Asana-Tipps: 5 Möglichkeiten, um ortsunabhängig zu arbeiten

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Hat Sie die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, schon immer gereizt? Oder suchen Sie nach einem Weg, um mit Ihrem Team ortsungebunden zu arbeiten und gesund zu bleiben? Unabhängig von Ihren Beweggründen, kann Telearbeit zunächst herausfordernd erscheinen. 

Der beste Weg für erfolgreiche Telearbeit, ist sicherzustellen, dass Sie alle Tools und Informationen haben, die Sie zur Bewerkstelligung Ihrer Arbeit benötigen. Von 100 % ortsunabhängigen Unternehmen wie InVision und Adventure Travel Trade Association bis hin zu Abteilungen wie dem Entwicklerteam von Make School, das komplett aus der Ferne arbeitet, Asana kann Ihnen und Ihrem Team beim Erreichen Ihrer Ziele helfen – egal, wo Sie arbeiten.

Vertrauensbasis für Telearbeit schaffen

Immer auf dem Laufenden zu sein, auch wenn man nicht im Büro ist, ist leichter gesagt als getan. Manager befürchten, dass sie nicht ausreichend nachvollziehen können, woran ihre Teammitglieder arbeiten. Im Gegensatz dazu haben Teammitglieder bedenken, dass ihr Manager nicht die komplette Arbeit wahrnimmt, die sie leisten. Es liegt auf der Hand, dass wir mehr Transparenz bei der Zusammenarbeit benötigen. 

Wenn Sie ein Tool wie Asana zur Zusammenarbeit verwenden, sind die Verantwortlichkeiten aller Teammitglieder geklärt und jeder weiß, wer woran arbeitet, auch wenn sich alle an unterschiedlichen Orten befinden. Betrachten Sie es als eine zentrale Informationsquelle, auf die jeder weltweit zugreifen kann. 

Eine kollaborative Informationsquelle wie Asana hilft allen Beteiligten, Klarheit über alle Vorgänge in einem Unternehmen zu erlangen. Damit sind alle darüber informiert, wer was bis wann erledigt, auch örtlich verteilte Teams. 

Nehmen Sie zum Beispiel Joshua Zerkel. Als Leiter der globalen Asana-Community hat er das Vergnügen, unsere Asana Together-Teilnehmer rund um den Globus zu treffen. Das bedeutet aber auch, dass er viel auf Reisen ist. Mit Asana hat er die Projekte stets im Blick, an denen er und der Rest des „Communiteam” arbeiten – unabhängig von ihrem Standort. In einem Interview mit Remote How sagt Joshua:

„Ein Aspekt, der dafür sorgt, dass [ortsunabhängiges Arbeiten] nicht nur funktioniert, sondern gut funktioniert, ist die ständige Klarheit darüber, woran jeder im Team arbeitet… Ohne diese Art der Koordination fällt es wirklich schwer, richtig produktiv zu sein.”

Auch bei einer guten Vertrauensbasis im gesamten Team, sieht Telearbeit je nach Unternehmenskultur oder Branche anders aus. Deshalb haben wir uns an unsere Mitglieder der Asana-Community gewandt, um ihre beliebtesten Tipps für ortsunabhängiges Arbeiten in Erfahrung zu bringen.

5 Tipps für Telearbeit mit Asana

1. Projekte für Kurzgespräche und Ideen verwenden

Einer der Vorteile vom Arbeiten im Büro sind Gespräche, die ganz nebenbei passieren, wenn man kurz beim Schreibtisch eines Kollegen vorbeischaut oder sich am Wasserspender trifft. Diese Gespräche sind fast unmöglich nachzustellen, wenn man extra anrufen muss oder eine Messenger-App benutzt. Aus diesem Grund empfiehlt Asana-Botschafterin Mia Velasco das Erstellen eines speziellen Projekts, das dieselben Arten von Brainstorming, Gesprächen und Gedankenaustausch beherbergt:

„Ich habe ein ‘Inbox’-Projekt, das zufällige, einmalige Anfragen enthält, die ich von meinen Kollegen bekomme. Das sind die Arten von Anfragen, bei denen jemand an meinem Schreibtisch vorbeischauen würde, um mich um Hilfe zu bitten… jetzt sind sie in Asana untergebracht, so dass ich sie in meinen bestehenden Workflow integrieren kann.”

