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Eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro – mit Asana

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Nach über einem Jahr, in dem wir die Auswirkungen einer globalen Pandemie ohne jegliche Vorbereitung meistern mussten, ist endlich eine Rückkehr zur persönlichen Zusammenarbeit und zu Treffen mit dem Team (samt Umarmungen!) in Sichtweite. Viele Unternehmen, darunter auch unseres, denken darüber nach, ob und wie sie ihre Büros wieder öffnen und ihre Teams wieder zusammenbringen werden. 

Wir wissen, dass die Zukunft der Arbeit ein ganzes Stück näher gekommen ist – unsere Arbeitsweise ist globaler und vernetzter als je zuvor. Wenn Teams nun wieder zusammenkommen, wird es eine größere Vielfalt an möglichen Arbeitsorten geben, als wir das in der Vergangenheit gewohnt waren. Einige werden weiterhin nur im Homeoffice arbeiten, andere nur im Büro und wieder andere werden sich für einen Mix aus beiden Arbeitsweisen entscheiden. 

Aber ganz egal, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden: Kommunikation ist wichtiger als je zuvor, denn Teams sind dann erfolgreich, wenn sie reibungslos zusammenarbeiten können. 

Wir bei Asana haben festgestellt, dass Zusammenarbeit und Vertrauen durch gemeinsame alltägliche Erfahrungen, persönliche Kommunikation, Gelegenheiten für spontane Entdeckungen und kreatives Arbeiten gestärkt werden. Da wir ein wachsendes, über die ganze Welt verteiltes Unternehmen sind, haben wir hybride Teamlösungen und Flexibilität natürlich unterstützt, obwohl unsere Arbeit normalerweise im Büro stattfindet. Nachdem wir nun mehr als ein Jahr in räumlicher Distanz verbracht haben, planen wir, unsere globalen Teams sicher und achtsam auf die Rückkehr zur persönlichen Zusammenarbeit und – in San Francisco – auf den Einzug in unseren neuen Hauptsitz in der Folsom Street 633 vorzubereiten.

Obwohl der Wechsel zum ortsunabhängigen Arbeiten plötzlich erfolgte, wissen wir, dass es nicht genügt, einfach die Türen zu öffnen, um unsere Teams wieder im Büro willkommen zu heißen. Seit wir das letzte Mal vor Ort zusammen waren, haben wir weltweit mehr als 500 neue Asanas virtuell angestellt und geschult; Mitarbeiter, die seither noch nie einen Fuß in ein Asana-Büro gesetzt haben. Während wir unsere Rückkehr ins Büro planen, investieren wir in das persönliche Wiedersehen unserer Teams durch bewusste Vorbereitung und Führung sowie durch die Förderung von Zugehörigkeit und Inklusion. Das alles erreichen wir durch die Art und Weise, wie wir selbst Asana nutzen.

Künstlerische Darstellung unseres neuen Hauptsitzes in der 633 Folsom Street (San Francisco, USA).

Vorbereitung auf die Rückkehr ins Büro und einen hybriden Arbeitsalltag

Wir bei Asana sehen wirklich keinen Ersatz für den Zusammenhalt und Flow im Team, den wir erleben, wenn wir gemeinsam an einem Ort arbeiten. Als Unternehmen konzentrieren wir uns darauf, eine dynamische Bürokultur zu schaffen, in der Teams Großes bewirken und Bestleistungen abrufen können, und in der ihre Stimme bei Entscheidungen zählt und eigenständiges Handeln gefördert wird. 

Als wir über unser Hybridmodell nachdachten, war uns eines schnell klar: Wir wollen auch weiterhin in unsere besondere Unternehmenskultur investieren, bei der Zusammenarbeit, Inklusion und persönliches und berufliches Wachstum im Mittelpunkt stehen. Wir sind bestrebt, unsere Mitarbeiter in allen Phasen ihrer Laufbahn zu unterstützen; und für diese Art von Mentoring eignet sich der persönliche Austausch nun mal am besten. 

