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Drei Tipps für eine effektive Nutzung der Asana-API

Sie können diesen Artikel in Englisch, Französisch, Portugiesisch, Spanisch oder Japanisch lesen.

Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag stammt von Richard Uruchurtu, Vice President of Operations bei KlientBoost.

KlientBoost ist eine Online-Marketing-Agentur, die sich in erster Linie auf Kaufreaktionen und Marketing am unteren Ende des Funnels mit Hilfe von PPC, CRO, SEO und E-Mail-Marketing konzentriert. Wir bei KlientBoost legen großen Wert auf Sichtbarkeit und Kommunikation – deswegen haben wir für jeden unserer Kunden ein eigenes Asana-Projekt, in dem die Arbeit nachverfolgt wird. Kunden haben Zugriff auf dieses Projekt als Gäste, sodass sie bei allen wichtigen Mitteilungen oder Updates auf dem Laufenden bleiben.

Als wir angefangen haben, Asana zur Verwaltung von Werbekampagnen für unsere Kunden zu nutzen, hatten wir um die 110 Kunden, also 110 Asana-Projekte. Mit Portfolios waren wir in der Lage, eine Übersicht über all diese Projekte zu erhalten und auf einen Blick zu sehen, welche Kampagnen-Checklisten planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig verliefen. 

Mit einem so großen Portfolio brauchten wir eine Möglichkeit, schnell zu bestimmen, was in jedem Projekt in den einzelnen Aufgaben vor sich ging. Um den nötigen Einblick zu erhalten, haben wir uns entschlossen, die Asana-API zu nutzen und Berichte zu erstellen, die den Fortschritt unserer Kampagnen visualisieren und die Ergebnisse analysieren. Wir haben nicht nur einen, sondern sogar zwei Berichte mit der Asana-API erstellt und viel gelernt. Hier sind unsere drei besten Tipps, damit Ihr Team die Asana-API ebenfalls effektiv nutzen kann. 

1. Kennen Sie Ihren Prozess

Wir bei KlientBoost nutzen die Asana-API, um Berichte für unterschiedliche Teile unseres Geschäfts zu erstellen; aber das Wichtigste ist die Nachverfolgung der einzelnen Marketingstrategien, die wir für unsere Kunden nutzen. Jeder API-Bericht ist etwas anders, aber bei unserem größten Bericht war es für uns wichtig zu entscheiden, was wir mit ihm erreichen wollen, bevor wir ihn dann tatsächlich erstellten.

Das Wichtigste bei der Erstellung eines benutzerdefinierten Berichts ist es, zu entscheiden, welche Details und Prozesse für Sie wichtig sind, bevor Sie sich an die tatsächliche Arbeit mit der API machen. Wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, welche Prozesse Sie erstellen möchten, werden Sie immer wieder zurückkehren und Ihre Datenverarbeitung ständig anpassen oder ganz ändern müssen. Wenn Sie Ihr Ziel von Anfang an im Blick behalten, werden Sie auch eine klare Vorstellung davon haben, welche Daten Sie brauchen. 

Datenvisualisierung mit einem API-Bericht

Der erste Bericht, den wir erstellt haben, war ausschließlich für unsere Designer, die kreative Inhalte für unsere Kunden erstellen. Das Ziel dieses ersten Berichts war es, Aufgabendaten aus all unseren Asana-Projekten zu ziehen, um zu sehen, wie die Arbeit von jedem Designer über viele Projekte hinweg voranging. Wir fügten Tags hinzu und konnten unsere Berichte so noch verbessern; wir konnten sogar einzelne Details herausfiltern (zum Beispiel, ob ein Kreativtest erfolgreich war oder nicht). Mit diesen Daten konnten wir dann interessante Fragen beantworten und unsere Prozesse anpassen.

Als die Vorzüge der benutzerdefinierten API-Berichte für unsere Designer klar wurden, entschlossen wir uns, die Berichterstattung auf alle Account Manager von KlientBoost auszuweiten – das ist das Team, das sich um die Optimierung unserer Pay-per-Click-Ads kümmert. Mit den Erfahrungen aus dem ersten API-Bericht entschieden wir uns, ein zweites, robusteres Berichtsystem zu erstellen, das wir BoostFlow nannten (ein Markenname für unseren Workflow-Prozess und eine Anspielung auf unseren Firmennamen).

