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Jetzt verfügbar: Workload mit der neuen Aufwands- und Kapazitätsfunktion

Sie können diesen Artikel in Englisch, Französisch, Portugiesisch, Spanisch oder Japanisch lesen.

Gute Führungskräfte stellen sicher, dass die Arbeit pünktlich fertig wird. Großartige Führungskräfte unterstützen ihre Teammitglieder auf eine Art und Weise, so dass diese etwas bewirken, ohne sich selbst auszupowern. Für die meisten Manager ist es jedoch eine echte Herausforderung, zu verhindern, dass Teams überlastet werden. 

Im Mai erkannte die Weltgesundheitsorganisation Burnout als ein berufsbedingtes Phänomen an. In einer kürzlich von Asana & 4Media durchgeführten Studie wurden mehr als 6.000 Wissensarbeiter über die Trends am Arbeitsplatz befragt. 82 % der Befragten gaben an, dass sie bereits überarbeitet waren und 42 % glauben, dass die Arbeitsmoral der Mitarbeiter wegen zu viel Arbeit schlecht ist. Während Führungskräfte zwar Maßnahmen ergreifen, um die Verteilung der Arbeit auszugleichen, funktionieren die verwendeten Tools nicht. Darunter zählen Tabellen, Stundenzettel und sogar persönliche Meetings. 

Um dieses Problem zu lösen, haben wir Anfang des Sommers Workload eingeführt. Damit erhalten Kunden wie Sie einen Einblick in das Teamarbeitspensum und die Möglichkeit, Arbeit einfach zu planen und die Arbeitslast gleichmäßiger zu verteilen. Seitdem ist unser Produktteam damit beschäftigt, zusätzliche Funktionen einzubauen. Diese sollen es Ihnen ermöglichen, das Arbeitspensum Ihres Teams noch effektiver zu überwachen und zu verwalten. 

Heute freuen wir uns darauf, Workload mit zusätzlicher Funktionalität für den Arbeitsaufwand einzuführen. Dies ermöglicht Ihnen einen besseren Einblick in das Teamarbeitspensum. Damit können Sie intelligentere Entscheidungen darüber treffen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt an was arbeitet.

„Workload hilft uns, Anfragen nach Businessdaten zu überwachen, die an unser Team gerichtet sind. Damit können wir sicherstellen, dass niemand mit Ad-hoc-Anfragen überlastet wird.”

 Zak Ahmad, Senior Analyst, Outreach

Was ist neu an Workload: Aufwands- und individuelle Kapazitätsangaben 

Mit Workload erhalten Sie einen Überblick über das Arbeitsgeschehen verschiedener Projekte in einer einzigen Ansicht. Sie können Aufgaben einfach neu zuweisen oder neu planen, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Mit der Aufwandsfunktion können Sie nun eine Gewichtung für Ihre Aufgaben festlegen, wie z. B. Stunden oder Punkte. Diese basieren auf einem beliebigen numerischen benutzerdefinierten Feld in Asana, um besser zu verstehen, wie viel Arbeit jeder hat. 

Um sicherzustellen, dass niemand in Ihrem Team überlastet ist, können Sie auch Kapazitätslimits für einzelne Teammitglieder festlegen. Wenn die ihnen zugewiesene Arbeit die Kapazität für eine bestimmte Woche überschreitet, sehen Sie in Workload eine rote Linie. Diese zeigt Ihnen an, dass sie zu viel zu tun haben. 

Nutzungsmöglichkeiten der neuen Aufwands- und Kapazitätsfunktion in Workload 

Jedes Team ist einzigartig und hat eigene Formen der Zusammenarbeit. Aus diesem Grund haben wir flexible Funktionen in Workload integriert, so dass Sie nahtlos den besten Weg zur Messung von Aufwand und Kapazität wählen können. Dabei ist es egal, ob es sich um Stunden, Punkte oder andere Werte handelt, die für Ihr Team sinnvoll sind. Hier sind einige Beispiele: 

