Les astuces d’Asana : 4 façons de mieux organiser votre travail en 2021

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Nouvelle année, bonnes résolutions ? Chassez les mauvaises habitudes et devenez un champion de l’organisation !

Pour bien commencer l’année, vous avez décidé de mieux vous organiser ? Vous êtes loin d’être un cas isolé ! L’Anatomie du travail 2021 dévoile que l’envie d’être plus organisé et de terminer son travail en temps voulu figure parmi les trois principales résolutions des travailleurs pour l’année qui débute. Toutefois, si chaque nouvelle année des millions de personnes dans le monde prennent de bonnes résolutions, les enquêtes précédentes ont mis en évidence que moins de 8 % d’entre nous les mettent en application. Les résolutions prises au Nouvel An sont toujours ambitieuses et correspondent à un idéal de ce que nous voudrions être. Elles sont par ailleurs un excellent moyen de faire connaître aux autres vos intentions positives.

Vous êtes fermement décidé à optimiser vos méthodes de travail en 2021 ? Vous avez de la chance : vous ferez partie des 8 % qui tiennent leur résolution. Oubliez les résolutions qui tombent à l’eau et découvrez quatre façons de mieux organiser votre travail avec Asana !

1. Consulter Mes tâches et la boîte de réception en début de journée

Commencer la journée par visualiser clairement ce qui vous attend est la meilleure façon d’organiser votre travail. Mes tâches vous permet de consulter les éléments qui vous sont attribués et la boîte de réception regroupe toutes les notifications utiles liées à vos activités.

Première étape : consulter Mes tâches. Si ce n’est pas déjà fait, organisez Mes tâches en sections. Utilisez Tab + N pour créer une section afin de mieux organiser les activités que vous devez accomplir. Organisez alors vos sections par type de tâche, priorité, portée ou bloc de travail. N’hésitez pas à consulter et vous inspirer de ces quelques astuces pour organiser Mes tâches.

Deuxième étape : consulter votre boîte de réception, votre centre de contrôle unique pour gérer toutes vos notifications. Pour utiliser au mieux votre boîte de réception, prenez connaissance de vos nouvelles notifications, puis archivez-les pour tout garder bien en ordre. Après avoir lu une notification et avant de l’archiver, vous pouvez choisir d’y répondre ou de créer une tâche de suivi pour identifier le travail à accomplir.

2. Visualiser les informations clés depuis l’Aperçu de projet

Lorsque vous participez à un nouveau projet, il est parfois difficile de bien comprendre quel plan a été défini et quels sont les objectifs à atteindre. Vous pouvez visualiser un projet selon quatre vues différentes, très utiles pour gérer et exécuter vos tâches. Toutefois, vous avez également besoin d’une base sur laquelle vous appuyer pour planifier et organiser votre projet.

C’est la raison pour laquelle nous avons créé l’Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour gagner en clarté et travailler en contexte. L’Aperçu vous permet de regrouper les informations clés de votre projet : brief de projet, rôles propres à chacun des intervenants, documents importants, jalons clés et bien plus encore.

Comment organiser son travail avec l’Aperçu de projet ?

1. Remplir l’onglet Aperçu pour chaque projet géré.
2. Accéder à cette onglet chaque fois qu’un collaborateur partage un nouveau projet avec vous. C’est le meilleur moyen d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin quant au plan et aux objectifs du projet traité.
3. Consulter fréquemment l’Aperçu de projet : vous y trouverez toutes les mises à jour de statut du projet et un fil d’activité avec des informations utiles sur les tâches en cours.

3. Automatiser les tâches manuelles avec les Règles

Pourquoi nous sentons-nous si désorganisés au travail ? L’ensemble des petites tâches à effectuer qui nous demandent une grande énergie et un temps précieux sont les principales responsables. C’est un fait, chaque employé consacre en moyenne 60 % de son temps au « work about work » et non aux tâches stratégiques pour lesquelles il est qualifié. Pour mieux organiser votre travail et vous concentrer sur les activités qui comptent vraiment, utilisez les Règles et limitez les tâches manuelles. Pour créer une règle, vous devez d’abord définir un déclencheur. Chaque déclencheur correspond à une action particulière sur Asana : lorsqu’un déclencheur est activé, l’action correspondante se produit.

