デジタルの誘惑や邪魔を減らし、集中力を高める 7 つのヒント

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膨大な数のチームがフルタイムのリモートワークに適応しようとしている今、多くの方がワークライフバランスを保ちながら生産性を維持する方法を探しています。

深く集中する時間を見つける。デジタルの誘惑や邪魔を退ける。さまざまなアプリを切り替えたり、通知をチェックしたりする手間を撃退する。そのどれもが働く人の最優先事項ですが、それには納得の理由があります。「仕事の解剖学」インデックスによると、毎年、労働者の 4 分の 3 近くが燃え尽き症候群に陥っており、リモートワーク生活に対応するための正しいプロセスやフレームワークがなければ、その数がさらに急上昇するという予測は不合理とは言えません。それはまた、従業員のやる気やエンゲージメント、究極的には会社に留まろうとする意志にまで悪影響を及ぼす可能性の警告でもあります。

幸い、どんな方でも仕事のスケジュールに関するコントロールを取り戻し、生産性を回復させるためにとれる、簡単な対策があります。その一つが、Asana の最新機能、「サイレント」を使うこと。現在、ウェブ版とモバイル版のいずれのアプリでも利用できます。サイレントモードを使うと、仕事に集中する時間を明確に設定したり、いつどんな通知を受け取るかを管理したり、週末や休暇中にプッシュ通知が送信されないようにしたりといったことができます。

これ以外にどんな方法があるでしょうか？ここでは、どこにいてもあなたのチームが集中力を高め、デジタルの邪魔や誘惑を退けるための 7 つのヒントを紹介します。

1. 通知を管理する

皆さん、実家のお母さんが Facebook の投稿にいいねするたびに、通知を受け取りたくはないはずです。それと同じく、チームメンバーが質問したり、ステータス更新するたびに通知が来るのは煩わしいもの。通知を切ることで、他の人のためにいつでも待機して反応しなければならないという「常時オン」のマインドセットから解放されます。ひっきりなしの通知で集中を乱されるのを避けるために、特定の人やプロジェクトに関連した通知など、最も重要な通知以外をオフにすることをおすすめします。こうすることで気が散ることが減り、通知に圧倒されなくなるはずです。

2. 気晴らしの時間を決める

研究によって、一日のうちに何度か短い休憩を取ることで生産性が上がることが、繰り返し示されてきました。ここで大切なのが、息抜きがいつの間にか午後いっぱいの半休にならないようにすること。そこで、責任を果たし続けるために、ニュースの閲覧や SNS のフィードのチェックに充てる時間枠を設定することをおすすめします。その時間が過ぎたら、アプリやブラウザーのウィンドウを閉じて、手元の仕事に戻りましょう。

3. 環境を変える

時には、デジタルによる邪魔や誘惑を押しのけて仕事に集中しようとどんなに頑張っても、集中できないこともあります。こうした場合は、環境を変えることをおすすめします。心理学者によると、たとえそれが隣の部屋であっても、新しい環境に身を置くことで、脳をリセットしてクリエイティビティを活性化できるといいます。幸運にも、G Suite や Slack のような SaaS ベースのワークツールを使えば、どこでも作業ができるので、デスクに座っていなくても生産性を発揮できます。遠慮せずにモバイルで働き、クリエイティブなエネルギーを溢れさせましょう。

4. メールのフィルターとルールを設定する

たいていの方は、ずっと前に解除するべきだったプロモーションメールやニュースレターを、1 日に何通か受け取っていることでしょう。こうしたメッセージはメールの受信ボックスをごちゃごちゃにして、外部のパートナーや同僚からの重要な、あるいはすぐに対応すべきメールを見つけにくくします。そこで、メールの受信箱をシンプルに保つために、必要なものと後で見るものに自動的に振り分けるフィルターを作成することがおすすめです。送信者でフィルターをかけソートするのが、特に簡単で強力なコツ。送信者のドメインがあなたの会社のドメインでなければ、それらのメールは別の受信ボックスに入るようにフィルターを設定して、後で確認できます。

5. サイレントモードを使う

たとえば、四半期末の締め切りに追われたり、重要な商談に入ろうとするときに、邪魔が入っては困ります。何にも邪魔されず深く集中する時間に代われるものはほとんどありません。こういう場面では、サイレントモードをオンにしましょう。Asana を含め、多くの主要な生産性ツールには標準機能としてサイレントモードが装備されています。Asana のサイレントモードを使う場合は、20 分、2 時間、明日まで、などフォーカスする時間を設定することで、通知から完全に解放されて最も重要な仕事に集中できます。チームメンバーが @メンションしたり、タスクを割り当てたりしようとすると、あなたがサイレントで、今は通知を受け取れないことが表示されます。「何か重要なことを見逃すかも」と不安になったら、いつでも設定をオフにして確認できますが、せっかくの平和な時間を存分に活用してください。

6. SNS では「少数精鋭」作戦で

最後に SNS のフォロワーやフォロー相手のリストをチェックしたのはいつですか？ソーシャルメディアのアカウントを健全に保つことは、たとえどこにいても、不要な誘惑を防げるとても簡単な方法の一つです。有意義なコンテンツを投稿していないアカウントは、フォローを外しましょう。逆に、役立つリンクや情報を山ほど提供しているアカウントがあれば、フォローして自分のフィードの価値を高めましょう。いっそ思い切って、もう使っていないプラットフォームのアカウントを消去することを考えてもいいかもしれません。

7. 使っている生産性ツールにも同じアプローチで

以前、労働者は仕事のコラボレーションのために平均して 10 のアプリを使っているとご紹介しました。これらのツールのいくつかは絶対に欠かせないものですが、それ以外はいつのまにか増えてしまっただけ。そこで、少なくとも年 1 回、職場の生産性ツールをすべて棚卸して、今もそれに使い道があるか確認することをおすすめします。調べてみると、チーム内のメッセージ機能、ファイルの保管、レポートなど、ツール同士の機能の重複の多さに驚いたり、一部はまったく使っていないことに気づいたりするかもしれません。そうした無駄を削減することで、ツールを切り替える時間だけでなく、不要なライセンスやサブスクリプションの料金も節約できます。

新しいリモートワークのフローを見つける準備はいいですか？

新しい習慣は何でもそうですが、ここで紹介したものも身につくまでにしばらくかかることでしょう。世界で起きているとんでもない事態をやり過ごすために、いつの間にやら可愛い子犬の動画を見ている自分に気づいても、がっかりすることはありません。そこは私たちみんなが通った道。根気よく続け、自分に合った方法を見つけるのが大切なのです。 

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