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Les astuces d’Asana : 4 conseils pour maîtriser la liste Mes tâches

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Avez-vous pris l’habitude de vous servir de la liste Mes tâches sur Asana ? Si tel n’est pas le cas, l’heure est venue de la découvrir pour réduire significativement le « work about work », sans effort.

La liste Mes tâches constitue l’épicentre de vos activités. Cette vue regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées, indépendamment de l’équipe ou du projet auxquels ces tâches sont associées. Tout comme votre boîte de réception, Mes tâches vous aide à vous concentrer et accomplir tous vos plus grands projets.

Suivez ces 4 conseils pour maîtriser la liste Mes tâches et en tirer le maximum d’avantages. Inspirez-vous aussi de nos quelques astuces pour apprendre à bien organiser Mes tâches et fournir un travail de qualité.

1. Organiser Mes tâches en sections

Mes tâches vous aide à mettre en ordre et à accomplir vos tâches. Par défaut, Mes tâches est organisée en quatre sections représentant différents niveaux de priorité : Récemment attribuées, Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard. Libre à vous également de transférer des tâches d’une section à une autre en les faisant glisser et en les déposant dans la section de votre choix ou en utilisant les raccourcis clavier.

Chacune des sections de Mes tâches fait appel à une logique personnalisée pour afficher le travail à accomplir. Les tâches de la section Plus tard sont transférées automatiquement vers la section Bientôt une semaine avant leur échéance. Les tâches de la section Bientôt sont déplacées vers la section Aujourd’hui le jour de leur échéance. Notre guide vous présente chaque section en détail.

💡Conseil : créez des sections supplémentaires au sein des sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard, comme vous le feriez dans la vue Liste. Utilisez Tab + N pour créer une section dans Mes tâches. Cette nouvelle section sera automatiquement déplacée, mais pas d’inquiétude : elle ne tardera pas à s’afficher dans Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard, en fonction de la section initiale où vous l’avez créée. 

2. Trier les nouvelles tâches en début de journée

La section Récemment attribuées a été conçue pour vous informer de toute nouvelle tâche qui vous est attribuée. Il peut s’agir de tâches que vous avez créées ou de tâches créées par d’autres utilisateurs, quelle que soit leur échéance. 

Assurez un suivi quotidien de vos tâches et déplacez toutes les tâches de la section Récemment attribuées dans la section appropriée. Si la tâche n’est pas due le jour même, transférez-la vers la section Bientôt ou Plus tard afin de ne pas accorder trop d’attention à une tâche qui n’est pas prioritaire. 

💡Conseil : veillez à rédiger le titre de chacune de vos tâches en commençant par un verbe. Un titre qui indique une action concrète vous aide à focaliser votre attention sur les activités à effectuer pour accomplir la tâche concernée. Vous pourrez ensuite terminer cette tâche l’esprit tranquille, sûr d’avoir mené à bien votre mission.

3. Ajouter une échéance à chaque tâche

Les tâches qui se retrouvent dans la section Récemment attribuées de votre espace de travail ont un responsable (vous-même) et un titre. Toutefois, leur échéance peut ne pas avoir été précisée. Parfois, ces tâches sans échéance correspondent à des activités attribuées par un collègue qui ne sait pas exactement la durée nécessaire pour achever l’activité en question. Il peut également s’agir d’une tâche que vous avez vous-même créée, en oubliant d’ajouter une échéance.

Avant de déplacer des tâches de la section Récemment attribuées, assurez-vous d’ajouter une échéance à chaque tâche. Si aucune échéance n’est définie, les tâches ne seront pas transférées automatiquement de la section Plus tard vers la section Bientôt ou Aujourd’hui

4. Des dates de début pour préciser le temps alloué aux tâches

Une tâche peut parfois demander plusieurs jours de travail. Définissez une date de début pour déterminer le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche. Les dates de début visent à informer les membres de votre équipe et vos collaborateurs du moment où vous commencez à travailler sur une tâche particulière, mais aussi de la date à laquelle vous estimez terminer cette même tâche.

Dans Mes tâches, vos tâches sont déplacées vers les sections Bientôt et Aujourd’hui en fonction de leur date de début. Ajoutez des dates de début pour vous assurer de planifier des plages de travail suffisantes et vous laisser le temps d’accomplir correctement vos activités. 

Quelques astuces pour organiser Mes tâches

Il n’y a pas de « bonne » ou de « mauvaise » façon d’organiser Mes tâches. Toutefois, pour trier plus aisément vos tâches et déterminer quelles sont celles à accomplir en priorité, vous pouvez créer vos propres sections au sein des sections existantes (Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard). Si vous débutez ou cherchez tout simplement de nouvelles idées pour organiser la liste Mes tâches, n’hésitez pas à vous inspirer des quatre astuces ci-dessous. 

Tri par type de tâche

Si vous travaillez sur une grande variété de projets, organiser la liste Mes tâches par type de tâche vous permet de trier et regrouper les tâches similaires. Ainsi, au lieu de passer d’un projet à l’autre en fonction du contexte, abordez l’ensemble des activités similaires en les regroupant au sein d’un même projet, avant de passer au suivant.

Tri par priorité

Il est parfois impossible de réaliser l’ensemble de vos tâches le même jour. Le cas échéant, il est pertinent d’avoir pensé à organiser ses tâches en fonction de leur priorité. Ainsi, vous identifiez les tâches qui doivent absolument être achevées en fin de journée et celles qui peuvent être traitées plus tard. De cette façon, vous êtes sûr d’accomplir toutes les tâches dont la priorité est élevée ou moyenne. Celles dont la priorité est faible peuvent être accomplies dans un second temps.

Tri par portée

Organisez vos tâches en fonction de leur portée et identifiez ainsi facilement les activités qui peuvent être traitées rapidement et celles auxquelles il faudra consacrer davantage de temps. Vous êtes de ceux qui profitent des creux de 5 à 10 minutes pour traiter quelques tâches ? Le cas échéant, créer une section dédiée aux tâches rapides et une autre consacrée aux projets de plus grande ampleur est un excellent moyen de rester informé sur les tâches à accomplir et leur échéance, en toute transparence. 

Tri par bloc de travail

Vous participez régulièrement à des réunions ? Dans ce cas, coordonnez votre liste Mes tâches et votre calendrier. Une structure harmonieuse vous épargne le sentiment de lassitude liée à la prise de décisions. Lorsque que vous devez gérer un nouveau bloc de travail, vous savez alors exactement quelles tâches traiter et à quel moment.

Travailler efficacement avec la liste Mes tâches et la boîte de réception

Utilisez conjointement la liste Mes tâches et la boîte de réception. La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées, nous direz-vous. Toutefois, songez que lorsque vous coordonnez votre travail, commentez des tâches ou répondez aux demandes, votre premier réflexe devrait être de consulter votre boîte de réception. Pour en savoir plus, consultez notre article intitulé « Gérer sa boîte de réception ».

Vous avez trouvé votre propre système pour organiser la liste Mes tâches et vous ne pouvez plus vous en passer ? Dites-nous en plus dans les commentaires ou prenez part aux discussions du forum communautaire Asana.

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