Das bedeutet, dass Asana und unsere 150 neuen offenen Stellen in erster Linie in unseren 11 globalen Büros angesiedelt sein werden. Wir bieten zudem flexible Arbeitszeiten, damit die Mitarbeiter selbst bestimmen können, wann und wie sie am besten arbeiten. Von Anfang an haben wir als Unternehmen Vertrauen in unsere Angestellten aufgebaut und keine festen Arbeitszeiten oder Arbeitsweisen vorgeschrieben. Daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern. 

Wenn unsere Teams nun wieder ins Büro zurückkehren, werden wir zusätzliche Flexibilität einführen, die unsere bürozentrierte Unternehmenskultur um hybride Elemente ergänzt. Unsere seit langem bestehende Richtlinie zum meetingfreien Mittwoch wird um die Option des „Homeoffice-Mittwochs“ erweitert. Mit dieser zusätzlichen Möglichkeit können Asana-Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie zur persönlichen Zusammenarbeit im Büro sein werden, oder ob es sinnvoller ist, zu Hause konzentriert und ungestört zu arbeiten. Dadurch profitieren wir von beiden Varianten.

So stellen wir uns eine typische Woche bei Asana vor, wenn wir wieder gemeinsam mit unseren Teamkollegen vor Ort arbeiten können.

Durch diese Flexibilität können Asanas auch die Zeit, die sie sonst für den Arbeitsweg brauchen, sowie ihre Pausen mit der Familie verbringen – zwei durchweg positive Auswirkungen der Pandemie. Und wenn wir im Büro sind, profitieren wir von Räumlichkeiten, die mit ihren inklusiven Gemeinschaftsräumen so gestaltet sind, dass sie Gelegenheiten für spontane Treffen und gemeinsames Schaffen bieten.

Wir freuen uns besonders über unseren neuen Hauptsitz in der Innenstadt von San Francisco; ein 12-stöckiges LEED-Gold-zertifiziertes Gebäude mit Gemeinschaftsräumen, einer schönen neuen Großküche und einem Essbereich, speziellen Wellness-Zonen, die Achtsamkeit und Pausen fördern, und einem Dachgarten, der Platz für Treffen und Meetings im Freien bietet. Wir freuen uns auch darauf, unsere Kunden, Partner und größere Community einzuladen, unser neues Gebäude und das Briefing Center für Führungskräfte zu besichtigen. Wir hoffen, dadurch Teams zu mehr Zusammenarbeit und Innovation inspirieren zu können. 

Künstlerische Darstellung des Grundrisses eines Stockwerks in unserem neuen Hauptsitz in der 633 Folsom Street (San Francisco, USA).

Bessere Zusammenarbeit für weltweit verteilte Teams

Im Jahr 2020 stellten Burnout und zunehmend auch das Hochstapler-Syndrom ein akutes Problem für Unternehmen dar. Asana ist zwar nicht immun gegen diese Herausforderungen, aber wir haben uns proaktiv mit ihnen auseinandergesetzt, um unsere Mission zu erfüllen und unserem Engagement für Inklusion und Zugehörigkeit gerecht zu werden. Wir haben auch vermehrt in den Aufbau von Gemeinschaften investiert, damit sich unsere Mitarbeiter miteinander verbunden fühlen

Als Unternehmen mit dem Ziel, Teams auf der ganzen Welt eine mühelose Zusammenarbeit zu ermöglichen, war unser Produkt für uns nicht nur für den schnellen und reibungslosen Übergang zum ortsungebundenen Arbeiten wichtig, sondern auch, um als Unternehmen trotz der Krise bestehen zu können. 

Mit Asana vermeiden wir „Arbeit rund um die Arbeit“, also das Suchen nach Informationen, das Einholen von Status-Updates sowie unnötige Meetings. Unser Produkt bietet uns Klarheit: Wir wissen jederzeit, wer was bis wann erledigt und wie unsere täglichen Aufgaben mit unseren großen Zielen in Zusammenhang stehen. Dadurch können wir uns auf jene Arbeitsabläufe konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen. 

