Gérez votre processus sous forme de liste, tableau, calendrier ou chronologie

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Il nous serait impossible d’identifier UNE bonne façon d’utiliser Asana, puisqu’il en existe en réalité des dizaines. En effet, chaque processus d’équipe comporte des différences, même minimes. Asana est suffisamment souple pour s’adapter à tous les besoins, que ce soit ceux des ONG engagées dans la sauvegarde des mammifères marins comme ceux des organisations qui apportent leur soutien aux communautés touchées par le SIDA.

C’est dans cette perspective que nous ne limitons pas votre créativité à un seul mode d’affichage. Chaque projet peut à tout moment être visualisé sous forme de liste, tableau, calendrier ou chronologie, par toute personne y ayant accès. Bien que chacune de ces vues ait son utilité, voyons ensemble les cas d’utilisation les plus courants.

Afficher les projets sous forme de grille avec la vue Liste

Comptant parmi les vues les plus utilisées sur Asana, la vue Liste offre un aperçu rapide des responsabilités et échéances. Sur cette affichage en grille, vous retrouvez à chaque ligne le nom d’une tâche, son responsable, son échéance et le nombre de sous-tâches associées.

Conseil de pro : Triez vos tâches par champs personnalisés, comme vous le feriez avec les colonnes d’une feuille de calcul.

Exemples de projets :

• Ordre du jour de réunion : partagez à l’avance les objectifs de vos réunions et les sujets à aborder. En cours de réunion, notez et attribuez facilement les actions à effectuer pour que chacun soit au clair quant aux étapes à suivre. Vous pouvez également créer une section dédiée aux questions et réflexions à étudier plus tard. Utilisez ce modèle lors de votre prochaine réunion.
• Plan de projet d’opérations : gagnez en efficacité à l’aide de sections destinées à la planification, aux jalons et aux étapes de suivi. Ajoutez des champs personnalisés, notamment pour les priorités et la progression des tâches, pour tout voir en un clin d’œil et maintenir un fonctionnement fluide au sein de l’équipe. Servez-vous de ce modèle, et vous n’aurez plus à copier vos plans de projets à la main !

Suivre l’avancement du travail par étape avec la vue Tableau

La vue Tableau se rapproche d’un tableau Kanban. Elle organise vos tâches en colonnes. Vous pouvez par exemple créer des colonnes pour les différentes phases de progression : À faire, En cours, Terminé. Puis, à mesure que le travail avance, vous déplacerez les tâches d’une colonne à l’autre, d’un simple glisser-déposer.

Conseil de pro : Créez des Règles pour les tâches routinières comme le déplacement des tâches terminées vers une autre colonne, la mise à jour d’un champ personnalisé, et plus encore !

Exemples de projets :

• Demandes de travail : affichez facilement et de manière visuelle toutes les demandes reçues par votre équipe. Centralisez, hiérarchisez et gérez toutes les nouvelles demandes dans des colonnes intitulées : Nouvelles demandes, Actions en cours, Demandes traitées, Projets reportés. Ainsi, les membres de l’équipe bénéficient d’un aperçu rapide, ou peuvent cliquer sur chaque élément pour en savoir plus. Aidez-vous de ce modèle pour faire avancer en douceur vos demandes d’une phase à l’autre.
• Suivi des bugs : suivez tous les bugs au même endroit, sans sacrifier le niveau de détails dont vous avez besoin pour les corriger et définir leur priorité. Classez-les dans des colonnes intitulées : Backlog, En cours et Traités, et utilisez des champs personnalisés pour mettre en avant la priorité de chaque tâche. Grâce à ce modèle, corrigez tous vos bugs sans aucun stress.

Visualiser toutes les échéances dans le Calendrier

Grâce à la vue Calendrier, vous pouvez afficher toutes les tâches d’un projet donné dans un calendrier unique. Ainsi, vous suivez facilement le rythme et la répartition des tâches, de même que leur échéance.

Conseil de pro : Appliquez un code couleurs à vos tâches en fonction des champs personnalisés, de leur statut (terminée ou non) ou des sections auxquelles elles appartiennent. Elles ressortiront plus facilement sur le calendrier et vous offriront une première indication visuelle.

Exemples de projets :

• Calendrier éditorial : vérifiez vos délais de publication et assurez-vous que tout est bien couvert. Vous avez besoin de modifier une échéance ? Pas de problème. Il suffit de faire glisser la tâche concernée à la date souhaitée sur le Calendrier. Utilisez ce modèle pour avoir un aperçu clair de tous les éléments de contenu créés par votre équipe.
• Calendrier de réseaux sociaux : suivez chaque publication, tweet ou story, tout en ayant une vision plus large de la stratégie réseaux sociaux de votre équipe pour les semaines à venir. Besoin de décaler une publication ? Un simple glisser-déposer à la nouvelle date et vous pouvez poursuivre votre travail, sans interruption. Avec ce modèle, donnez de l’élan à votre prochaine campagne virale.

Élaborer des plans de projet et définir des liens de dépendance avec la Chronologie

La vue Chronologie vous montre comment les différentes pièces du puzzle s’assemblent. Pour l’utiliser plus efficacement, indiquez des dates de début et échéances pour chaque tâche (que vous pouvez définir par glisser-déposer). La Chronologie vous permet également de créer des dépendances entre les tâches.

Conseil de pro : Pour modifier facilement vos plans à mesure que les priorités ou échéances évoluent, sélectionnez toutes les tâches affectées en même temps et faites-les glisser à la nouvelle date.

Exemples de projets :

• Lancement de produit : assurez-vous que toutes les priorités sont définies et que les ressources sont prêtes en temps opportun. Ajoutez des jalons afin de maintenir des objectifs clairs et de ne pas les perdre de vue. Ce modèle permettra à tout le monde de rester concentré et de travailler de concert lors des prochains lancements de produits.
• Organisation d’événement : lorsque vous planifiez un événement, les tâches correspondantes dépendent souvent les unes des autres. Par exemple, vous devez vous être fixé un budget précis avant d’établir le programme des intervenants, tandis que les actions de communication ne peuvent être lancées qu’une fois ce programme établi. Grâce à ce modèle, déroulez le tapis rouge pour votre plus bel événement.

À chaque processus sa vue de projet

Nous vous avons donné un bref aperçu des possibilités liées aux différentes vues de projet, mais pour bien apprendre, le mieux reste encore de pratiquer. Peu importe la vue que vous utiliserez en premier, vous pourrez à tout moment basculer d’une vue à l’autre. Vous souhaitez afficher votre projet sous forme de liste, tableau, calendrier ou chronologie ? Asana offre toute la flexibilité dont vous avez besoin pour rester concentré sur votre travail.

Cela dit, rien ne vous empêche d’avoir votre chouchou ! Pour qu’un projet s’ouvre toujours selon vos préférences, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer comme vue par défaut. Et si vos collègues préfèrent une autre vue pour ce même projet, rien ne les empêche non plus de l’enregistrer sur leur propre compte.

Et vous ? Quelle vue de projet Asana préférez-vous ? N’hésitez-pas à nous en faire part dans les commentaires !