Cómo Statwax escala sus estrategias digitales: 3 consejos para gestionar mejor las campañas de los clientes con Asana

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués o japonés.

Nota del editor: Brian Walker, presidente de Statwax, escribió esta nota que forma parte de nuestra serie de textos de autores invitados.

En el mundo del marketing digital, si las estrategias y las campañas no están en constante evolución y crecimiento, no habrá salida y la competencia te dejará atrás. En Statwax, tenemos clientes que se mueven rápido, que son capaces de dar giros en sus estrategias en cuestión de segundos y también, de implementar tácticas nuevas para estar siempre un paso adelante.

Todas las agencias quieren poder responder inmediatamente a cada necesidad de sus clientes, pero este tipo de agilidad no se logra si no se cuenta con las herramientas correctas para gestionarlo todo. Los nuevos lanzamientos digitales incluyen material creativo reciente, cambios en los presupuestos, implementaciones de campañas o productos, actualizaciones de contenido y mucho más. Sumémosle el, ahora tan difundido, estilo de trabajo remoto, y las nuevas necesidades de los clientes (con frecuencia, sin planificación alguna) se transformarán en un constante acto de malabarismo entre la información, los integrantes de los equipos y las fechas de vencimiento.

Para nosotros, aquí es donde Asana se transforma en cuestión de vida o muerte para las operaciones de nuestra agencia. Gracias a las posibilidades que brinda para la gestión de flujos de trabajo y las herramientas para gestión de proyectos que ofrece, todas alojadas en una misma plataforma, cualquier agencia puede prepararse para recibir solicitudes nuevas de clientes sin ningún problema y, a la vez, conocer toda la información que se reunirá, se asignará y que, luego, se transformará en acciones concretas. 

A continuación, las mejores prácticas del equipo de Statwax para gestionar y llevar a cabo las campañas de marketing de clientes en Asana. 

1. Crea una manera estándar de capturar la información de tus clientes

El tema clave que con frecuencia impide que una agencia pueda ayudar a sus clientes a ajustar a escala la dedicación a sus iniciativas es el modo en que se reúne la información. No hay gestión de proyectos, por más buena que sea, que pueda lograr algo si cuando falta la información los equipos se contactan con el cliente todo el tiempo para aclarar los términos o para hacerles preguntas una y otra vez. Se pierde tiempo muy valioso y aumenta el riesgo de que algo se pase por alto.

Si los clientes realizan, constantemente, solicitudes a diferentes equipos o departamentos, los Formularios se convertirán en tus mejores amigos. En los formularios se pueden incluir campos personalizados, a partir de tus proyectos de Asana, con los cuales incorporar la información y vincularla automáticamente con partes específicas de alguna tarea nueva. 

Primero, trabaja con tus clientes y los equipos internos para identificar qué información se necesita antes de empezar un proyecto. Puede ser el presupuesto, los objetivos o, incluso, archivos más específicos para incorporar al flujo de trabajo. Cuando pruebes estos procesos nuevos, probablemente te encuentres con otras áreas que no hayas considerado antes pero que quieras que queden claras desde un principio con los campos nuevos. Comienza con algo pequeño y crea un formulario más preciso y extenso a medida que vayas descubriendo esas necesidades.

De forma sencilla y rápida, puedes crear en Asana un formulario con la identificación de la marca de tu empresa y preguntas exclusivas que se adapten a las necesidades de tu equipo. A continuación, te mostramos un ejemplo de nuestro formulario de solicitudes:

También puedes incluir áreas para que los clientes carguen sus activos, como los elementos creativos terminados u otros materiales internos necesarios para la solicitud:

2. Simplifica los flujos de trabajo entre tus clientes y el equipo

Los clientes pueden guardar la URL del formulario como favorita para tener siempre una línea directa con el flujo de trabajo de tu equipo en caso de que quieran realizar alguna solicitud excepcional que les surja. De este modo, se evita tener que usar otro sistema para comunicarse y, después, tener que transcribir esas necesidades para trasladarlas a Asana.

Después de que un cliente envía un formulario, es el momento en que las funcionalidades de Asana para gestión de tareas y flujos de trabajo pueden surtir el efecto deseado para los equipos internos. Cada formulario está conectado con un proyecto específico de Asana para que al enviarlo se creen y se completen, automáticamente, las tareas nuevas con esa información.

Configura los campos personalizados en tu formulario para que disparen automatizaciones, como la asignación de tareas nuevas a una persona específica según lo que elija el cliente (como el tipo de solicitud, el tamaño del proyecto, etc.) y que se configuren las fechas de entrega según las necesidades que surjan a partir de la solicitud.

Puedes hacer que otras automatizaciones se disparen para informar al resto de los involucrados cada vez que el equipo de la agencia actualice las etapas o los logros dentro de la tarea. Por ejemplo, cuando se recibe un formulario que llenó un cliente, se le asigna a un miembro del equipo para que se comunique con ese cliente y le indique los pasos a seguir. Cuando la etapa de la tarea cambia a “Necesita aprobación” se advierte al cliente para que revise y apruebe los activos que se cargaron en esa tarea. Statwax, incluso, usa estas automatizaciones para disparar facturación basada en la información de presupuesto que el cliente proporciona al principio.

3. Integra Asana con las otras herramientas que ya usas

Asana es aun más poderosa gracias a que se integra fácilmente con otras herramientas y servicios muy populares. Por ejemplo, si en tu agencia usan Slack, puedes vincular un proyecto a un canal exclusivo de Slack. Con algunas simples reglas, las solicitudes nuevas de los clientes pueden llegar automáticamente a todo un equipo en Slack. Así se ofrece una forma extra de notificación sobre una tarea pendiente junto con información clave y formas sencillas de verla o para cambiar el estado.

El tratamiento de las ideas y solicitudes nuevas de los clientes es parte de los placeres de la vida en una agencia publicitaria. No hace falta tener que batallar constantemente para lograr reunir la información correcta, organizar los detalles y recordar todo. Gracias a las herramientas para automatizaciones y a los flujos de trabajo que ofrece Asana, Statwax ha podido cubrir, con mayor eficiencia y rapidez, cientos de necesidades exclusivas para las campañas de clientes específicos. 

Nos inspiran clientes como Statwax que usan Asana para cumplir sus misiones. Mira lo que están haciendo otros equipos en todo el mundo con Asana.