Asana を使ってチームの足並みを揃え、Asana の展開をスケールする HubSpot

この記事は英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語でもお読みいただけます。

急成長中の会社にとって、チームが認識を共有し、常に足並みを揃えることは一筋縄ではいかない課題です。リモートワークが主流の現在、業務を遂行するために必要なツールの数は増える一方ですが、仕事を調整する司令塔的存在がないことが少なくありません。その結果、平均的な働き手は、彼らが雇われた本来の目的である戦略に関わる業務ではなく、ステータスレポートの作成や認識のすり合わせのための会議など、仕事のための仕事に勤務時間の 60% を費やしています。

部門横断チームの足並みを揃えることは、特にリモート環境下では難しい問題です。今回私たちは、HubSpot の主席プロジェクトマネージャーである Navi Singh さんに、同社のマーケティングチームが Asana を使って部門横断チームの認識を合わせ、Asana のスケール展開を行っている事例についてお話を伺いました。

Navi さんは、こう語っています。「現在の事業環境で組織が発展するには、明確で、全員が認識を共有でき、スケールが可能なプロセスがチームにとって不可欠です。そこで Asana のような、パワフルなワークマネジメントプラットフォームが必要になるのです」

Navi さんが、チームを一つにまとめ、ビジネス上のインパクトをいっそう拡大するために、社内で Asana を展開し、使用の定着を推進した経緯を詳しく聞いてみましょう。

あなたがワークマネジメントプラットフォームを探そうと思い立った理由は何ですか？

私が HubSpot に入社したとき、コミュニケーションをとり、仕事のコラボレーションを行う目的で、複数のソリューションが使われていました。そのうちに、全員がまったく違う方法で、しかも手作業で関係者と連絡をとり、仕事の流れを追跡していることにプロジェクト管理チームが気づいたのです。こうした手順の不統一によって、プロジェクト管理チームにとってより多くの業務が発生していました。

プロジェクト関係者には、彼らにとって理解しやすい情報にすぐにアクセス可能で、しかもクリエイティブパートナーのニーズにも応えられるようなプラットフォームが必要でした。毎日の書類作成を気にする必要が解消されれば、クリエイティブパートナーたちは、クリエイティブ制作そのものに長時間集中できます。

そこで私たちは Asana に注目しました。当初はデザインとマーケティング業務を追跡するワークマネジメントプラットフォームとして導入し、徐々にレビューや編集、そして全社的なコラボレーションのためのソリューションとして使用範囲を拡大していきました。最初は私を含め数人の初期導入メンバーのみで始めました。このツールによって何が可能になるのかはまったく未知数でしたが、現状を変える必要があることは認識していました。

Asana の使用は瞬く間に社内に広がりました。はじめは私たちイベントチームだけが導入したのですが、現在はマーケティング部門全体が Asana を使用しており、その勢いは止まりません。

HubSpot、主席プロジェクトマネージャー、Navi Singh 氏

誰かにこう言ったのを覚えています。「たいしたトレーニングもしないのに Asana がこんなに役に立つなら、適切な方法で展開したら、すごい結果になるんじゃない？」

あなたのチームでは、初めはどのように日常業務に Asana を取り入れましたか？

プロジェクトマネージャーは常に、実際の作業を行うプロジェクトの関係者やチームが必要な情報すべてにすぐアクセスできるように気を配っています。ところが、さまざまなことが手動で行われていると、これがうまくいきません。「関係者とクリエイティブパートナーの間の意思疎通をスムーズにするにはどうするか」が常に課題です。

Asana を使うことで、クリエイティブチームもマネージャーも理解できる形でプロジェクトを設定できます。しかも Asana では関係者へのレポートも作成できます。Asana のプロジェクト横断レポート機能なら、関係者が関心のある情報のみをまとめたカスタムビューを作成することもできるので、とても助かっています。

プロジェクトの健全性をもっと幅広いオーディエンスに対してプレゼンするにも、Asana のレポート機能が活躍しています。すべてをビジュアルで表示できるので、説明しやすく、情報をすばやく伝達できます。私のプロジェクト関係者は、いつもさまざまなビューでデータを確認したがるのですが、Asana なら、手動の手間をほとんどかけることなく、各関係者と必要なコミュニケーションを取れています。

今後、Asana をどんな目的で使用することに特に関心がありますか？

私たちは Asana とその機能についてまだほんの表面的なことしか知りませんが、私にとっての懸案事項は、どんなプロセスを自動化できるかという問題です。

たとえば具体的には次のようなプロセスです。

• 関係者向けのレポートを自動化できるか？
• クリエイティブのレビュープロセスをシームレスな連携システムに取り込めるか？
• プロジェクトのライフサイクルを移動していくチケットに、決まったラベルを付けるルールを設定できるか？

このどれも Asana で実現できます。だからこそ、私は Asana をさらに深く知ることにとてもわくわくしています。現在は、私の部門のメディアプロジェクト運営のほか、マーケティングイニシアチブの大部分に関する第 1 四半期の計画を Asana のみを使って策定しています。Asana のワークフローなら、リクエストの受け付けから納品までプロジェクトを管理し、適切なメンバーを適切なタイミングで適切なデータに確実に結びつけられます。

私はまだ、Asana のワークフローソリューションのパワーをほんの少しかじっただけにすぎません。HubSpot では、Asana を使って可能になることは無限にあります。Asana と共に歩むことで、ビジネスにもたらされるインパクトの大きさに期待しています。

HubSpot + Asana の連携によって、プロセスを自動化し、チーム間や取引サイクルにおける業務の引き継ぎをスムーズに行いましょう。詳しくは asana.com/apps/hubspot をご覧ください。