Asana ヒント: リモートで働く 5 つの方法
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どこにいても働けるという柔軟性にいつも魅力を感じていた方でも、健康を維持する手段としてリモートワークのスケジュールを管理する方法を理解しようとしている方でも、はじめはリモートワークが困難に思えるかもしれません。
リモートワーカーとして成功する一番の方法は、仕事を上手にこなすのに必要なツールと情報がすべて揃っていることを確認することです。InVision や Adventure Travel Trade Association といった完全リモート企業から Make School のエンジニアリングチームのような完全リモート部門まで、Asana はチームがどこから仕事をしていても目標を達成し続けることを支援します。
リモートで働きながら信頼を築く
オフィスの外からチームとのつながり実感するのは容易なことではありません。マネージャーは直属の部下の作業内容を十分に把握できないと心配になり、逆に直属の部下はマネージャーが自分たちの取り組みに気付かないのではないかと心配するかもしれません。実際、私たちは皆、仕事に対する可視性の改善を必要としています。
Asana のようなツールを使えば、チームはどこからでもお互いの責任範囲を確認し、各タスクの担当者を知ることができます。誰もが世界中のAsana はどこからでもアクセスできる一元化された情報源です。
Asana のような共同作業向けに一元管理された情報源があると、メンバー全員に対して組織全体が透明化されるので、リモートのチームと仕事をしていても、誰が何をいつまでにするのかがわかります。
たとえば、Asana のグローバルコミュニティ部長を務める Joshua Zerkel は、世界中の Asana Together コミュニティのメンバーと顔を合わせる機会がありますが、それは出張が多いことも意味します。しかし、Asana のおかげで、彼はコミュニティチームと一緒に取り組むプロジェクトについて、メンバーたちがどこにいても共通認識と明確な理解を維持することができています。Remote How とのインタビューで、彼はこう話しています。
“[リモートワークを] ただ機能させるだけでなく、適切に機能させる要素の 1 つとして、何に取り組むのかをチーム全体が明確に理解しているかどうかが挙げられます。こういった調整が取れていないと、本当に生産的に仕事をするのはかなり困難になります。”
チーム全員が信頼しあっていても、リモートワークは会社の文化や業界によってそれぞれ異なるように思えます。そこで、Asana コミュニティのメンバーたちにお気に入りのリモートワークのコツを尋ねてみました。
Asana を使ってリモートワークを行う 5 つの方法
1. 1 回きりのチャットやアイデアの代わりに、「ちょっと立ち寄り」プロジェクトを使用する
オフィスで働くメリットの 1 つに、「ちょっと寄ってみました」や「では休憩所にいますので」といった会話ができるという点がありますが、電話やメッセージングアプリを使って参加するメンバーにはほぼ不可能です。だからこそ、Asana アンバサダーの Mia Velasco 氏は、これらと同じようなブレインストーミング、会話、立ち寄りで共有するアイデアを保管するための特別なプロジェクトを作成することを推奨しています。
“私は同僚から受けるランダムな 1 回きりのリクエストに取り組むための ‘受信トレイ’ プロジェクトを作成しています。誰かが私のデスクまで来て、手伝いを求めてくるときのような内容のリクエストです。Asana で管理しているので、自分のワークフローの中にまとめることができます。”
Asana コミュニティのメンバーである Stephanie 氏のチームは、「受信トレイ」プロジェクトをさらに 1 歩先に進めています。彼女はこう話しています。
“私たちのチームの多くは 1 回きりのリクエストを持ってくる他のスタッフともやり取りをしていますが、私たちがチームの仕事量やタイムラインを管理し、その時に席を外していたメンバーも最新情報を把握できるようにするために、リクエストフォームを提出していただくようお願いしています。”
2. ステータス更新とディスカッションスレッドを使ってチームに最新情報を知らせる
仕事の最新情報をチームに知らせるのが困難な場合は、ステータス更新とディスカッションスレッドを使って解決します。ステータス更新を使えば、1 か所でプロジェクトの進捗に関する最新情報をチームに知らせることができます。毎週チームの認識が確実に揃うようにするために、毎週金曜日にステータス更新を行うためのリマインダーを受信するように設定できます。
ステータス更新をするほどでもないと感じる場合は、コラボレーターやメンバーたちに見てもらう必要があるタスクやプロジェクトに対象のメンバーを追加したり、@メンションしたりしてコミュニケーションを取ってみてください。Make School のエンジニアリング部門は主にこの方法でコミュニケーションを取っています。リモートのエンジニアリングチームは、タスクにコメントを追加すれば、明確なアクションアイテムがない段階から要件やアイデアについて話し合うことができます。このチームに限らず、Asana 認定プロである Larry Berger 氏も類似の方法を使ってチームに最新情報を周知しています。
