savoir plus au sujet des nouvelles fonctionnalités des Formulaires

Automatiser les processus pour aller de l’avant

Comme toujours, vous pouvez associer des règles à vos formulaires, et ainsi passer plus de temps à effectuer votre travail plutôt qu’à l’organiser. Les Règles vous offrent la possibilité de sélectionner une combinaison de déclencheurs et d’actions pour automatiser les tâches et aider votre équipe à se concentrer sur ses étapes clés.

Quelques exemples d’utilisation des Règles et des Formulaires :

  • Suivi des demandes de création. Grâce à l’association des champs personnalisés aux questions des formulaires, vous pouvez déterminer le type de demande concerné (ex. : rédaction ou création d’une ressource). Configurez ensuite des règles pour attribuer automatiquement les demandes aux bonnes personnes selon le type de demande. 
  • Gestion de la charge de travail de l’équipe. Créez une règle qui ajoute toutes les demandes reçues à votre projet de distribution des taches, pour visualiser clairement ce dont chacun est responsable. 
  • Information des parties prenantes. L’association des champs personnalisés aux questions des formulaires vous permet de suivre le niveau de priorité des tâches (ex. : P0, P1, P2). Vous pouvez alors créer des règles pour ajouter toute personne nécessaire en tant que collaborateur.

En savoir plus sur l’ajout et la création de règles

Des nouveautés à essayer sans plus attendre sur Asana

Les nouvelles fonctionnalités des Formulaires sont disponibles pour tous les clients Asana Premium, Business et Enterprise. À compter de ce jour, les clients Premium ont accès à l’association des champs ainsi qu’aux options les plus demandées, telles que l’ajout de plusieurs pièces jointes et la duplication du formulaire avec son projet ou modèle associé. Les clients Business et Enterprise ont quant à eux accès à l’ensemble des améliorations apportées aux Formulaires, y compris l’arborescence et la personnalisation des en-têtes et e-mails de confirmation. 

Vous aimeriez tester les Formulaires ? Profitez dès aujourd’hui d’un essai Asana gratuit de 30 jours.

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