Wie Statwax digitale Strategien skaliert: 3 Tipps für die bessere Umsetzung von Kundenkampagnen mit Asana

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde von Brian Walker, Präsident von Statwax, im Rahmen unserer Gastautorenserie verfasst.

In der Welt des digitalen Marketings gilt: Wer sich bei seinen Strategien und Kampagnen nicht kontinuierlich weiterentwickelt und wächst, wird von der Konkurrenz abgehängt. Kunden von Statwax vertrauen darauf, dass wir unsere Strategien in kürzester Zeit an ihr Tempo anpassen und neue Taktiken einsetzen, um der Zeit voraus zu sein.

Jede Agentur möchte in der Lage sein, alle Anforderungen eines Kunden sofort zu erfüllen. Diese Art von Wendigkeit ist jedoch nur mit den richtigen Tools zur Verwaltung der Aufgaben realisierbar. Neue digitale Produkteinführungen umfassen neue kreative Inhalte, Budgetänderungen, Kampagnenumsetzungen, Produktbereitstelllungen, die Aktualisierung von Texten und vieles mehr. Hinzu kommt die heute übliche ortsunabhängige Arbeitsweise, und die neuen – oft ungeplanten – Anforderungen eines Kunden werden zu einem ständigen Jonglierakt mit Informationen, Teammitgliedern und Terminen.

Für uns ist Asana das Herzstück unserer Agenturarbeit. Mit seinen Workflow-Management- und Projektmanagement-Tools, die alle in einer Plattform untergebracht sind, kann sich eine Agentur auf die reibungslose Entgegennahme von neuen Kundenanfragen verlassen. Mit Asana werden alle wichtigen Angaben erfasst, zugewiesen und entsprechend bearbeitet. 

Hier finden Sie die bewährten Methoden des Statwax-Teams für die Verwaltung und Durchführung von Marketingkampagnen Ihrer Kunden in Asana. 

1. Erstellen Sie eine Standardmethode zur Erfassung von Kundeninformationen

Das Hauptproblem, das eine Agentur oft daran hindert, Kunden bei der Ausweitung ihrer Maßnahmen zu helfen, liegt in der Art und Weise, wie Informationen erfasst werden. Selbst das beste Projektmanagement kann nur wenig ausrichten, wenn fehlende Informationen dazu führen, dass Teams immer wieder beim Kunden nachfragen müssen. Ständig gibt es weitere Punkte oder Fragen, die noch unklar sind. Dadurch verlieren Sie wertvolle Zeit und das Risiko, dass etwas vergessen wird, steigt.

Wenn Sie Kunden betreuen, von denen Sie ständig Anfragen aus verschiedenen Teams oder Abteilungen erhalten, werden Ihnen Formulare einen großen Dienst erweisen. Formulare können benutzerdefinierte Felder aus Ihren Asana-Projekten enthalten, die Informationen erfassen und diese automatisch bestimmten Aufgabenfeldern zuordnen. 

Arbeiten Sie zunächst mit Ihren Kunden und internen Teams zusammen, um herauszufinden, welche Informationen vor Projektbeginn benötigt werden. Das können Budget, Ziele oder auch bestimmte Dateien sein, die für Ihren Workflow benötigt werden. Während Sie neue Prozesse testen, entdecken Sie vielleicht zusätzliche Bereiche, die Sie im Vorfeld durch neue Felder präzisieren möchten. Fangen Sie klein an und erstellen Sie nach und nach ein präziseres und umfangreicheres Formular, während sich die genauen Anforderungen weiter herauskristallisieren.

Mit nur wenigen Mausklicks in Asana erstellen Sie in kürzester Zeit ein Formular mit dem Branding Ihrer Agentur und den individuellen Fragen, die den Anforderungen Ihres Teams entsprechen. Hier ein Beispiel für unser Anfragenformular:

Sie können sogar Dateiuploads für Kunden einrichten, in denen sie Inhalte wie etwa bereits fertiggestellte Werbematerialien oder interne Unterlagen hochladen können, die für die Anfrage erforderlich sind:

2. Optimieren Sie den Workflow zwischen Ihren Kunden und Ihrem Team

Kunden können die Formular-URL mit einem Lesezeichen versehen, wodurch sie stets eine direkte Verbindung zum Workflow Ihres Teams haben und Anfragen senden können. Dies erspart die Kommunikation in anderen Tools und die Notwendigkeit, diese Informationen dann zu Asana übertragen zu müssen.

Nachdem ein Kunde ein Formular eingereicht hat, beginnt die Aufgabenverwaltung und der Workflow für Ihre internen Teams in Asana. Jedes Formular ist mit einem Asana-Projekt verknüpft, wodurch Einreichungen automatisch neue Aufgaben erstellen und mit Informationen befüllen.

Richten Sie Formularfelder ein, die Automatisierungen auslösen, wie etwa die Zuweisung der neuen Aufgabe an eine bestimmte Person anhand der vom Kunden getroffenen Auswahl (beispielsweise Art der Anfrage, Projektgröße usw.), und setzen Sie Fälligkeitstermine anhand der Anforderungen.

Indem Sie das Agenturteam Phasen und Meilensteine innerhalb der Aufgabe aktualisieren lassen, können zusätzliche Automatisierungen ausgelöst werden, die alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. So wird beispielsweise ein neu eingereichtes Formular einem Teammitglied zugewiesen, das sich mit dem Kunden in Verbindung setzt und die nächsten Schritte kommuniziert. Das Ändern der Aufgabenphase auf „Genehmigung erforderlich“ benachrichtigt den Kunden, dass er die von uns hochgeladenen Aufgabendateien bitte durchsehen und genehmigen soll. Statwax nutzt diese Automatisierungen sogar, um die Rechnungsstellung anhand der vom Kunden zu Beginn angegebenen Budgetinformationen in Gang zu setzen.

3. Integrieren Sie Asana mit anderen Tools, die Sie verwenden

Noch leistungsfähiger wird Asana durch seine einfachen Integrationen mit anderen beliebten Plattformen und Diensten. Verwendet Ihre Agentur zum Beispiel Slack, können Sie ein Projekt in einen eigenen Slack-Kanal integrieren. Mit nur wenigen Regeln können neue Kundenanfragen automatisch das gesamte Team in Slack benachrichtigen. Somit werden die zuständigen Personen über eine anstehende Aufgabe samt den wichtigsten Daten informiert und können diese schnell einsehen oder den Status ändern.

Der Umgang mit neuen Ideen und Kundenanfragen zählt zu den Freuden des Agenturlebens. Dabei muss es aber kein ständiger Kampf sein, die richtigen Informationen zu sammeln, Details zu organisieren und sich alles zu merken. Dank der Automatisierungen und Workflow-Tools von Asana, konnte Statwax Hunderte von Kampagnenanforderungen für einzelne Kunden effizienter und schneller umsetzen. 

Kunden wie Statwax, die Asana nutzen, um ihre Missionen zu erfüllen, inspirieren uns. Sehen Sie, was Teams auf der ganzen Welt mit Asana auf die Beine stellen.