Das Team von Stephanie, Mitglied der Asana-Community, geht einen Schritt weiter als ‘Inbox’-Projekte. Sie sagt:

„Obwohl viele unserer Teammitglieder mit anderen Mitarbeitern interagieren, die für einmalige Anfragen vorbeikommen, ermutigen wir sie immer, ein Anfrageformular einzureichen. Das hilft uns, das Arbeitspensum des Teams und den Zeitplan zu bewältigen. Außerdem stellen wir so sicher, dass diejenigen, die nicht unmittelbar dabei sind, auf dem Laufenden bleiben.”

2. Statusaktualisierungen und Diskussionen für die Übermittlung von Updates nutzen

Wenn es zur Herausforderung wird, Ihr Team über Ihre Arbeit auf dem Laufenden zu halten, sind Statusaktualisierungen und Diskussionen in Asana die Lösung. Mit Statusaktualisierungen haben Sie eine zentrale Anlaufstelle, um Ihr Team über den Fortschritt Ihres Projekts zu informieren. Um sicherzustellen, dass Ihr Team jede Woche auf dem neuesten Stand bleibt, können Sie sogar Erinnerungsaufgaben anlegen, damit Asana Sie jeden Freitag an die Statusaktualisierung erinnert.

Scheinen Statusaktualisierungen etwas übertrieben zu sein? Versuchen Sie, durch das Hinzufügen von Beteiligten oder das @Erwähnen von Personen in für sie relevanten Aufgaben oder Projekten mit ihnen zu kommunizieren. Das ist eine der entscheidenden Methoden, wie die Entwickler-Abteilung von Make School’s untereinander kommuniziert. Mithilfe von Aufgabenkommentaren kann das ortsunabhängige Entwickler-Team Anforderungen und Ideen diskutieren, auch wenn noch keine klaren, auszuführenden Aktionen feststehen. Und damit sind sie nicht allein – Asana Certified Pro Larry Berger verwendet einen ähnlichen Trick, um sein Team auf dem Laufenden zu halten:

„Ich empfehle die Verwendung einer einzigen Aufgabe für ‘Sonstige Diskussionen’, in denen kurze einmalige Fragen oder Gespräche stattfinden können, die keine extra Aufgaben erfordern.”

Asana Certified Pro Bastien Siebman fügt außerdem hinzu: 

„Kommentare sind entscheidend. Da man die Personen nicht von Angesicht zu Angesicht und auch nicht während der Kaffeepause sieht, muss alles aufgeschrieben werden. Zögern Sie nicht, [Mitarbeiter in Kommentaren zu @erwähnen]… denn Asana könnte Ihre einzige Form der Kommunikation mit dem Team sein.”

3. Kontext mit Diskussionen und Kommentaren hinzufügen

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie die Gespräche, die Sie nicht persönlich führen können, kompensieren. Egal, ob Sie primär per E-Mail, Slack-Nachrichten, Asana-Aufgaben oder etwas anderem mit Ihrem Team kommunizieren, ortsunabhängige Mitarbeiter müssen einen Weg finden, für ihre aktuellen Tätigkeiten ausreichend Kontext zur Verfügung zu stellen. 

Mit Asana ist das möglich, indem Sie einen Kommentar hinzufügen, wenn Sie eine Aufgabe als „erledigt” markieren. Lassen Sie Ihr Team wissen, ob es weitere Schritte unternehmen muss, wie z. B. einen Blog-Post in die Website einzufügen, oder stellen Sie dringend benötigten Kontext zur Verfügung, damit Ihr Team z. B. die Mitteilung erhält, dass ein Fehler behoben wurde. Informieren Sie Ihr Vertriebsteam über den Status eines Kundenkontos oder teilen Sie Ihrem Team gute Neuigkeiten über einen neuen Kunden mit. Dave, Mitglied der Asana-Community, sagt außerdem:

„Eine ansonsten vermeintlich nebensächliche Benachrichtigung in Ihrer Inbox wird so zu einem ausführlicherem Überblick über das Geschehen im Team… [Es] dauert nur eine Sekunde, aber [Sie] wissen dadurch, was [im] Team passiert.”

