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Já disponível: Gestão de recursos com esforço e capacidade

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Bons líderes se asseguram de que o trabalho seja entregue a tempo, mas ótimos líderes capacitam sua equipe a apresentar resultados sem se esgotar. Para a maior parte dos gerentes, no entanto, evitar que suas equipes fiquem sobrecarregadas é um desafio real e diário. 

A Organização Mundial da Saúde reconheceu em maio o esgotamento (burnout) como um fenômeno ocupacional. Num recente estudo das tendências no ambiente de trabalho com mais de seis mil profissionais que trabalham em áreas de informação e conhecimento, realizado por Asana e 4Media, 82% dos contatados diz já ter passado por situações de sobrecarga, e 42% acredita que o ânimo dos funcionários é prejudicado pelo excesso de trabalho. Embora os líderes procurem tomar as medidas necessárias para equilibrar a distribuição do trabalho, os meios utilizados, que incluem planilhas, cronogramas e até reuniões individuais, não têm mostrado resultados. 

Para solucionar este problema, implementamos há algum tempo a Gestão de recursos, que confere a clientes como você visibilidade sobre a capacidade da equipe e permite planejar e redistribuir o trabalho com facilidade. Desde então, nossa equipe de produto tem estado ocupada incorporando novos recursos para monitorar e administrar a capacidade da equipe com maior eficácia. 

Com grande entusiasmo lançamos hoje a Gestão de recursos com monitoramento do esforço, proporcionando a você maior percepção sobre a capacidade de sua equipe e permitindo tomar decisões mais acertadas a qualquer momento sobre quem deveria fazer cada trabalho.

“A Gestão de recursos nos ajuda a monitorar os pedidos de insights do negócio recebidos por nossa equipe para nos assegurarmos de que ninguém fique sobrecarregado. com pedidos pontuais.”

 Zak Ahmad, analista sênior da Outreach

O que há de novo na Gestão de recursos: esforço e capacidade individuais 

Com a Gestão de recursos você ganha visibilidade sobre os trabalhos que se desenvolvem nos diversos projetos por meio de uma única tela, e pode reatribuir ou reagendar facilmente os trabalhos sempre que o negócio exigir novas mudanças. Com o esforço, você poderá agora atribuir um peso às tarefas, como horas ou pontos, a partir de qualquer campo personalizado numérico na Asana para melhor compreender quanto trabalho tem cada pessoa sob sua responsabilidade. 

Para se certificar de que nenhum membro da equipe fique sobrecarregado você pode também definir limites de capacidade por pessoa. Quando o trabalho atribuído a alguém exceder a capacidade determinada para a semana, você verá uma linha vermelha na Gestão de recursos que indica que a pessoa está com trabalho demais. 

Formas de usar o esforço e a capacidade na Gestão de recursos 

Cada equipe é única e exibe maneiras peculiares de trabalhar em grupo. Por isso, incluímos na Gestão de recursos elementos flexíveis que permitem escolher sem complexidade a melhor maneira de medir esforço e capacidade, quer seja em horas, pontos, ou qualquer outro valor que faça sentido para sua equipe. Vamos ver alguns exemplos: 

  • Esforço medido em horas: se você lidera uma equipe de criação, saberá que cada pedido de criação apresenta características próprias. Como você distingue o escopo de um trabalho de criação em relação a qualquer outro? Adicione às tarefas o esforço medido em horas e terão, você e sua equipe, uma ideia melhor da dimensão do projeto. Um e-book de 15 páginas, por exemplo, pode requerer 40 horas para elaboração, enquanto que a imagem de um artigo só precisará de 4 horas de esforço efetivo. 
  • Esforço medido em pontos: para equipes de produto que delegam trabalhos avaliados em pontos a Gestão de recursos permite ver instantaneamente quantos pontos foram assumidos pelos membros da equipe. Você também pode ver as tarefas não agendadas e atribuí-las aos membros da equipe com mais capacidade diretamente da Gestão de recursos. Isto funciona muito bem para equipes que utilizam um fluxo de trabalho ágil (Agile).  

“Ao ver as tarefas dos membros da equipe de criação posso facilmente detectar problemas no volume de trabalho para negociar os prazos e, se for preciso, ver a possibilidade de providenciar recursos adicionais.”

Jenny Williams, gerente de tráfego de marketing na Panera Bread

Como usar a Gestão de recursos com sua equipe 

A partir de hoje a Gestão de recursos com avaliação do esforço está disponível para todos os clientes Asana Business e Enterprise. Para adicionar o esforço basta seguir estes passos:

  1. Na aba de Gestão de recursos de qualquer Portfólio, clique em Adicionar esforço
  2. Escolha um campo personalizado global disponível na biblioteca da sua organização ou crie um novo a ser adicionado a todos os projetos do Portfólio.
  3. Para definir a capacidade individual, clique no campo personalizado que adicionou e selecione Definir capacidade a partir do menu suspenso. Agora, atribua um número para definir o máximo semanal.
  4. Adicione o esforço diretamente na tela de Gestão de recursos selecionando a tarefa. O esforço será automaticamente atualizado ao alterar o campo personalizado num projeto ou nas Minhas tarefas.

Dica Asana: Para obter a visão mais precisa possível sobre o esforço, atribua datas de início e de conclusão às tarefas.

Para instruções mais detalhadas sobre o uso da Gestão de recursos com monitoramento de esforço confira o artigo no Guia

Deixe sua equipe equilibrada com a Gestão de recursos

As equipes são mais eficientes e eficazes quando todos trabalham na medida certa, nas prioridades certas, e no momento certo. Com a Gestão de recursos e os Portfólios você tem em mãos um conjunto completo de elementos para planejar, monitorar, e gerenciar o trabalho nos diversos projetos a partir de um lugar central. Se você é cliente Asana Business, pode começar hoje a usar a Gestão de recursos com controle do esforço. Se não usa um plano Business e quiser saber mais, inscreva-se para fazer uma avaliação gratuita do Business ou contate nossa equipe de vendas.

Metodologia de estudo: este relatório baseia-se numa pesquisa feita a 6.018 profissionais de áreas de informação e conhecimento no Reino Unido, Estados Unidos, Austrália e Nova Zelândia. A distribuição foi de 2.404 pessoas no Reino Unido, 2.410 nos Estados Unidos e 1.204 na Austrália e Nova Zelândia. A pesquisa foi orientada a profissionais de diversas idades, setores e níveis de trabalho, e foi realizada em junho de 2019 pela 4media a pedido da Asana.

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