fr

Les astuces d’Asana : 9 bonnes pratiques adoptées par nos clients pour bien travailler à la maison

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

En ce moment, des équipes du monde entier apprennent à travailler depuis chez elles. Cette transition peut représenter un véritable défi, en particulier pour les équipes qui n’ont encore jamais eu l’occasion de travailler à distance. Et quel que soit notre niveau d’expérience en matière de télétravail, nous nous rendons tous bien compte que prendre ses marques et s’habituer à cette nouvelle normalité prend un certain temps.

Heureusement, l’union fait la force. En misant sur la collaboration et la communication, vous aiderez les membres de votre équipe à garder le cap en ces temps difficiles, où qu’ils se trouvent.

Nous avons donc invité 9 de nos clients Asana à nous livrer leurs secrets pour maintenir une bonne organisation et garder le contact avec leur équipe. Retrouvez ci-dessous toutes leurs astuces (bonnes pratiques générales et conseils spécifiques à Asana) pour aider votre équipe à travailler à distance.

1. Encouragez votre équipe à participer à une méditation guidée

Tous les mercredis, les membres de l’équipe 15Five participent à une méditation guidée. Des études scientifiques ont prouvé que cette pratique réduisait le stress et le taux de cortisol en plus de renforcer le système immunitaire, des atouts essentiels à l’heure actuelle. Pour ce qui est de la santé émotionnelle, la méditation nous aide à contrôler nos émotions, avec pour effet de faire reculer l’anxiété et les risques de dépression chez les employés de 15Five. –Courtney Bigony, directrice des sciences des ressources humaines, 15Five

2. Si possible, partagez vos retours en personne par visioconférence

Tout comme si vous étiez au bureau, vous devez consacrer du temps à vos collègues, et notamment au feedback. Pour tenir une discussion positive, constructive ou un savant mélange des deux, organisez un appel vidéo qui vous permettra de vous exprimer bien plus clairement qu’à l’écrit. Si ce n’est pas possible, optez de préférence pour un appel téléphonique. Et si vous n’avez pas d’autre choix que de faire ces retours par tchat ou sur Asana, mettez-vous dans la peau du destinataire : à sa place, quelle serait votre réaction ? Enfin, dans la mesure du possible, organisez ces réunions dans les 48 heures (pendant que le travail est encore frais), et tâchez d’y inclure des exemples pour rendre le tout plus constructif. –Équipe travaillant pour Eat Your Coffee. Pour en savoir plus, consultez leur guide pour bien travailler à distance.

3. Établissez des ordres du jour pour encadrer vos réunions

Une chose est sûre, personne n’a envie de passer deux heures en réunion en face-à-face. Et pour les échanges à distance, le problème reste le même. La solution ? Communiquez un ordre du jour de réunion au préalable, et tenez-vous-y. Invitez uniquement les personnes indispensables à la réunion, et surtout, commencez et concluez celle-ci aux horaires prévus. Faites aussi en sorte de focaliser toute votre attention sur la réunion et sur ce qui s’y dit (excepté pour prendre des notes). Les appels vidéo permettent de responsabiliser tous les participants, y compris quand ils ne sont pas concernés par la conversation à l’instant T. Lorsque tous les acteurs se sentent impliqués, les réunions sont généralement plus efficaces et concises. –Casey Hanisko (présidente) et Heather Kelly (responsable principale), Adventure Travel Trade Association

Sample meeting agenda

4. Organisez votre emploi du temps de façon à prendre soin de vous

Le travail à la maison peut brouiller les lignes entre vie professionnelle et vie privée, dans la mesure où notre « bureau » a des horaires d’ouverture illimités. Pour mieux m’adapter à ce nouvel environnement de travail, j’ai adopté une stratégie efficace : je me suis créé un emploi du temps journalier, qui prévoit des plages horaires spécifiques au cours desquelles je prends soin de moi. Je mets ce temps personnel à profit pour faire de l’exercice ou de la marche, pour appeler mes amis, cuisiner, et même faire la sieste. Leur durée varie en fonction des réunions organisées, mais en général mon emploi du temps me laisse 1 à 2 heures le matin pour faire du sport et 1 heure le soir pour me détendre. Le simple fait de savoir que j’ai du temps à moi me permet de rester productive tout le reste de la journée ! –Julia Bersin, directrice principale du marketing, Guru

