So verwendet HubSpot Asana für eine verbesserte Teamausrichtung und Skalierung

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Wenn Unternehmen schnell wachsen, kann die Ausrichtung einzelner Teams auf gemeinsame Ziele kompliziert werden. Im heutigen, oft ortsunabhängigen Arbeitsumfeld benötigen Angestellte eine zunehmend hohe Anzahl an Tools, um Ihre Arbeit möglichst effektiv durchzuführen. Oft führt dies jedoch zu einer Dezentralisierung der Arbeitsvorgänge, durch die ein durchschnittlicher Mitarbeiter 60 % der Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbringt. Das sind Tätigkeiten wie das manuelle Verfassen von Status-Updates oder die Teilnahme an Status-Meetings, statt diese Zeit für zielführende Aufgaben zu verwenden, für die der Mitarbeiter eigentlich eingestellt wurde.

Teammitglieder aus verschiedenen Geschäftsbereichen auf eine gemeinsame Mission auszurichten, kann eine große Herausforderung sein, insbesondere dann, wenn hauptsächlich ortsunabhängig gearbeitet wird. Vor kurzem haben wir mit Navi Singh, einer leitenden Projektmanagerin bei HubSpot gesprochen und sie gefragt, wie die Marketingteams des Unternehmens mit Asana die teamübergreifende Ausrichtung und Skalierung erfolgreich gestalten konnten.

Navi erzählte uns Folgendes: „Unternehmen, die im heutigen Umfeld erfolgreich sein möchten, brauchen Teams, deren Prozesse auf Klarheit, gemeinsame Ziele und Skalierbarkeit ausgerichtet sind. Das ist nur mit einer soliden Work-Management-Plattform wie Asana möglich.“

Erfahren Sie mehr darüber, wie Navi Asana bei HubSpot eingeführt hat, um Teams auf gemeinsame Ziele auszurichten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wann haben Sie erkannt, dass eine leistungsstarke Work-Management-Plattform nötig war?

Als ich noch neu bei HubSpot war, nutzten wir eine Vielzahl verschiedener Lösungen für die Kommunikation und die Kollaboration an Projekten. Nach einer Weile erkannte das Projektmanagement-Team, dass jedes Team unterschiedliche Standards für die Kommunikation mit Beteiligten und zur Nachverfolgung der Arbeitsvorgänge hatte, alle davon sehr umständlich. Die Folge war mangelnde Klarheit und letztendlich Mehrarbeit für das Projektmanagement-Team.

Wir benötigten eine Plattform, die Beteiligten nicht nur jederzeit leicht verständliche, kompakte Informationen zur Verfügung stellt, sondern auch die Anforderungen unserer kreativen Partner erfüllt. Unsere kreativen Partner mussten viel Zeit für administrative Aufgaben aufwenden und hatten dementsprechend weniger Zeit für die eigentliche kreative Arbeit.

Genau da konnte Asana Abhilfe schaffen. Zunächst haben wir die Plattform nur für Design- und Marketingworkflows eingesetzt, kurz darauf auch für Überprüfungen, Überarbeitungen und für die Zusammenarbeit an Projekten im gesamten Unternehmen. Zu Anfang wurde Asana nur von wenigen technologiebegeisterten Mitarbeitern genutzt. Damals war uns zwar klar, dass ein Wandel notwendig war, jedoch hatten wir keine klare Vorstellung, wie wir dabei von Asana profitieren konnten.

Schon bald wurde Asana zum Standard für unser gesamtes Unternehmen. Anfänglich wurde die Plattform nur von unserem Veranstaltungsteam genutzt, doch heute verlässt sich unsere gesamte Marketingabteilung auf Asana und die Plattform findet immer mehr begeisterte Anhänger in unserem Unternehmen.

Navi Singh, Principal Project Manager bei HubSpot

Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem Kollegen, indem ich so etwas sagte wie: „Asana hilft uns jetzt schon enorm, und wir hatten noch nicht einmal unternehmensweite Schulungen für das Tool. Wie muss es erst sein, wenn wir es offiziell im gesamten Unternehmen einführen?“

Wie haben Ihre Teams Asana in die täglichen Arbeitsvorgänge integriert?

Projektmanager sind ständig bemüht, Beteiligte und Teams mit allen nötigen Informationen zu versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies kann zum Problem werden, wenn die Projektmanager zu viele manuelle Arbeitsvorgänge durchführen müssen. Wir orientieren uns deshalb immer an der Frage: „Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen Beteiligten und kreativen Partnern so einfach wie möglich gestalten?“

Asana bietet uns die Möglichkeit, Projekte auf eine Art und Weise zu erstellen, die sowohl Kreativteams als auch Führungspersonen maximale Transparenz bietet. Asana ermöglicht mit seinen unternehmensweiten Berichten auch Möglichkeiten zur individuellen Berichterstattung an Beteiligte, die jeweils nur die Informationen erhalten möchten, die für sie von Bedeutung sind.

Besonders hilfreich finde ich die Berichte in Asana, wenn ich ein größeres Publikum über den Status eines Projekts informieren möchte. Ich erhalte anschauliche Diagramme, mit denen ich Daten viel schneller interpretieren und erläutern kann. Verschiedene Projektbeteiligte möchten Daten oft auf unterschiedliche Art und Weise vermittelt bekommen. Asana ermöglicht mir ohne großen Aufwand genau das.

Was erhoffen Sie sich von der Nutzung von Asana in der Zukunft?

Uns ist klar, dass wir erst die Spitze des Eisbergs von Asana gesehen haben. Ich stelle mir immer die Frage, welche weiteren Möglichkeiten zur Automatisierung Asana uns noch bieten kann.

Ein Beispiel:

• Können wir die oben erwähnten Berichte für Beteiligte auch einfach automatisieren?
• Können wir die Überprüfung kreativer Prozesse mithilfe eines nahtlos integrierten Systems vornehmen?
• Können wir Regeln festlegen, damit Tickets im Verlauf eines Projekts mit bestimmten Labels ausgestattet werden, anhand derer wir sie kategorisieren können?

Ja, ja und nochmals ja! Das ist das ja gerade das Tolle an Asana. Unsere Medienprojekte sowie ein Großteil unserer Marketingplanung für das erste Quartal laufen mittlerweile exklusiv über Asana. Mit den Workflows von Asana können wir Projekte von Anfang bis Ende durchführen und uns dabei sicher sein, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff auf die richtigen Daten haben.

Ich habe erst einen Bruchteil der Funktionen ausprobiert, die mit Asana Workflows möglich werden. Es gibt nahezu endlose Anwendungsmöglichkeiten von Asana hier bei HubSpot. Ich freue mich darauf, weitere Funktionen auszuprobieren und bin gespannt, welche Vorteile sie unserem Unternehmen auch in Zukunft bieten können.

Um mehr über die Integration von HubSpot und Asana zu erfahren und wie sie Ihre Prozesse automatisieren und Übergaben zwischen Teams vereinfachen kann, rufen Sie folgenden Link auf: asana.com/de/apps/hubspot.