Ehrlich gesagt können wir uns die Planung einer umfassenden Rückkehr in unsere Büros ohne Asana nicht vorstellen. Die Organisation unserer Arbeit in Asana ermöglicht es uns nicht nur, flexibel zu bleiben, sondern gleichzeitig auch die richtigen Leute auf dem Laufenden zu halten. Und all das mit minimalem Aufwand! Asana dient uns als vollständig vernetzte, gemeinsame Informationsquelle, dank der wir uns weiterhin auf unsere Mission fokussieren können.

Wir verwalten unsere Checkliste für die Rückkehr ins Büro direkt in Asana.

Work Management ist von zentraler Bedeutung für erfolgreiche Teams. Unabhängig von ihrem Standort oder den Tools, die sie verwenden, brauchen sie Klarheit und eine gut funktionierende Kommunikation. Wir sind überzeugt, dass Asana einen wesentlichen Beitrag leisten kann, damit Unternehmen ihre wichtigsten Vorhaben erfolgreich erledigen können. 

Zurück zur persönlichen Zusammenarbeit – ein bewusster Prozess

Wir wollen unsere globalen Teams auf eine Art und Weise zurück ins Büro führen, die es ihnen ermöglicht, sich an eine Welt nach der Pandemie zu gewöhnen und Wege zu finden, Symptome von Erschöpfung und Burnout zu verringern. Auf die plötzliche Umstellung zu Beginn der Pandemie waren wir nicht vorbereitet, nun aber haben wir die Möglichkeit, den Übergang zurück zum persönlichen Zusammensein bewusst zu gestalten. Während die Theorie jetzt langsam zur Realität wird, wollen wir offen, neugierig und unseren Werten treu bleiben, und diesen Prozess gemeinsam mit unseren Teams gestalten.

Wir werden schrittweise vorgehen und nur allmählich zu einer vollständigen Rückkehr in unsere Büros übergehen. In unseren größeren Büros beginnen wir mit kleinen Gruppen von Mitarbeitern, deren Feedback es uns ermöglicht, zu planen und die Rückkehr größerer Gruppen (und schließlich des gesamten Teams) vorzubereiten. In unseren kleineren Niederlassungen können wir ganze Teams zurückführen und gleichzeitig flexibel genug bleiben, um uns schnell an neue Entwicklungen anzupassen. In allen Teams und Niederlassungen werden wir wöchentlich kurze Befragungen sowie umfassendere Umfragen durchführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihr Umfeld als wertschätzend und unterstützend erleben.

Durch Schulungen, Ressourcen und Programme bieten wir unseren Mitarbeitern eine umfassende Unterstützung an, um ihnen die Eingewöhnung in neue Routinen und Zeitpläne zu erleichtern. Wir führen ein Coaching für Manager ein, damit sie nach der langen Zeit via Bildschirm wieder lernen, Teamkonventionen auch persönlich durchzuführen. Die Umstellung auf Telearbeit hat viel mehr umfasst, als nur das Persönliche in die virtuelle Welt zu übertragen. Genauso werden wir auch jetzt, wenn es darum geht, unsere Teams wieder zusammenzubringen, einen bewussten Ansatz verfolgen. 

Wir glauben daran, dass man großartige Arbeit leisten und gleichzeitig gut leben kann. Aus diesem Grund hat unser Führungskräfteteam schon kurz nach Ausbruch der Pandemie eine unserer Leitlinien gefördert: „Achten Sie auf sich. Achten Sie auf unsere Kunden.“ Unsere weltweite Community hat viel Stärke bewiesen und obwohl wir keine andere Wahl hatten, als getrennt voneinander zu arbeiten, hat uns diese Erfahrung doch zusammengeschweißt

Wir haben unsere Unternehmenskultur lange Zeit als Produkt betrachtet und die gleichen Designprinzipien auf unsere Kultur angewandt, die wir auch bei der Entwicklung von Asana verwendet haben. Im Sinne unserer Überzeugung, keine falschen Kompromisse einzugehen, glauben wir, dass wir einen Weg zu einer außergewöhnlichen büroorientierten Unternehmenskultur gefunden haben, die gleichzeitig die besten Elemente hybrider Modelle berücksichtigt. Damit wollen wir sicherstellen, dass alle unsere weltweiten Mitglieder mühelos mit ihren Kollegen zusammenarbeiten können – ganz unabhängig vom Standort.

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