5. Partagez l’avancement de vos projets chaque vendredi

Nous conseillons à tous les responsables de projet d’activer l’option « Me rappeler de mettre le statut à jour tous les vendredis » dans l’onglet Progression du projet sur Asana. Ces mises à jour offrent aux dirigeants un aperçu global du travail réalisé sur chaque projet au cours de la semaine écoulée. Elles aident aussi nos collègues à se tenir informés et limitent les réunions et échanges superflus. –Jeana Abboud (directrice des opérations) et Jessica Pramanik (chef de projet), Social Factor

6. Soyez précis quant aux échéances

Pensez à ajouter des heures limites aux échéances de vos collègues. Plus vous recevez de tâches urgentes et moins vous parvenez à les gérer quand seule la date est indiquée. Grâce au champ d’heure limite, vous gérez votre semaine heure par heure. –Kerry Hoffman, chef de projet principal, ClassPass

Blog with due times

7. Ajoutez les liens menant aux informations pertinentes dans des champs personnalisés

Pour travailler le plus efficacement possible à distance, nous comptons sur plusieurs principes clés : une documentation accessible à tout moment, l’automatisation du plus grand nombre d’opérations possible, et bien évidemment, une surabondance de communication. Si vous utilisez d’autres outils, par exemple des outils CRM ou d’analyse de données, vous pouvez faire appel à l’API Asana pour reporter ces informations dans les champs personnalisés des tâches Asana.

Prenons par exemple le cas de la gestion des comptes sur Asana : vous pouvez regrouper l’ensemble des nouvelles discussions et mises à jour associées au sein des commentaires d’une même tâche, puisque les informations et sujets de discussion correspondants sont déjà consignés dans cette tâche Asana. Ainsi, plus besoin d’organiser constamment des réunions ! –Evan Tan, conseiller stratégique, Holistics Software

8. Créez un champ personnalisé de statut pour que chacun puisse visualiser la progression de chaque tâche

Si vous travaillez aux côtés de plusieurs chefs de projet, un statut de tâche personnalisé vous aidera à identifier les éléments utiles aux uns ou aux autres. Adoptez plusieurs angles de réflexion avant de créer les options de votre champ, et adaptez-les vraiment à votre équipe. Ce champ permet à nos chefs de projet de créer des rapports de recherche avancée personnalisés et de répondre aux clients encore plus rapidement, sans avoir à parcourir leur boîte de réception ou leurs tâches. –Équipe travaillant pour Mad Hat Maven

9. Associez vos outils et automatisez toutes les étapes possibles

Dès que nous nous lançons dans un nouveau projet, nous prenons bien soin de mettre en place une infrastructure d’automatisation fiable, en connectant des outils logiciels comme Asana, Zapier, Typeform et Slack. Ainsi, nous minimisons les actions humaines requises pour accomplir les étapes de routine. Prenons l’exemple d’un formulaire de manifestation d’intérêt : dès qu’il est envoyé sur notre site, ce formulaire est transformé en tâche Asana et automatiquement attribué à un collègue, qui peut alors l’examiner et y répondre dans les 24 heures. Tous les jours, nous recevons une notification Slack nous indiquant le nombre de manifestations d’intérêt reçues au cours de la journée précédente. Grâce à cette automatisation, nous traitons toutes les demandes en quelques secondes, ce qui laisse plus de temps à notre équipe pour se concentrer sur ses activités clés : mettre au point des enseignements et ressources efficaces pour accompagner les professionnels de l’administration moderne. –Nancy Chen-Salgado, cofondatrice d’OfficeNinjas

D’autres ressources pour bien travailler à la maison

Pour découvrir encore plus de conseils et maîtriser les secrets du télétravail, faites confiance à Asana et inscrivez-vous gratuitement.

Special thanks to Asana Customers, Laura Draper, Margo Schneider, Rebecca Hinds

Would you recommend this article? Yes / No