4. Mit benutzerdefinierten Feldern anzeigen, wann und wo gearbeitet wird

Benutzerdefinierte Felder bilden eine großartige Möglichkeit, um Ihre Arbeit noch besser zu steuern und anderen Mitarbeitern weltweit im Handumdrehen zu zeigen, woran Sie gerade arbeiten. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie angeben, wie lange eine Aufgabe Ihrer Meinung nach dauern wird, die Priorität festlegen oder das anfallende Arbeitspensum verdeutlichen. 

Wenn Sie Telearbeit in Betracht ziehen, versuchen Sie, ein benutzerdefiniertes Feld „Tele” zu erstellen, in dem Sie markieren können, ob ein Projekt in Telearbeit erledigt werden konnte oder nicht. Dann können Sie mit einem Bericht der erweiterten Suche nach dem benutzerdefinierten Feld „Tele” sortieren und Ihrem Team zeigen, was aus der Ferne erreicht werden kann. 

Eine weitere raffinierte Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder bei ortsunabhängiger Arbeit zu nutzen, besteht in der Absprache darüber, wie die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Team ablaufen wird. Asana Certified Pro Bastien Siebman, der seit Jahren aus der Ferne arbeitet, rät Folgendes:

„Es ist wichtig, dass man sich im Klaren darüber ist, wann und wo ein Meeting stattfinden wird. Versuchen Sie, ein benutzerdefiniertes Feld für den Meeting-Ort zu erstellen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Videokonferenz-Link haben.”

5. Mit Abwesenheitsfunktionen Ihre Erreichbarkeit und Verfügbarkeit steuern

Eine der größeren Herausforderungen, wenn man als ortsunabhängiger Mitarbeiter tätig ist, besteht darin, den neuen Zeitplan mit dem Gefühl der ständigen Erreichbarkeit in Einklang zu bringen. Wir alle kennen jemanden, der am Wochenende E-Mails beantwortet oder morgens gleich als erstes seine E-Mails abruft. Einige von uns haben das Gefühl, dass wir keine andere Wahl haben, als ständig Verfügbar zu sein. Aber übermäßige Belastung kann zu Burnout und anderen negativen Auswirkungen am Arbeitsplatz führen. Mittlerweile hat auch die Weltgesundheitsorganisation Burnout kürzlich zu einem beruflichen Phänomen erklärt.

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es wichtig, zwischen Erreichbarkeit und Verfügbarkeit zu unterscheiden. Es ist wichtig, Pausen einzulegen und eine Struktur für Ihren Arbeitstag zu schaffen, unabhängig davon, wo sich Ihr Büro befindet. Deshalb empfiehlt Asana Certified Pro Paul Grober, die Asana-Abwesenheitsfunktion zu verwenden, um Mitarbeiter wissen zu lassen, dass Sie nicht sofort auf Aufgaben reagieren werden. Paul meint:

„Bei Telearbeit müssen Sie immer zu erreichen, aber nicht immer verfügbar sein. Schützen Sie Ihre Aufmerksamkeit für konzentriertes Arbeiten. Wenn Sie in den Urlaub gehen, nutzen Sie die Asana-Funktion, um sich als abwesend zu zeigen. So weiß Ihr Team, dass Sie im Urlaub sind, [falls] sie Ihnen währenddessen Aufgaben zuweisen.” 

Arbeiten – und Erfolg haben – von überall aus

Telearbeit kann zuerst überwältigend erscheinen, vor allem, wenn man nicht daran gewöhnt ist. Am besten ist es, für eine transparente Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihrem Team zu sorgen und falls nötig auch zu viel Kommunikation. Lesen Sie jetzt, wie Asana Ihrem Team helfen kann, trotz Entfernung in Verbindung zu bleiben. Vor allem aber: Bleiben Sie gesund!