Utilisez les Règles pour :

• Attribuer chaque tâche au membre de l’équipe approprié. Veillez à ce que votre projet comporte un champ personnalisé lié au travail de votre équipe (par exemple, créez un champ personnalisé « Type de demande » qui reflète les différents types de tâches effectuées par les membres de l’équipe). Servez-vous alors des Règles pour attribuer automatiquement toute nouvelle tâche au responsable désigné grâce à ce champ personnalisé (par exemple, attribuez toutes les tâches « Illustration » à David ou toutes les tâches « Rédaction » à Barbara).
• Trier vos tâches après l’envoi de formulaires de demande. Si vous avez créé un formulaire pour votre projet, toute nouvelle demande envoyée via ce formulaire entraîne directement la création d’une tâche sur Asana. Afin que rien ne se perde, définissez une règle qui vous ajoutera automatiquement à cette tâche en tant que collaborateur (ainsi que tout autre intervenant important). Par ailleurs, si vous vous êtes engagé à répondre à toute demande sous 48 heures, attribuez-vous la tâche et définissez l’échéance 2 jours après la date d’envoi du formulaire.
• Ajouter des tâches à d’autres projets. Par exemple, si vous suivez toutes vos ventes dans un projet principal destiné à l’ensemble du service, ajouter manuellement chaque nouvelle vente à ce projet serait bien trop fastidieux. Créez plutôt une règle pour ajouter automatiquement ces tâches au projet principal chaque fois qu’un champ personnalisé est mis à jour (ex. : « Vente finalisée ») ou qu’une tâche est déplacée vers une section déterminée (ex. : « Vente en cours »).
• Déplacer automatiquement des tâches vers la vue Tableau. Vous travaillez au sein d’une équipe technique ? Vous utilisez sans doute la vue Tableau pour suivre vos processus en cours, comme le suivi des bugs ou la planification de sprint. La vue Tableau, de type tableau Kanban est particulièrement conviviale et vous permet de visualiser votre progression en un coup d’œil, en fonction de la colonne dans laquelle se trouve votre tâche. Au lieu de déplacer manuellement vos tâches d’une colonne à l’autre, créez une règle qui se déclenchera en fonction du champ personnalisé correspondant. Libérés de ces opérations répétitives, votre équipe et vous-même pourrez vous concentrer pleinement sur votre prochain sprint.

4. Bénéficier d’un aperçu général de vos activités avec les Portefeuilles

Gérer plusieurs projets à la fois peut être un exercice de jonglage périlleux… Or on ne devient pas jongleur professionnel du jour au lendemain, encore moins champion de l’organisation. Pour éviter de vous éparpiller et travailler de manière plus productive, utilisez les Portefeuilles, un outil qui regroupe vos projets et initiatives.

Les portefeuilles sont un excellent moyen de mieux vous organiser si vous :

• Gérez une petite équipe, mais avez du mal à visualiser clairement le travail de votre équipe. Même si vos tâches sont réparties au sein de plusieurs projets, vous pouvez utiliser des portefeuilles pour les regrouper et les visualiser au même endroit. Ainsi, au lieu de partir à la chasse aux tâches parmi vos nombreux projets, vous centraliserez l’ensemble des activités de votre équipe.
• Gérez des projets interfonctionnels et des processus complexes. Sans un suivi méticuleux et un système organisé de contrôle des activités, vos projets peuvent facilement déraper. Cependant, difficile de penser à vérifier que chaque projet reste sur les rails. Nous vous conseillons donc de regrouper tous les projets que vous supervisez dans un portefeuille, afin de bénéficier d’une vue d’ensemble de la progression de chaque projet, au même endroit. De cette façon, si un projet présente des risques ou est en retard , vous pouvez prendre les mesures nécessaires le remettre en bonne voie.
• Apprivoisez la gestion des ressources. La gestion des ressources est un excellent moyen de soutenir votre équipe et d’éviter toute situation de surmenage. L’Anatomie du travail 2021 dévoile que 71 % des travailleurs de la connaissance affirment avoir connu un épisode de burnout en 2020. Les Portefeuilles vous permettent également d’accéder à la Gestion des ressources : vous pouvez facilement identifier la charge de travail de chacun de vos collaborateurs, pour tous les projets que vous gérez. Si l’un de vos collègues est surchargé, il vous suffit de réattribuer certaines de ses tâches.

Nouvelle année, bonnes résolutions ?

Commencez 2021 de la meilleure des manières. Après une année 2020 si chaotique, chacun de nous a besoin de repartir du bon pied. Rappelez-vous que ces quatre astuces doivent vous servir tout au long de l’année, pas uniquement en janvier. C’est une main tendue afin de prendre de bonnes habitudes de travail pour toute l’année 2021 et réussir à atteindre les objectifs de votre entreprise.

Pour découvrir d’autres astuces Asana, n’hésitez pas à consulter nos bonnes pratiques sur notre blog.