“個別のタスクを必要としない簡潔で 1 回きりのディスカッションやチャットには、単一の ‘その他の議論’ タスクのコメントスレッドを使用することをおすすめします。”
Asana 認定プロの Bastien Siebman 氏は次のようにも話しています。
“コメントは欠かせません。メンバーに直接会ったり、コーヒー休憩をしながら近況報告をすることができないので、すべてを書き出す必要があります。Asana がチームメンバーと連絡を取れる唯一の場所であるかもしれないので、躊躇せずにコメント内で [同僚を @メンション] してください。”
3. 会話やコメントを使って背景情報を提供する
リモートで作業をするときは、直接会ってできない会話を補う必要があります。チームとコミュニケーションを取る主な手段がメール、Slack のメッセージ、Asana のタスク、その他のツールのいずれの場合でも、リモートワーカーは自分の仕事に追加情報を添え、取り組んでいるタスクの背景情報を提供する方法を見つける必要があります。
Asana では、タスクを「完了」にするときにコメントを追加することでそれができます。ブログ投稿の企画といった次のステップが必要であることをチームに知らせたり、バグが修正されたことを伝えるなどして、必要とされる背景情報を提供し、チームが最新情報を把握できるようにしましょう。アカウントのステータスに関する最新情報をセールスチームに知らせたり、新しいクライアントに関する朗報を共有したりします。Asana コミュニティメンバーの Dave 氏はこう話します。
“受信トレイに入ってくる通知は無機質なメッセージになりがちですが、チームで何が起きているかというコンテキストを確認できるようにしましょう。少し時間をかけて情報を追加するだけで、チーム全体の状況をより的確に確認できるようになります。”
4. カスタムフィールドを使って仕事が実行される時と場所を明らかにする
カスタムフィールドは、仕事をさらに細かくコントロールし、チームメンバーの取り組みを同僚たちがどこからでも一目で確認できるようにする素晴らしい手段です。カスタムフィールドを使えば、タスクの完了までにかかると思われる時間、優先度、仕事量を明確にできます。
リモートワークを検討しているなら、「リモートワーク」という名前のカスタムフィールドを作成してみてください。プロジェクトがリモートで完了されたかどうかを示すことができます。高度な検索レポートを使用すれば、「リモートワーク」カスタムフィールドによってソートし、リモートで行われるタスクをチームに示すことができます。
リモートワークをするときにカスタムフィールドを使うもう 1 つの便利な方法として、自分とチームとのコミュニケーション手段を明確にすることができます。長年リモートで働いてきた Asana 認定プロの Bastien Siebman 氏は次のようにアドバイスしています。
“参加するミーティングの時間と場所をはっきりと把握しておくことはとても大切です。ミーティングの場所を指定するカスタムフィールドを作成して、ビデオカンファレンスのリンクが正しいことを確認してください。”
5. 「不在」機能を使って連絡を受けられる時間帯と返信できる時間帯のバランスをとる
リモートワーカーであることの大きな課題として、新しいスケジュールと「オールウェイズオン」の状態にあると感じる気持ちとのバランスを取るということがあります。どのチームにも、週末にメールの返信をしたり、朝一でメールをチェックするというメンバーがいる物です。絶えず連絡が取れる状態にあることを余儀なくされている、と感じている方もいるはずです。しかし、ジョブクリープはバーンアウトや職場で起こるその他のネガティブな影響を引き起こす場合があり、世界保健機関が最近バーンアウトを「職業上の現象」として宣言したほど深刻なものです。
リモートで働くときは、連絡を受けられる時間帯と返信できる時間帯を分けることが大切です。休憩を取ることと 1 日の仕事を構造化することは、どこで働くかにかかわらず重要なことです。だからこそ、Asana 認定プロの Paul Grober 氏は、Asana の「不在」機能を使って、すぐにはタスクに対応できないことを同僚たちに知らせるように推奨しています。Paul 氏は次のように話しています。
“リモートで働くときは、常に連絡を受けられる状態である必要はありますが、常に返信や作業をできる状態であることは避けましょう。集中的な仕事に向ける注意力を保護してください。休暇を取るときは、Asana の機能を使って自分を「不在」にします。こうすれば、チームがあなたにタスクを割り当てるときに、あなたが不在であることが伝わります。”
どこにいても働き、目標を達成する
リモートワークと聞いて、特に慣れていない方は途方に暮れているかもしれません。最も大切なのは、チームとのコラボレーションやコミュニケーションをしやすくしておくこと。必要とあれば、コミュニケーション過多になっても構いません。どこにいてもチームとつながり続けるために、どう Asana が役立つのかをご覧ください。そして皆様、健康にお気をつけて。
