7 conseils pour se concentrer et réduire les distractions numériques

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Alors que des millions d’équipes s’adaptent au fait de travailler en permanence à la maison, beaucoup cherchent le moyen de rester productives, sans pour autant compromettre l’équilibre entre travail et vie privée. 

Trouver des moments de concentration maximale, réduire les distractions numériques, et combattre le déluge de notifications et de sauts entre les applications sont, à juste titre, au sommet des priorités des employés. D’après L’Anatomie du travail, près des trois quarts des travailleurs connaissent chaque année un épisode de burnout. Sans processus ni cadre adaptés au travail à distance, il n’est pas déraisonnable de s’attendre à une flambée de ce chiffre, avec des conséquences néfastes sur le moral des employés, leur motivation et leur fidélité. 

Heureusement, chacun peut prendre des mesures simples pour reprendre le contrôle de sa journée et retrouver son niveau de productivité. Citons notamment notre toute dernière fonctionnalité : le mode Ne pas déranger, déjà disponible sur nos applications Web et mobile. Ce mode vous permet de définir avec précision des heures de concentration, de choisir quelles alertes recevoir et à quel moment, et de bloquer les notifications au cours du week-end ou lorsque vous êtes en vacances.

Nous avons éveillé votre curiosité ? Découvrez ci-dessous nos 7 conseils pour se concentrer et réduire les distractions numériques.

1. Prenez le contrôle de vos notifications

Vous n’avez probablement pas besoin d’être notifié à chaque pouce bleu distribué par votre maman sur Facebook. Et bien, il en va de même pour les questions ou mises à jour des membres de votre équipe. En désactivant les notifications, vous cassez ce climat de « connexion permanente », qui nous pousse à toujours être disponibles et réactifs aux sollicitations. Afin d’éviter d’être sans cesse dérangé, nous vous conseillons de désactiver toutes les notifications à l’exception des plus essentielles (pouvant être liées à une personne ou un projet en particulier). Vous serez ainsi moins distrait et ne serez plus inondé de notifications.

2. Réservez du temps aux distractions

Différentes études ont montré à maintes reprises que faire de petites pauses au cours de la journée augmente en réalité la productivité. L’important, c’est de s’assurer que votre moment de détente ne s’étale pas sur tout l’après-midi. Afin de rester raisonnable, nous vous recommandons de planifier des plages de temps dédiées aux activités extraprofessionnelles, par exemple regarder les infos ou parcourir vos fils d’activités sur les réseaux sociaux. Lorsque le temps affecté est écoulé, fermez toutes les applications ou fenêtres ouvertes pour vous replonger dans le travail en cours.

3. Adaptez votre environnement

Parfois, peu importe les efforts que nous déployons pour éviter les distractions numériques et nous concentrer, nous n’y arrivons tout simplement pas ! Dans ce cas-là, nous vous recommandons de changer de décor. Des psychologues ont découvert que se déplacer dans un nouvel environnement, même dans la pièce d’à côté, peut aider le cerveau à se remettre en route et à relancer sa créativité. Heureusement, la plupart des outils de travail SaaS, comme G Suite et Slack, permettent de travailler depuis n’importe où. Rien ne vous oblige donc à rester assis à votre bureau pour être productif. N’ayez pas peur d’être mobile et de laisser libre cours à votre créativité.

4. Définissez des règles et des filtres pour vos e-mails

La plupart d’entre nous recevons au quotidien des e-mails de promotion et des newsletters dont nous devrions être désinscrits depuis longtemps. Ces messages encombrent notre boîte de réception et compliquent la recherche d’informations importantes ou urgentes, envoyées par des collègues ou partenaires externes. Afin de remettre de l’ordre dans votre boîte de réception, nous vous recommandons de créer des filtres pour trier automatiquement les éléments à lire immédiatement et ceux qui peuvent attendre. La création d’un filtre par expéditeur est une procédure à la fois rapide à mettre en œuvre et efficace. Si l’adresse ne suit pas le modèle @votre-entreprise.com, redirigez automatiquement l’e-mail vers un dossier séparé. Vous pourrez toujours y retourner plus tard. 

5. Utilisez le mode Ne pas déranger

Imaginons que vous êtes face à un délai serré en fin de trimestre ou en route pour une réunion de présentation importante. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être distrait par quoi que ce soit, car rien ne remplace vraiment un temps de concentration profonde ininterrompu. Dans ces situations, nous vous recommandons d’activer le mode « Ne pas déranger ». La plupart des outils de productivité les plus connus incluent désormais par défaut un mode Ne pas déranger. C’est le cas d’Asana. Si vous utilisez le mode Ne pas déranger d’Asana, nous vous recommandons de planifier des temps de concentration (par exemple 20 minutes, 2 heures ou jusqu’à demain). Vous aurez ainsi la possibilité de vous déconnecter complètement et de vous concentrer sur le travail qui compte le plus. Si un membre de l’équipe essaie de vous @mentionner ou de vous attribuer une tâche, il verra que vous ne souhaitez pas être dérangé et que vous ne recevez pas de notifications pour l’instant. Enfin, si vous avez peur de rater quelque chose d’important, il vous est toujours possible de désactiver ce mode pour une vérification rapide des notifications, mais essayez plutôt de profiter de ce moment de calme et de tranquillité tant que vous le pouvez. 

6. Sur les réseaux sociaux, tenez-vous en au minimum

À quand remonte la dernière fois que vous avez parcouru la liste de vos abonnés ou abonnements sur les réseaux ? Une utilisation raisonnée des réseaux sociaux est l’un des meilleurs moyens de couper les distractions indésirées, et ce, peu importe où vous vous trouvez. Si un compte ne publie plus rien d’intéressant, arrêtez de le suivre. À l’inverse, si des comptes publient sans arrêt des liens et informations utiles, suivez-les pour établir un fil d’infos qui en vaut la peine. Les plus téméraires pourront même envisager de supprimer leurs comptes sur les plateformes qu’ils n’utilisent plus. 

7. Appliquez la même approche à vos outils de productivité

Dans de précédentes publications, nous avons mentionné que les travailleurs utilisent en moyenne 10 applications pour collaborer au travail. Certains de ces outils sont essentiels, quand d’autres sont loin d’être indispensables. Nous vous recommandons de faire l’inventaire de vos outils de productivité au moins une fois par an afin d’être sûr qu’ils vous apportent encore quelque chose. Vous pourriez être surpris du nombre de fonctionnalités qui font double emploi (messagerie interne, stockage de fichiers, rapports…), ou découvrir que certains outils ne sont que très rarement utilisés. Faire du ménage vous permettra non seulement d’économiser sur les heures passées à basculer entre les outils, mais aussi de réemployer à bon escient l’argent autrefois gaspillé en licences et abonnements inutiles. 

Prêt pour un nouveau processus de travail à distance ?

Comme pour tout, il faudra du temps pour prendre ces bonnes habitudes. Ne vous découragez pas si vous retombez dans vos travers, et que vous vous retrouvez béat devant une vidéo de petits chiots « trop mignons » pour vous consoler des difficultés rencontrées dans le monde entier. Le plus important, c’est de persévérer et de trouver la recette qui vous convient le mieux. 

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