Ortsunabhängige Teams managen: Wie Sie Ihre Zeit und Energie als weltweit agierende Führungskraft am besten einsetzen
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In meiner Funktion als Head of Global Engagement Marketing bei Asana habe ich das Vergnügen und das Privileg, ein Team aus vierzehn erfolgsorientierten Marketingprofis in fünf Ländern zu leiten. Ein großer Teil meiner Funktion konzentriert sich auf das Wachstum von Asana Together, unserer globalen Community aus Fachleuten, die sich für Projektmanagement, Produktivität und Zusammenarbeit begeistern.
Um den Dialog mit „Asana Together“-Mitgliedern auf der ganzen Welt regional zu vertiefen, gehören zu meinem Team Community Manager in Irland, Großbritannien, Japan, Australien und den USA. Bei einem global verteilten Team bedeutet das, dass ich oft Zeitzonen-Tetris spielen, an Zoom-Meetings teilnehmen, unsere Engagement-Marketingstrategie leiten und dabei auch noch meine eigenen Aufgaben erledigen muss. Ich würde meine Arbeit gegen nichts eintauschen wollen, aber dieses Maß an globaler Teamkoordination bringt eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich.
Während Unternehmen darüber nachdenken, wie sie ihre Teams in einer verteilten Arbeitswelt näher zusammenbringen, wollte ich meine Erfahrungen als Manager eines ortsunabhängigen Teams teilen. Als Manager eines ortsungebundenen Teams sollten Sie auf Ihre eigene Arbeitsweise achten, um Effektiv zu bleiben. Dazu zählt die Planung Ihres Tagesablaufs genauso wie Ihre Strategie für Teambesprechungen. Hier sind meine fünf Tipps, wie Sie als globale Führungskraft Ihre Zeit und Energie am besten managen.
1. Gehen Sie achtsam mit Ihrer Energie um
Wenn Sie ein globales Team leiten, versuchen Sie vielleicht auch, an jedem Meeting in allen Zeitzonen teilzunehmen, in denen sich Ihre Teammitglieder befinden. Dieser Weg führt aber geradewegs in den Burnout, und Sie werden sich dabei selbst in die Sackgasse treiben, wenn Sie versuchen, an allen Meetings zu den Zeiten teilzunehmen, die für Ihr weltweit agierendes Team funktionieren.
Versuchen Sie stattdessen, nur an den wichtigen Meetings teilzunehmen, und gewöhnen Sie sich daran, Verantwortlichkeiten an regionale Teamkollegen zu delegieren, denen Sie eine erfolgreiche Umsetzung zutrauen. Ich ermutige zum Beispiel Teammitglieder in jeder Region, ihre eigenen Experimente zum Community-Wachstum zu machen. Normalerweise nehme ich an ein paar anfänglichen Meetings teil, um bei der Ausarbeitung der Strategie zu helfen und Input zu geben, denn in dieser Phase eines Projekts ist es wichtig, Fragen live stellen und beantworten zu können. Nachdem das Projekt gestartet ist, schauen mein Team und ich dann zeitversetzt in Asana nach, wie die Arbeit voranschreitet. Wenn jemand Live-Input wünscht, können wir uns natürlich bei Bedarf schnell abstimmen.
Indem Sie den Besprechungen, bei denen Ihre Teilnahme entscheidend ist, Priorität einräumen, haben Sie mehr Energie, um sich auf die wirklich wichtigen Herausforderungen und Chancen zu konzentrieren. Und nebenbei signalisieren Sie Ihrem Team, dass Sie ihnen eine selbstständige Arbeitsweise zutrauen, ohne dass Sie in jedes Detail involviert sein müssen.
2. Passen Sie Ihre Arbeitszeiten an
Wenn Sie Teammitglieder haben, die in mehreren Regionen arbeiten, ist es völlig in Ordnung, Ihre Arbeitszeiten anzupassen. Wenn Sie zum Beispiel in San Francisco sitzen (so wie ich), könnten Sie eine „Frühschicht“ haben, die von 7 bis 16 Uhr geht, um mit Teammitgliedern in Europa zu arbeiten, und eine „Spätschicht“ von 10 bis 19 Uhr, um mit Teammitgliedern im asiatisch-pazifischen Raum zu arbeiten.
Berücksichtigen Sie dies in Ihrem Zeitplan und kommunizieren Sie es mit Ihrem Team. Tragen Sie alles in Ihren Kalender ein, gemeinsam mit eventuellen Sperrzeiten, die Sie für sich reservieren. Ich spreche aus persönlicher Erfahrung: Versuchen Sie keine 12- oder 14-Stunden-Tage zu arbeiten. Das macht keinen Spaß, und wenn Sie der Erholung keine Priorität einräumen, können Sie langfristig auch nicht mehr Ihr Bestes für Ihr Team geben.