Zuerst das System, dann der API-Bericht

Die Erstellung unserer BoostFlow-Berichterstattung erforderte mehr Überlegung als Programmierung. Bevor wir den Bericht fertigstellten, brauchten wir erst einmal ein einheitliches System der Dateneingabe in Asana. Das würde uns helfen, die unterschiedlichen Datenelemente, die wir uns in Berichten außerhalb von Asana anschauen wollten, richtig zu bewerten. Es gab zwei Hauptschritte bei diesem Prozess: 

  • Zuerst erstellten wir in jedem Projekt benutzerdefinierte Felder, um Informationen wie die Strategie eines Account Managers oder eine numerische Bewertung der Auswirkung dieser Strategie zu erfassen. Wenn wir zum Beispiel in der Lage wären, die Auswirkungen der unterschiedlichen Anzeigentests zu messen, die auf unterschiedlichen Plattformen liefen, würden wir verstehen, welche Account Manager am besten mit Google, Facebook oder Bing arbeiteten. 
  • Dann entwickelten wir ein System, um sicherzustellen, dass diese benutzerdefinierten Felder im gesamten Account Management-Team einheitlich benutzt werden. Dafür führten wir intensive Schulungen mit allen Account Managern durch. So hatte zum Beispiel jede Aufgabe in Asana einen Wirkungsfaktor von -3 bis +3. Viele unserer Schulungen konzentrierten sich auf die Standardisierung von Eingaben in diesen Feldern. Wir gaben dem Team auch die Möglichkeit, den Rest der Mitarbeiter zu schulen und weiterzubilden. 

2. Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder – ohne zu übertreiben

Obwohl wir in unserem ersten API-Bericht Tags benutzt hatten, stellte sich heraus, dass benutzerdefinierte Felder ein Schlüsselelement der Berichte aus der BoostFlow API sind, die wir inzwischen nutzen; sie sind besser für das Standardisieren und Erfassen von Daten geeignet. 

Mit benutzerdefinierten Feldern (und Schulungen) können Account Manager Daten über alle Projekte hinweg standardisieren. Dann ziehen wir die Informationen in unseren Datenvisualisierungsprozess. So können wir im Detail verstehen, was unsere Account Manager tun – mit ganz wenig manueller Arbeit. Wir können Trendlinien für das Unternehmen als Ganzes, für einzelne Teams, Plattformen oder Anzeigen sehen – was immer wir brauchen. Und das alles mithilfe von benutzerdefinierten Feldern.

Diese Daten aus benutzerdefinierten Feldern sind überaus nützlich für Visualisierungen in Berichten – aber Sie sollten auch nicht die Nutzererfahrung in Asana vergessen. Wenn Sie zu viele benutzerdefinierte Felder haben, können Sie die Aufgabenbeschreibung in Asana nicht sehen. Das Arbeiten muss unkompliziert bleiben.

3. Nutzen Sie Tools zu Ihrem Vorteil

Der Zugriff auf Ihre Asana-Daten über die API ist einfach. Sie brauchen nicht das Rad neu zu erfinden; es gibt Werkzeuge, die den Datentransfer mühelos machen. Bevor Sie mit dem Programmieren anfangen, sollten Sie verstehen, wie die Struktur von Asana in Bezug auf Teams, Portfolios, Projekte und Aufgaben aussieht, um die richtigen API-Aufrufe zu nutzen.

Bei unserem ersten API-Bericht exportierten wir Daten zu Amazon AWS und speicherten sie dann in einer Google-Tabelle. Für unseren zweiten API-Bericht, BoostFlow, nutzten wir ein Tool namens StitchData, das einen Community-Konnektor für Asana bereitstellt. Damit konnte ich auf die Asana-API zugreifen und die Daten daraus an BigQuery schicken. In BigQuery konnte ich dann eine richtige SQL-Abfrage für die benötigten Daten schreiben. Schließlich schickte ich diese Datenquelle an Google Data Studio, um unsere BoostFlow-Dashboards zu erstellen.

Hoch hinaus mit der Asana-API

KlientBoost hat sich ursprünglich um Pay-per-Click-Kampagnen und Conversion-Optimierung gekümmert – und darauf ist BoostFlow ausgerichtet. Aber inzwischen bieten wir auch SEO, E-Mail-Marketing und Werbemittel an. BoostFlow war nie dafür ausgelegt, diese Dienstleistungen zu erfassen, und es schränkt uns bei der Analyse von Daten für diese Services ein. Deswegen machen wir uns nun wieder Gedanken darüber, wie wir diese drei relativ neuen Dienstleistungen sinnvoll in BoostFlow integrieren können. Aber dank der API wird es sicherlich kein Problem sein.

Kunden wie KlientBoost, die mithilfe von Asana ihre Ziele erreichen, inspirieren uns. Erfahren Sie, wie Asana von Teams auf der ganzen Welt genutzt wird.

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