Dicas da Asana: cinco maneiras de se preparar para o recesso de fim de ano
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Levante a mão se você não vê a hora de tirar alguns dias de folga para relaxar e se descontrair.
Se você é como nós, já deve estar na expectativa de desligar o computador por alguns dias, desativar as notificações e entrar em modo de relaxamento profundo. Essa antecipação é muito agradável, mas pode ser abalada se pensarmos na montanha de e-mails e notificações que estarão à nossa espera quando voltarmos.
Mas estamos aqui para dizer que há um jeito melhor! Experimente estas dicas para ter paz de espírito e minimizar o caos desordenado quando voltar ao trabalho.
1. Evite surpresas desagradáveis com as Minhas tarefas
Se alguma vez você já se esqueceu de fazer alguma coisa antes de tirar férias, sabe que pode ser muito desagradável ter que voltar imediatamente ao trabalho no último segundo. Com Minhas tarefas, é possível visualizar previamente todas as próximas tarefas de acordo com a data de conclusão para assegurar-se que não haja surpresas esperando o seu retorno.
Para ordenar a aba de Minhas tarefas por data de conclusão, clique em Ordenar no canto direito superior. Essa opção permite ordenar por data de conclusão para exibir todas as suas tarefas como uma lista ao estilo de planilha, partindo das tarefas atrasadas ou, se não houver, das tarefas previstas para o dia em questão. Percorra a lista para assegurar-se que não haja nada programado para o recesso.
💡Dica: para voltar à visualização padrão de Minhas tarefas, clique em Ordenar outra vez e desmarque a opção Data de conclusão. Essa ação automaticamente reverterá Minhas tarefas para a visualização padrão, incluindo qualquer seção personalizada que você tenha criado dentro de Hoje, Próximas ou Mais tarde.
2. Confira os próximos trabalhos usando a busca avançada
Caso gerencie uma equipe, você talvez queira conferir o trabalho geral para assegurar-se de que não precisará apressar as coisas antes de tirar uns dias de folga. O melhor jeito de fazer isso é realizar uma busca avançada.
Com a busca avançada na Asana, é possível fazer uma pesquisa com base em vários parâmetros, como responsável, colaborador, projeto, data de conclusão, campo personalizado e muito mais.
Neste caso, é aconselhável realizar uma busca avançada para detectar tarefas incompletas que não estejam atribuídas a você, previstas para a semana seguinte (ou para o período em que estiver fora). Em seguida, depois de obter os resultados, comente em qualquer tarefa que possa precisar de um lembrete, ou aproveite a oportunidade para recordar ao responsável pela tarefa que você estará off-line durante alguns dias.
💡Dica: também é possível especificar os parâmetros de busca para enfocar as tarefas que você atribuiu ou as que estejam listadas como alta prioridade no campo personalizado. Clique em + Adicionar filtro para selecionar os parâmetros adicionais ou os campos personalizados.
3. Compartilhe atualizações dos status de qualquer projeto relevante
Se você for responsável por um projeto (ou grupo de projetos) na Asana, talvez queira conferi-lo pela última vez com os colegas de equipe antes de ficar off-line. Para que todos fiquem a par da situação do projeto, atualize o seu status antes de partir.
Com o status, é possível compartilhar uma atualização para que a equipe inteira fique em sintonia. Além de atualizar a equipe, informando se o projeto está em dia, em riso ou atrasado, você pode mencionar os colegas de equipe ou trabalhos específicos e incluir um resumo do que aconteceu desde a última atualização. Depois, use os Destaques para inserir dados relevantes em suas atualizações de status, como próximas tarefas, marcos recentemente atingidos ou trabalho em atraso. Termine com um resumo das próximas etapas a realizar.
💡Dica: clientes dos planos Business e Enterprise também podem ver e enviar atualizações de status no âmbito de portfólios.
4. Ative ou agende o modo Não incomodar
Mesmo que não esteja planejando olhar o computador ou o telefone durante o seu tempo livre, pode ser difícil ignorar um sinal de notificação ou abster-se de apenas responder rapidamente a uma tarefa. Assuma o controle das suas notificações com o modo Não incomodar na Asana.
É possível ativar ou agendar o modo Não incomodar. Muitos de nós na equipe da Asana o agendamos para os fins de semana ou para o período após o expediente de trabalho, mas também é possível agendar a ativação do modo Não incomodar para o período durante as férias.
Para ativar o modo Não incomodar, clique no seu avatar no canto superior direito; em seguida, acesse Minhas configurações de perfil. Na aba de Notificações, clique em Pausar notificações ou então agende o período do modo Não incomodar.
💡Dica: após ativar o modo Não incomodar, os membros da sua equipe verão um ícone de silêncio ao lado do seu avatar. Desse modo, eles ficarão cientes de que devem esperar o seu retorno ao escritório para terem uma resposta.
5. Modifique as configurações do projeto para reduzir as notificações na Caixa de entrada
Sabia que você pode alterar as configurações de notificação de cada projeto? Caso esteja recebendo muitas notificações de projetos na sua Caixa de entrada, considere gerenciar e reduzir a quantidade de notificações recebidas para facilitar a transição de volta ao mundo on-line.
Cada projeto na Asana dispõe de três configurações de notificação: atualizações de projeto, conversas e tarefas adicionadas. Se for responsável pela triagem de um projeto, as notificações sobre cada nova tarefa podem ser úteis, mas, se estiver só participando do projeto, você talvez queira desativar esse tipo de notificação a fim de reduzir o acúmulo de mensagens na Caixa de entrada.
Para modificar as configurações de notificação do projeto, clique no botão compartilhar no canto superior direito do projeto; depois, acesse Gerenciar notificações. Então, selecione se deseja ser notificado sobre atualizações de status, conversas ou tarefas adicionadas.
💡Dica: também é possível remover as notificações sobre tarefas adicionadas ao convidar alguém para o seu projeto. Na tela de convite do projeto, basta desmarcar a opção Notificar quando novas tarefas forem adicionadas a este projeto na parte inferior da janela aberta.
Aproveite a folga, que você merece!
Você e sua equipe já estão no caminho do sucesso. Agora, só lhes resta descontrair e desfrutar o tempo livre.
Se estiver tirando uma folga durante o recesso de fim de ano, confira o Blog Asana no início de janeiro para ver mais dicas da Asana sobre como entrar em ritmo no ano novo.