Gestiona tu flujo de trabajo con las vistas de Lista, Tablero, Calendario y Cronograma

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A pesar de que hay maneras geniales de usar Asana, no hay una que sea necesariamente la “correcta”. Eso es porque el flujo de trabajo de cada equipo es un poco diferente del de los demás. Desde equipos que salvan a las ballenas y delfines de todo el mundo hasta organizaciones que promueven la salud, el bienestar y la defensa de quienes padecen SIDA en la comunidad, Asana está creada para ser lo suficientemente flexible como para que se ajuste a tus necesidades. 

Ese es el motivo por el cual no te ves limitado a usar solo una vista del proyecto. En cambio, cada proyecto se puede ver en formato de Lista, Tablero, Calendario o Cronograma en cualquier momento, y lo puede ver cualquier compañero de equipo. A pesar de que vale la pena explorar todas las vistas, pensamos que podría ser útil que te mostráramos en detalle los usos más populares de cada una de ellas.

Mira tu proyecto en forma de cuadrícula con la vista de Lista

Siendo una de las vistas más elegidas de Asana, la vista de Lista ofrece un panorama que permite ver de un vistazo quién hace qué y cuáles son las fechas de entrega. En la vista de Lista, puedes ver el nombre de la tarea, el responsable, la fecha de entrega y el número de subtareas asociadas en una cuadrícula líneal.

Consejo profesional: Ordena tus tareas por campos personalizados, de manera similar a como lo harías con los títulos de columnas en una hoja de cálculo.

Proyectos de ejemplo:

• Agenda de reuniones: comparte con anticipación los objetivos y los temas para tratar en la reunión. Durante la reunión captura fácilmente las acciones pendientes y asígnalas para que todos tengan claro cuáles serán los pasos a seguir. También puedes crear una sección para preguntas asíncronas e ideas. Obtén la plantilla y pruébala para la siguiente reunión.
• Plan de proyecto de operaciones: crea eficiencia con las secciones para la planificación, los logros y los pasos de seguimiento. Agrega campos personalizados como los de Prioridad y Progreso de la tarea para lograr claridad con un simple vistazo y mantener a todo el equipo trabajando sin problemas. Obtén la plantilla y nunca más vuelvas a duplicar un proyecto.

Con la vista de Tablero da seguimiento al trabajo a medida que avanza por todas las fases

La vista de Tablero es como un tablero Kanban, donde tus tareas se organizan en columnas. Por ejemplo, intenta crear columnas para las diferentes etapas de progreso como: “Pendiente”, “En curso” y “Listo”. A medida que progresas y avanzas por cada etapa, puedes arrastrar y soltar las tareas entre una columna y otra.

Consejo profesional: Crea Reglas para las tareas de rutina como las de mover asignaciones a columnas nuevas cuando se hayan finalizado, actualizar el estado de un campo personalizado y mucho más.

Proyectos de ejemplo: 

• Solicitudes de trabajo: muestra fácilmente todas las solicitudes que recibe tu equipo. Para centralizar, priorizar y gestionar las solicitudes entrantes, crea columnas para las solicitudes nuevas, las acciones en curso, las solicitudes finalizadas y los proyectos pospuestos. Los miembros del equipo podrán tener un panorama de un vistazo o hacer clic en cada tarea de solicitud para ver más detalles. Obtén la plantilla y deja que las solicitudes avancen sin interrupciones por sus canales. 
• Seguimiento de errores: da seguimiento a todos tus errores desde un mismo lugar sin sacrificar los detalles que necesitas para establecer sus prioridades y repararlos. Ordena las columnas por trabajos “Pendientes”, “En curso” y “Listos”, y usa los campos personalizados para destacar el estado de las prioridades. Obtén la plantilla y aplasta a cada error sin estresarte.

Visualiza todos tus vencimientos con la vista de Calendario

Con la vista de Calendario, puedes apreciar todas las tareas de un proyecto dado en un solo calendario. De ese modo, puedes dar seguimiento fácilmente a la cadencia, la cobertura y los vencimientos de cada tarea.

Consejo profesional: Define un código de color para tus tareas según los campos personalizados (tareas finalizadas vs. tareas sin finalizar, o bien secciones de las tareas) y aparecerán en el calendario donde podrás ver rápidamente esas señales.

Proyectos de ejemplo: 

• Calendario editorial: controla todos los vencimientos de tus publicaciones y asegúrate de que no haya baches por tapar. ¿Necesitas cambiar un vencimiento? Ningún problema. Simplemente arrastra y suelta la tarea en una fecha diferente en la vista de Calendario. Obtén la plantilla y consigue más detalles de cada pieza de contenido de alta calidad que tu equipo esté creando.
• Calendario de redes sociales: da seguimiento a cada publicación, tweet e historia mientras también adquieres una vista de alto nivel sobre la estrategia de tu equipo para aplicar en las redes sociales durante las próximas semanas. ¿Necesitas reprogramar una publicación? Simplemente arrástrala a otra fecha del calendario para seguir publicando sin interrupciones. Obtén la plantilla y da inicio a tu próxima campaña viral hoy mismo.

Establece el plan de tu proyecto y las dependencias con la vista de Cronograma 

La vista de Cronograma te muestra cómo encajan las piezas de tu plan unas con otras. Para usar la vista de Cronograma de una manera más efectiva, asigna fechas de inicio y de entrega a cada tarea. Para hacerlo, arrastra y suelta las tareas dentro del cronograma. También puedes establecer fácilmente las dependencias de las tareas en la vista de Cronograma.

Consejo profesional: Para modificar fácilmente los planes y prioridades o cambiar los vencimientos, selecciona varias tareas juntas y arrástralas hasta la fecha nueva.

Proyectos de ejemplo:

• Lanzamiento de producto: asegúrate de que todas las prioridades y activos de tu lanzamiento estén listos en el momento indicado a través de la planificación en la vista de Cronograma. Agrega Logros para mantener los objetivos de los productos claros y siempre presentes. Obtén la plantilla y mantén a todos atentos y alineados con respecto a los futuros lanzamientos de productos.
• Planificación de eventos: cuando planificas un evento, con frecuencia tienes tareas que son dependientes entre sí. Por ejemplo, tienes que esperar a tener un presupuesto claro antes de confirmar los oradores, y necesitas haber confirmado los oradores para empezar a publicitar el evento. Obtén la plantilla y desenrolla la alfombra roja virtual para dar lugar al mejor evento que hayas imaginado.

Vistas de proyectos para cada flujo de trabajo

Has visto solo una foto de cómo funciona cada vista de proyectos, pero la mejor forma de conocerlas es probándolas tu mismo. Independientemente de la vista con que comiences, siempre puedes alternar entre cada una de ellas dentro de todos los proyectos. Asana te brinda la flexibilidad que necesitas para centrarte en tu trabajo con la vista que desees, ya sea con la opción de Lista, Tablero, Calendario o Cronograma. 

Eso no implica que no puedas elegir tu favorita. Para abrir siempre un proyecto con tu vista favorita, simplemente haz clic en “Guardar vista por defecto”. Y si a tus compañeros de equipo les gustan unas vistas diferentes, también pueden guardar sus propias vistas predeterminadas.

¿Tienes una vista de proyectos favorita de Asana? Cuéntanos en los comentarios.