Découvrez la Gestion des ressources : une fenêtre ouverte sur la capacité totale de votre équipe

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Derrière chaque initiative commerciale réussie se cache un groupe d’hommes et de femmes, une équipe. Ce sont eux qui, au quotidien, s’occupent des tâches qui font avancer vos projets et permettent à votre organisation d’atteindre ses objectifs clés.

L’an dernier, nous avons partagé notre vision de l’avenir d’Asana, avec pour but d’aider votre équipe à agir rapidement et à se concentrer sur le travail ayant le plus d’impact. À l’automne, nous avons lancé les Portefeuilles pour Asana Business, une étape importante dans la réalisation de notre vision. Aujourd’hui, nous sommes ravis de franchir avec vous une nouvelle étape, avec le lancement de la Gestion des ressources.

La Gestion des ressources vous offre une vue centralisée de la capacité totale de votre équipe. Elle facilite la planification et la répartition équitable des tâches, afin que personne ne soit débordé (ou inoccupé) et que vos projets et initiatives prioritaires soient terminés à temps. Grâce à la Gestion des ressources, vous ne perdez jamais de vue votre ressource la plus précieuse : votre équipe.

Bénéficiez d’une visibilité optimale sur la charge de travail de votre équipe

Pour suivre ce sur quoi travaille une équipe à un instant T, la plupart des superviseurs s’appuient sur une combinaison non exhaustive de feuilles de calcul, documents et entretiens individuels. Et lorsqu’ils ont recueilli suffisamment d’informations pour se faire une idée claire de la charge de travail de chacun, celle-ci n’est déjà plus à jour.

Sur Asana, la Gestion des ressources s’occupe de tout. Elle met à votre disposition une vue en temps réel de la répartition des membres d’équipe sur les différents projets. Ainsi, vous savez qui fait quoi, à tout moment.

Dans certains cas, vous êtes amené à gérer des membres d’équipe travaillant depuis des bureaux situés à l’autre bout du monde ou à collaborer avec des personnes qui ne dépendent pas directement de vous. En l’absence d’un aperçu complet des priorités des uns et des autres, les individus peuvent avoir tendance à travailler en vase clos. Un portefeuille de projets appliqué à l’ensemble des services et des partenaires, associé à l’utilisation de la Gestion des ressources, vous offrira une vue unique pour suivre qui travaille sur quoi, qu’importe où se trouvent vos collaborateurs.

« Chaque année, notre équipe marketing d’entreprise reçoit des milliers de requêtes. Avant l’arrivée de la Gestion des ressources, il n’existait pas de solution centralisée permettant d’identifier l’ensemble du travail attribué à chacun. »

Dawn Jensen, directrice principale du marketing international

Astuce Asana : Grâce aux filtres, vous pouvez afficher la charge de travail par rôle et consulter l’activité détaillée de chaque membre de l’équipe.

Rééquilibrez les tâches pour éviter le burnout

Les membres de l’équipe donnent le meilleur d’eux-mêmes lorsque la juste dose de travail leur est attribuée. S’assurer que personne n’est ni surchargé (risque d’oublier des tâches, ou pire, d’épuisement professionnel) ni sous-occupé (perte de motivation) peut représenter l’un des aspects les plus difficiles à gérer pour les chefs d’équipe.

La Gestion des ressources vous facilite la tâche grâce à sa ligne de tendance de la disponibilité. Basée sur le nombre de tâches, elle vous permet de déterminer en un clin d’œil qui en fait trop (ou trop peu). Si vous remarquez qu’un membre de votre équipe est débordé, vous pouvez sans attendre vérifier qui est disponible dans les semaines ou mois à venir, et très facilement faire glisser les tâches pour les reprogrammer et les réattribuer. Avec la Gestion des ressources, vous bénéficiez d’une vue unique sur la capacité totale de votre équipe pour rééquilibrer le travail en toute confiance.

Astuce Asana : Ajouter une date de début et de fin à chaque tâche vous permettra de mesurer la charge de travail avec précision.

Compter les tâches est une façon de mesurer la capacité de l’équipe, mais ce n’est pas la seule. Chaque équipe a ses propres besoins et détermine sa capacité de travail selon différents indicateurs. C’est pourquoi nous sommes heureux de vous informer qu’en ce moment même, notre équipe produit travaille intensément à la mise en place de fonctions destinées à personnaliser la Gestion des ressources. Ces dernières seront bientôt disponibles et vous permettront de choisir la méthode la mieux adaptée pour mesurer l’activité de votre équipe, qu’elle soit basée sur un nombre d’heures ou un système de points. Si votre équipe souhaite bénéficier d’un accès anticipé, inscrivez-vous ici et nous vous contacterons pour vous indiquer la marche à suivre.

« La Gestion des ressources centralise désormais les charges de travail des différents créateurs au même endroit. Il est ainsi aisé d’identifier lesquels sont à même d’accepter de nouvelles requêtes et lesquels sont surchargés de travail et de procéder à des ajustements en conséquence. »

Dawn Jensen, directrice principale du marketing international

Comment utiliser la Gestion des ressources

Disposer d’une visibilité sur le travail en cours au travers des différents projets et équipes est essentiel à une gestion efficace, quelle que soit la fonction de votre équipe. Voici trois utilisations possibles de la Gestion des ressources par les chefs d’équipe :

• Production créative : centralisez toutes vos prises en charge de projets grâce à la Gestion des ressources. Vous pourrez ainsi déterminer la capacité de traitement des nouvelles demandes et vous préparer à l’avance pour le travail à venir.
• Campagnes marketing : obtenez un aperçu en temps réel des individus travaillant sur chacune de vos initiatives marketing clés. De cette façon, vous pouvez mettre en avant et partager le travail remarquable réalisé par votre équipe.
• Opérations commerciales : créez un espace centralisé pour les projets interdisciplinaires qui demandent du temps à votre équipe. Vous pourrez alors déterminer si vous disposez des effectifs suffisants pour assurer une collaboration entre équipes.

Pour découvrir d’autres façons d’utiliser la Gestion des ressources, consultez notre guide.

Commencez sans attendre

Si vous êtes déjà client d’Asana Business, vous pouvez commencer dès aujourd’hui à utiliser la Gestion des ressources au sein des portefeuilles. La Gestion des ressources et les Portefeuilles se combinent pour vous offrir une gamme de fonctions pour mieux planifier, surveiller et gérer le travail en cours pour toutes vos initiatives et équipes : toutes les conditions sont réunies pour atteindre ensemble vos objectifs les plus ambitieux. Si vous ne bénéficiez pas encore d’une formule Business et que vous souhaitez en savoir plus, inscrivez-vous à un essai gratuit ou adressez-vous à notre service commercial.