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Neu: Sparen Sie Zeit und Arbeitsschritte mit Automatisierungsregeln

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Wenn Sie ein Team leiten, dann kennen Sie die Vorteile von klar definierten und wiederkehrenden Arbeitsprozessen. Durchdachte Prozesse ermöglichen Ihren Teammitgliedern eine reibungslose Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass die Arbeitsabläufe zur richtigen Zeit und nach Plan voranschreiten. Wirklich effektive Prozesse sind jedoch schwer zu realisieren. Viele Teams haben selbst bei den gängigsten Arbeitsabläufen Schwierigkeiten, ihre Arbeitsprozesse zu definieren oder diese zu skalieren. Gute Beispiele dafür wären Arbeitsanfragen oder Übergaben zwischen Teams. Und die Auswirkungen betreffen alle Beteiligten. 

Im Bericht zur Anatomie der Arbeit, eine jährlich durchgeführte, detaillierte Studie darüber, wie und womit wir unsere Arbeitszeit verbringen, wird Folgendes festgestellt: 83 % der Wissensarbeiter weltweit fühlen sich in ihrer Effizienz eingeschränkt, weil sie nicht über die richtigen Prozesse verfügen. Diese Gruppe verbringt durchschnittlich 4,5 Stunden oder 10 % ihrer Arbeitswoche mit wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten. Infolgedessen fühlen sich 8 von 10 Mitarbeitern überarbeitet oder stehen kurz vor dem Burnout.

Um dieser Herausforderung entgegenzuwirken, freuen wir uns, unsere neue Funktionspalette vorzustellen – die Automatisierung. Mit diesen neuen leistungsstarken Funktionen werden die Arbeitsprozesse Ihres Teams automatisch im Hintergrund durchführen. Dadurch können Sie sich auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren. 

Mehr Zeit sparen, weniger Zeit vergeuden

Im Rahmen der Einführung der Automatisierungsfunktion implementieren wir die Funktion Regeln. Regeln automatisieren manuelle Vorgänge, die mit der Erfassung neuer Aufgaben, Weiterleitung von Aufgaben und mit agilen Workflows in Verbindung stehen. Sobald eine Regel eingerichtet ist, wird Ihr Team nie wieder Zeit mit diesem Arbeitsschritt verschwenden. Einfach konfigurieren, danach vergessen und Asana den Rest erledigen lassen. Wenn beispielsweise eine neue Aufgabe erstellt wird, kann diese automatisch, basierend auf dem Status eines benutzerdefinierten Feldes (z. B. Art der Arbeit) oder basierend auf einem übergeordneten Projekt, an Teammitglieder gewiesen werden. Weitere Anwendungsfälle finden Sie im Asana-Blog.

„Vor der Automatisierungsfunktion haben wir jede Woche mehr als 400 manuelle Schritte durchgeführt. Mithilfe von Automatisierungsregeln konnten wir die meisten unserer Schritte automatisieren, wie z. B. das Zuweisen neuer Aufgaben an Personen, das Hinzufügen von bestimmten Beteiligten und das Neuzuweisen von Verantwortlichkeiten basierend auf benutzerdefinierten Feldern. Dies spart nicht nur viel Zeit und Aufwand, sondern gewährleistet auch, dass die Arbeitsabläufe einheitlich bleiben.”

Aurel Laor, Global Marketing Project Manager, Appsflyer

„Mit Regeln können wir Aufgabenzuweisungen und Statusänderungen in unserem Projekt für IT-Anfragen automatisieren. Dadurch sparen wir Zeit und können sicher sein, dass nichts vergessen wird.”

Tegan Dover, IT Business Operations bei Red Ventures

Das Hinzufügen einer Regel zu einem Projekt ist ganz einfach. Sie können entweder eine fertige Option aus bereitgestellten Regelsammlung auswählen oder unser Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln verwenden. Egal, für welche Option Sie sich entscheiden, danach können Sie sicher sein, dass Ihr Team alle wichtigen Schritte in Ihrem Prozess automatisch durchführt. Hier erfahren Sie mehr über Regeln.

Aber das ist noch nicht alles! Wir haben auch unsere benutzerdefinierten Vorlagen und die Funktion der Aufgabenabhängigkeiten verbessert, damit Sie beim Festlegen und Ändern von Workback-Zeitplänen Zeit sparen.

  • Benutzerdefinierte Vorlagen: Wenn Sie nun eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen, z. B. für einen Veranstaltungsplan oder eine Checkliste für den Kampagnenstart, dann können Sie einen entsprechenden vollständigen Workback-Plan darin einbetten. Auf diese Weise, wenn Sie jetzt ein Fälligkeitsdatum für die erste oder letzte Projektaufgabe festlegen, werden die restlichen Aufgabenangaben automatisch ausgefüllt. 
  • Aufgabenabhängigkeiten (demnächst verfügbar): Ab jetzt löst Asana bei Planänderungen automatisch alle Terminkonflikte zwischen abhängigen Aufgaben.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Vorlagen und Aufgabenabhängigkeiten.

Jetzt mit der Automatisierung beginnen

Wenn Sie bereits Asana Premium, Business oder Enterprise verwenden, können Sie noch heute mithilfe von Automatisierungsregeln Zeit und Arbeitsschritte sparen und Fälligkeitstermine in benutzerdefinierten Vorlagen verschieben. Nutzern von Asana Business und Enterprise steht außerdem ab jetzt unser neues Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln zur Verfügung. Dieses beinhaltet mehr als 70 Kombinationen an Aktionen und Auslösern, um selbst die speziellsten Workflows zu unterstützen. Registrieren Sie sich, um Asana Business für 30 Tage kostenlos zu testen und beginnen Sie jetzt gleich mit der Automatisierung von Vorgängen.

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