  • Aufwand nach Stunden: Wenn Sie ein Kreativteam leiten, wissen Sie, dass nicht alle Kreativanfragen auf die gleiche Weise umgesetzt werden. Aber wie bestimmt man den Umfang der kreativen Arbeit für eine Aufgabe im Vergleich zur anderen? Fügen Sie Ihren Aufgaben eine stundenbasierte Aufwandseinschätzung hinzu, um Ihnen und Ihrem Team ein besseres Gefühl dafür zu geben, wie groß oder klein ein Projekt wirklich ist. So kann beispielsweise ein 15-seitiges E-Book 40 Designstunden in Anspruch nehmen, während ein Artikelbild nur 4 Stunden Aufwand erfordert. 
  • Aufwand nach Punkten: Produktteams, die die Arbeit anhand von Punkten zuweisen, können mit Workload auf einen Blick sehen, wie viele Punkte von den Teammitgliedern übernommen wurden. Sie können mit Workload auch ungeplante Aufgaben sehen und sie Personen zuweisen, die mehr Kapazität haben. Dies funktioniert hervorragend für Teams, die einen agilen Workflow verwenden.  

„Durch die Möglichkeit, die Aufgaben der Mitglieder des Kreativteams zu sehen, kann ich Probleme mit dem Arbeitspensum einfach erkennen. Dadurch kann ich Fristen verhandeln und mich, wenn nötig, um zusätzliche Ressourcen kümmern.”

Jenny Williams, Marketing Traffic Manager, Panera Bread

So nutzen Sie Workload mit Ihrem Team 

Ab heute steht Workload mit der neuen Aufwandsfunktion für alle Asana Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung. Um Aufwand hinzuzufügen, führen Sie einfach diese Schritte aus:

  1. Unter „Workload” in einem beliebigen Portfolio, klicken Sie auf Aufwand hinzufügen
  2. Wählen Sie ein bestehendes globales benutzerdefiniertes Feld aus der Feldersammlung Ihres Unternehmens oder erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld, das Sie allen Projekten im Portfolio hinzufügen können.
  3. Um die Kapazität für einzelne Personen festzulegen, klicken Sie auf das von Ihnen hinzugefügte benutzerdefinierte Feld und wählen Sie Kapazität festlegen in der Dropdown-Liste. Geben Sie dann eine Zahl ein, um ein wöchentliches Maximum anzugeben.
  4. Aufwand fügen Sie direkt in Workload hinzu, indem Sie eine Aufgabe auswählen. Der Aufwand wird automatisch aktualisiert, wenn Sie das benutzerdefinierte Feld in einem Projekt oder Ihrer „Meine Aufgaben”-Liste ändern.

Asana-Tipp: Um einen möglichst genauen Überblick über den Aufwand zu erhalten, fügen Sie Ihren Aufgaben sowohl Start- als auch Fälligkeitsdaten hinzu.

Um weitere detaillierte Anleitungen zur Nutzung von Workload mit der neuen Aufwandsfunktion zu erhalten, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel

Mit Workload sorgen Sie für ein ausgewogenes Teamarbeitspensum

Teams sind am effizientesten und effektivsten, wenn jeder zu einem angemessenem Teil an den richtigen Prioritäten zur richtigen Zeit arbeitet. Mit Workload und Portfolios stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Arbeit mehrerer Projekte an einem zentralen Ort planen, überwachen und verwalten können. Wenn Sie bereits Asana Business-Kunde sind, können Sie Workload heute schon mit der neuen Aufwandsfunktion nutzen. Wenn Sie keinen Business-Plan verwenden und gerne mehr erfahren möchten, registrieren Sie sich für einen kostenlosen Test von Asana Business oder sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam.

Forschungsmethodik: Dieser Bericht basiert auf einer Umfrage unter 6.018 Wissensarbeitern in Großbritannien, den USA, Australien und Neuseeland. Darunter befinden sich 2.404 britische Arbeitnehmer, 2.410 US-Arbeitnehmer und 1.204 Arbeiter aus Australien/Neuseeland. Die Umfrage richtete sich an Arbeitnehmer verschiedener Branchen, Berufsgruppen und Altersgruppen. Sie wurde von 4media im Auftrag von Asana im Juni 2019 durchgeführt.

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