3. Behalten Sie den Überblick über Team-Zeitzonen
Achten Sie bei der Planung von Teambesprechungen besonders auf die Zeitzonenunterschiede. Wenn sich Ihr Team über Nordamerika, den asiatisch-pazifischen Raum und Europa erstreckt, gibt es leider keine vernünftige Zeit für alle, um sich live zu treffen. Ich habe auch schmerzlich lernen müssen, dass viele Länder (und sogar einige US-Bundesstaaten!) die Sommerzeit nicht anwenden, was die Terminplanung zusätzlich erschweren kann. Seien Sie sich dessen bewusst, wenn Sie Meetings planen, und merken Sie sich World Time Buddy. Ich vertraue darauf, wenn ich Meetings für mein Team plane.
Im Allgemeinen halte ich mich bei der Planung von Teambesprechungen an das Motto „Geteiltes Leid ist halbes Leid“. Ich versuche also zu vermeiden, dass die Besprechungen für irgendjemanden extrem früh oder extrem spät sind (mich eingeschlossen), aber oft bedeutet das, dass unsere Meeting-Zeiten am Ende für niemanden wirklich toll sind. Normalerweise sind sie dann für San Francisco ein wenig zu früh und für unsere Teammitglieder in Europa ein wenig zu spät – oder ein wenig zu spät für San Francisco und ein wenig zu früh für Asien und Japan. Das gehört nun mal zu einem globalen Team!
Zu den regelmäßigen Meetings unseres Teams gehören unser wöchentliches Montags-Standup, bei dem wir besprechen, was für jedes Teammitglied in dieser Woche ansteht, eine wöchentliche Präsentationsübung jeden Mittwoch und ein zweiwöchentlicher Austausch für die Community- und Lifecycle-Gruppen innerhalb des Engagement Marketings. Außerdem führe ich jede Woche Vier-Augen-Gespräche mit meinen direkten Mitarbeitern. Um sicherzustellen, dass jedes dieser Meetings für alle Beteiligten sinnvoll ist, wird von uns allen erwartet, dass wir einen konkreten Beitrag zur Tagesordnung des Meetings leisten.
4. Finden Sie Wege, um persönliche Gespräche zu fördern
Denken Sie daran, dass nicht alles live stattfinden muss: Meetings, bei denen Informationen weitergegeben werden, können aufgezeichnet und später mit anderen geteilt werden. Sparen Sie sich das Jonglieren mit Terminen für Meetings, bei denen eine Live-Interaktion unbedingt notwendig ist.
Zum Beispiel zeichnet das Marketingteam bei Asana unsere abteilungsweiten Town-Hall-Meetings auf, damit sich unsere Teammitglieder die Meetings während ihrer Arbeitszeit ansehen können. Innerhalb des Engagement-Marketing-Teams haben wir ein wöchentliches Live-Teamtreffen zu Beginn der Woche am Montag und wechseln zweiwöchentlich zwischen EMEA-freundlichen (9 Uhr PT) und APAC-freundlichen (16 Uhr PT) Zeiten.
Die Teams, die nicht live dabei sein können, nehmen ein Video auf, um ihre Prioritäten für die Woche mitzuteilen. Das sehen sich dann alle Teilnehmer des Live-Meetings gemeinsam an. Auch wenn wir uns nicht alle zur gleichen Zeit treffen können, haben wir so immer noch die Möglichkeit, uns mit dem gesamten Team auszutauschen. Die Kombination aus über einem Jahr ortsungebundener Zusammenarbeit und einem derart verteilten Team hat gezeigt, wie wichtig es ist, sich regelmäßig zu treffen, um Kontakte und Beziehungen untereinander aufzubauen.
5. Genießen Sie Ihre globale Arbeitsweise
Wenn Sie ein weltweit agierendes Team leiten, sollten Sie damit rechnen, dass Sie von Zeit zu Zeit an einer Besprechung teilnehmen müssen, die sehr früh oder sehr spät am Tag stattfindet. Das ist Teil Ihrer Führungsrolle. Ich beschwere mich bei meinem Team nie darüber und betone immer wieder, dass dies dazu gehört, wenn man für globale Teams verantwortlich ist. Die gelegentlichen Unannehmlichkeiten sind es wert. Man bekommt unglaubliche Einblicke in andere Kulturen, baut seine interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten aus und hat das Gefühl, Teil einer größeren Welt zu sein als der, die vor dem eigenen Fenster liegt.
Suchen Sie nach weiteren Tipps und Best Practices zur hybriden Teamarbeit in einer verteilten Arbeitswelt? Lesen Sie mehr in unserer Artikelreihe zur Koordinierung ortsunabhängiger Teams.
